ビジネスや社内で「ご挨拶に伺いたい」と連絡を受けたとき、どのように返信すれば良いか迷ったことはありませんか。返信の内容ひとつで相手に与える印象は大きく変わります。本記事では、取引先、初対面の方、社内異動の挨拶など、状況別に使えるフルバージョンの返信例文を豊富に紹介しています。件名から署名までそのまま使えるテンプレートなので、コピー＆ペーストで即活用可能です。また、敬語の正しい使い方や日程調整のポイント、好印象を与える文章の工夫も解説。これを読めば、誰に対しても失礼なく、自然で前向きな返信メールが書けるようになります。
ご挨拶に伺いたいメールとは？意味と使われるシーン
まずは、「ご挨拶に伺いたい」というフレーズの意味と、どんな場面で使われるのかを整理しておきましょう。
正しく理解しておくことで、返信の際にも自然で印象の良い言葉が選べるようになります。
「ご挨拶に伺いたい」の正しい意味
「ご挨拶に伺いたい」とは、相手に対して直接会ってお礼や自己紹介をしたいという気持ちを丁寧に伝える表現です。
「伺う」は自分をへりくだる謙譲語であり、「お会いしたい」という意図を上品に伝える働きを持ちます。
つまり、この言葉には敬意と誠意をこめて、訪問の意志を伝えるという意味があります。
ビジネス・転職・取引・社内などでの主な使用場面
「ご挨拶に伺いたい」は、主に次のようなシーンで使われます。
| シーン | 目的 |
|---|---|
| 新任の担当者として | 着任の報告と今後の関係構築 |
| 取引先への初訪問 | 新規取引の開始や自己紹介 |
| 部署異動や転職 | 異動後のご報告とご挨拶 |
| 面談や採用関連 | お会いして話をしたい旨の連絡 |
このように、相手との関係を良好に築くためのフォーマルなコミュニケーション手段として使われます。
このフレーズが使われるときの相手の意図
「ご挨拶に伺いたい」と言われた場合、相手はあなたやあなたの会社に対して丁寧な関係づくりを望んでいることが多いです。
そのため、返信側も同じく礼儀正しく、温かみのある言葉を選ぶことが大切です。
返信の第一印象が、今後のやり取りの印象を左右します。
つまり、返信は「マナーの鏡」であり、信頼の入口なのです。
次の章では、返信する前に確認しておくべき３つのポイントについて解説します。
返信前に押さえる３つのポイント
「ご挨拶に伺いたい」と言われたメールに返信する前には、いくつか確認すべきポイントがあります。これを押さえておくと、スムーズで印象の良い返信が可能になります。
誰からのメールか？関係性を確認する
まず、送信者がどの立場の人かを確認しましょう。社外か社内か、初対面か以前からの関係者かによって、返信のトーンや言葉遣いが変わります。
たとえば、取引先の担当者であればフォーマルで丁寧な表現が望ましく、社内の同僚や上司であればやや親しみを込めた文章でも問題ありません。
訪問目的・タイミングを把握する
次に、相手が訪問したい目的と希望のタイミングを整理します。目的が明確であれば、返信で必要な情報を的確に伝えられます。
また、日程調整が必要な場合は、複数の候補日を用意して相手に選択肢を提示することで、やり取りがスムーズになります。
返信のスピードが印象を左右する
返信はできるだけ早く行うことが好印象につながります。理想は受信から24時間以内です。
内容をすぐに判断できない場合でも、「メールを拝受いたしました。詳細は改めてご連絡いたします」と一報を送るだけで、相手に安心感を与えられます。
スピード感ある返信は、丁寧さと信頼感の両方を示す重要なポイントです。
次の章では、実際の返信メールの基本構成と書き方について解説します。
【基本編】ご挨拶に伺いたいメールの返信マナーと構成
ここでは、返信メールを書く際の基本的なマナーと構成を解説します。基本を押さえておけば、どの相手にも安心して送信できます。
返信メールの構成（件名・本文・結び）
返信メールは以下の3つのパートで構成すると、読みやすく丁寧な印象になります。
- 件名：内容がひと目で分かるように簡潔に。「ご挨拶の件」「ご連絡ありがとうございます」などが適切です。
- 本文：挨拶と感謝の言葉、訪問を受け入れるか日程調整の内容を順序立てて書きます。
- 結び：今後の関係を意識した一文で締めます。「よろしくお願いいたします」「お待ちしております」などが一般的です。
お礼・日程調整・結びの言葉の書き方
具体的には以下の順で書くと、自然で丁寧なメールになります。
- 冒頭でお礼：「ご連絡いただき、ありがとうございます」といった感謝の言葉を入れます。
- 訪問の受け入れ・日程調整：「○月○日はいかがでしょうか」「別の日程でも調整可能です」と選択肢を示すと親切です。
- 結びの言葉：「お会いできるのを楽しみにしております」など、前向きで温かみのある文章で締めます。
好印象を与える言葉選びのポイント
メールの印象は、言葉選びで大きく変わります。次のポイントを意識しましょう。
- 前向きな表現を使う：「承知いたしました」「ぜひお待ちしております」など。
- 謙譲語と尊敬語を正しく使う：自分の行動は「伺う」、相手の行動は「お越しいただく」と使い分けます。
- 簡潔で読みやすく：1文1パラグラフ、改行を入れてスマホでも見やすくします。
基本を押さえれば、どの相手にも失礼なく、安心感のある返信メールを作成できます。
次の章では、状況別の具体的なフルバージョン例文を紹介します。これにより、すぐに使えるテンプレートとして活用できます。
【完全例文集】状況別「ご挨拶に伺いたい」メール返信フルテンプレート
ここでは、状況別にすぐ使えるフルバージョンの返信例文を紹介します。件名から署名までセットで掲載しているので、そのままコピーして活用できます。
①取引先からの訪問依頼を受け入れる場合
相手の訪問を受け入れる際は、感謝の意を述べ、具体的な日程を提示します。
件名：ご挨拶の件、ありがとうございます ○○株式会社 ○○様 平素より大変お世話になっております。△△株式会社の□□です。 このたびはご丁寧なご挨拶のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 ぜひお越しいただければと思います。 つきましては、○月○日（水）10時より弊社オフィスにてお時間を調整させていただければ幸いです。 ご都合が悪い場合は、別の日時でもご連絡ください。 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 ―――――― △△株式会社 □□ 電話：000-0000-0000 メール：xxxx@xxxx.co.jp
②日程が合わない場合の丁寧な断り例文（代替案付き）
日程が合わない場合も、相手を立てつつ代替案を提示すると印象が良くなります。
件名：ご挨拶の件につきまして ○○株式会社 ○○様 いつも大変お世話になっております。△△株式会社の□□です。 このたびはご挨拶のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 恐れ入りますが、○月○日は担当者が外出中のためご面会が難しい状況です。 もし可能であれば、翌週○月○日以降でご調整いただけますでしょうか。 ご多用のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 ―――――― △△株式会社 □□ 電話：000-0000-0000 メール：xxxx@xxxx.co.jp
③新規取引・初対面の相手に返信する場合（ビジネスフォーマル）
初めてのやり取りでは、より丁寧な言葉遣いと信頼感のある表現を意識します。
件名：ご挨拶のご連絡ありがとうございます ○○株式会社 営業部 ○○様 初めてご連絡申し上げます。△△株式会社の□□と申します。 このたびはご丁寧なご挨拶のメールをいただき、誠にありがとうございます。 ○月○日（火）午後であれば社内にてお会いすることが可能です。 ご都合はいかがでしょうか。 お会いできることを心より楽しみにしております。 今後とも何卒よろしくお願いいたします。 ―――――― △△株式会社 □□ 電話：000-0000-0000 メール：xxxx@xxxx.co.jp
④社内異動・退職の挨拶に対する返信例文（カジュアル丁寧）
社内向けは親しみを込めつつ、丁寧な文章を意識します。
件名：ご連絡ありがとうございます ○○さん ご丁寧にご連絡ありがとうございます。 新しい部署でのご活躍をお聞きして、大変うれしく思っています。 ぜひお越しください。○日の午後であれば時間を確保いたします。 お会いできるのを楽しみにしております。 ―――――― □□ △△株式会社
⑤採用・面接関連でのご挨拶メールへの返信（就活向け）
採用関係では、初対面の丁寧さと前向きな姿勢を意識します。
件名：ご挨拶のご連絡ありがとうございます ○○株式会社 人事部 ○○様 初めてご連絡申し上げます。□□と申します。 このたびはご丁寧なご挨拶のメールをいただき、誠にありがとうございます。 ○月○日（木）の午後でお時間を頂戴できますと幸いです。 ご都合はいかがでしょうか。 お会いできることを楽しみにしております。 何卒よろしくお願い申し上げます。 ―――――― □□ 電話：000-0000-0000 メール：xxxx@xxxx.co.jp
⑥そのまま使えるフルバージョン返信メール5選
- 上司／取引先向けフォーマル文
- 親しみある社内返信文
- 採用担当者向け返信文
- 転職挨拶対応文
- 柔らかく断るパターン
どのパターンも件名〜署名まで完結しており、状況に応じてコピーしてそのまま使える構成です。
次の章では、返信メールをさらに印象よく仕上げるコツを解説します。
返信メールをより印象的に仕上げるコツ
返信メールをさらに印象的にするためには、文章の内容だけでなく細かい工夫が大きな差を生みます。ここでは、すぐに実践できるポイントを解説します。
敬語の正しい使い分け
「伺う」「いただく」「お越しいただく」などの表現は、謙譲語と尊敬語を正しく使い分けることが重要です。
- 自分が行く場合：「伺います」「お邪魔いたします」など
- 相手が行く場合：「お越しいただく」「ご来訪いただく」など
誤用すると印象が悪くなるため、メール作成時は必ず確認しましょう。
読みやすい改行・構成の整え方
文章が長くなると読みにくくなります。次のポイントを意識すると、スマートに読んでもらえます。
- 1文1段落で区切る
- 箇条書きを活用して情報を整理
- 重要なポイントは蛍光マーカーや太文字で強調
これにより、忙しい相手でもストレスなく内容を把握できます。
フォローの一文で信頼を積み上げる
メールの最後に一言添えるだけで、相手に安心感や丁寧さを伝えられます。
- 「お会いできるのを楽しみにしております」
- 「何かご不明な点がございましたらご連絡ください」
- 「今後ともどうぞよろしくお願いいたします」
こうしたフォローの一文が、メール全体の印象を大きく向上させます。
次の章では、記事全体の内容を整理し、最後のまとめとして丁寧な返信が信頼を生む理由を解説します。
まとめ：相手を思いやる返信が信頼を育てる
「ご挨拶に伺いたい」というメールへの返信は、単なる日程調整ではなく、今後の関係を築く第一歩です。
大切なのは次の3点です。
- 早めの返信：受信後24時間以内に一報を送ることで、丁寧さと信頼感を示せます。
- 丁寧な表現：謙譲語・尊敬語を正しく使い、相手への配慮を文章で伝えます。
- 相手への思いやり：日程調整やフォローの一文で、相手の立場を尊重する姿勢を示します。
状況別のフルバージョン例文を活用すれば、どの相手にも失礼なく、自然で好印象な返信が可能です。
丁寧な返信は信頼を育み、今後のやり取りをスムーズにする最大のポイントです。
ぜひ紹介した例文やコツを参考に、相手の立場を意識した返信を実践してください。
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