コピペOK！捺印依頼メールの書き方完全ガイド｜状況別フルバージョン例文

ビジネスで「捺印をお願いします」と伝える場面は意外と多く、言葉遣いや構成次第で相手への印象が大きく変わります。本記事では、社内外問わず使える捺印依頼メールの書き方を徹底解説します。基本マナー、件名や本文の組み立て方、柔らかく丁寧に伝える表現までを網羅。

さらに、状況別にすぐ使えるフルバージョンの例文も豊富に掲載。上司への依頼、取引先への連絡、急ぎの場合やフォロー用のメールまで、コピペするだけで適切な文章が作成できます。この記事を参考にすれば、捺印メールで迷うことなく、相手に好印象を与えながらスムーズなやり取りが可能です。

捺印をお願いするメールとは？目的と基本マナー

ここでは、ビジネスで「捺印をお願いします」と伝えるときに知っておきたい基本マナーや考え方を整理します。

単なる手続きの連絡に見えても、言葉遣いや伝え方次第で印象が大きく変わります。

「捺印」「押印」「署名」の違いを分かりやすく解説

まず混同されやすいのが「捺印」「押印」「署名」の3つの言葉です。

それぞれの意味を理解しておくと、メールの文面がより正確になります。

この3つの違いを理解しておくと、相手にも意図が正しく伝わります。

捺印依頼メールを送る前に押さえるべき基本ルール

捺印をお願いするメールでは、相手がスムーズに対応できるよう配慮することが大切です。

以下の3点を意識するだけで、メールの印象がぐっと良くなります。

期限や対象が曖昧だと、相手が迷って対応が遅れてしまうことがあります。

ビジネスで失礼にならない言葉遣いのポイント

メールでは、お願いの表現が強すぎても弱すぎても印象が悪くなります。

柔らかく丁寧に伝えるためには、以下のようなフレーズを活用すると良いでしょう。

「依頼」ではなく「お願い」というトーンで書くのが、ビジネスでは最も好印象です。

この章では、捺印メールを送る際に押さえておくべき基本マナーを整理しました。

次の章では、実際の書き方とテンプレートを詳しく見ていきましょう。

捺印依頼メールの書き方【テンプレート＋例文】

ここでは、捺印依頼メールの基本構成や使えるフレーズ、さらにそのまま使えるテンプレートを紹介します。初心者でも簡単に作成できるよう、例文も豊富に掲載しています。

件名の書き方とおすすめフレーズ

件名は、メールを開かなくても用件が一目で分かるようにすることが重要です。

短く、具体的に書くのがポイントです。

本文の基本構成（テンプレート付き）

本文は以下の順序で構成すると、相手が迷わず対応できます。

1. 挨拶と簡単な導入
2. 捺印をお願いする書類の明示
3. 捺印箇所の説明
4. 返送や提出方法の案内
5. 締めの感謝の言葉

テンプレート例：

〇〇様

お世話になっております。〇〇部の□□です。
添付の書類につきまして、〇〇欄へのご捺印をお願い申し上げます。
ご確認のうえ、捺印後にご返送いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、〇月〇日までにご対応をお願いいたします。

どうぞよろしくお願いいたします。
――――
□□（署名）

依頼時に使える丁寧な表現・言い回し集

【フルバージョン例文①】社内向けの捺印依頼メール

件名：人事申請書ご捺印のお願い

〇〇部長

お疲れ様です。〇〇部の△△です。
人事関連の申請書について、部長のご捺印をお願い申し上げます。
該当書類を添付いたしましたので、ご確認のうえ、捺印後にご返送をお願いいたします。
お忙しいところ恐縮ですが、〇月〇日までにご対応いただけますと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。
――――
△△（署名）

【フルバージョン例文②】社外（取引先）向けの捺印依頼メール

件名：契約書ご捺印のお願い

株式会社〇〇
△△様

いつもお世話になっております。〇〇株式会社の□□です。
先日お送りしました契約書につきまして、内容をご確認のうえ、所定欄へのご捺印をお願いいたします。

ご捺印いただきました原本は、同封の返信用封筒にてご返送ください。
お手数をおかけしますが、〇月〇日までにご対応をお願いいたします。

何卒よろしくお願い申し上げます。
――――
〇〇株式会社
□□（署名）

この章では、件名・本文の書き方から、社内・社外のフルバージョン例文まで幅広く紹介しました。

次の章では、さらにシーン別に使える例文集を見ていきましょう。

シーン別「捺印 メール」例文集【コピペOK】

ここでは、実際にすぐ使える例文をシーン別にまとめました。社内向け、取引先向け、急ぎの依頼、フォローまでカバーしています。

上司にお願いする場合

件名：申請書ご捺印のお願い

〇〇部長

お疲れ様です。〇〇部の△△です。
添付の申請書につきまして、部長のご捺印をお願い申し上げます。
〇〇欄にご記入いただけますと助かります。
お忙しいところ恐縮ですが、〇月〇日までにご対応いただけますと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。
――――
△△（署名）

取引先にお願いする場合

件名：契約書ご捺印のお願い

株式会社〇〇
△△様

いつもお世話になっております。〇〇株式会社の□□です。
先日お送りしました契約書について、所定欄へのご捺印をお願いいたします。
原本は同封の返信用封筒にてご返送ください。
お手数をおかけしますが、〇月〇日までにご対応いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。
――――
〇〇株式会社
□□（署名）

至急対応をお願いする場合

件名：【至急】契約書ご捺印のお願い

△△様

いつもお世話になっております。〇〇の□□です。
急なご連絡で恐縮ですが、〇月〇日までに契約書へのご捺印をお願いできますでしょうか。
スケジュール上、早めに手続きを進める必要がございます。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご協力のほどよろしくお願いいたします。

――――
□□（署名）

メール送信後のフォローメール例文

件名：ご捺印書類の確認について

△△様

お世話になっております。〇〇の□□です。
先日ご依頼いたしました契約書のご捺印について、進捗を確認させていただきたくご連絡いたしました。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご対応状況をお知らせいただけますと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。
――――
□□（署名）

【フルバージョン例文③】急ぎの依頼からフォローまでの完全版

件名：【至急】契約書ご捺印のお願い

△△様

お世話になっております。〇〇株式会社の□□です。
先日お送りしました契約書につきまして、〇月〇日までにご捺印をお願いできますでしょうか。
原本は同封の返信用封筒にてご返送いただけますと幸いです。

お忙しいところ恐れ入りますが、早めに手続きを進める必要がございます。
ご確認のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

【フォロー用メール例】
件名：ご捺印書類の進捗確認

△△様

お世話になっております。〇〇株式会社の□□です。
先日ご依頼いたしました契約書のご捺印について、進捗を確認させていただきたくご連絡いたしました。
お忙しいところ恐縮ですが、ご対応状況をお知らせいただけますと幸いです。

――――
□□（署名）

この章では、社内・社外・急ぎ・フォローの各シーンに対応した例文を紹介しました。
これらの例文をそのまま使えば、状況に応じた捺印依頼メールを簡単に作成できます。

印象が良くなる書き方のコツ

捺印依頼メールでは、言葉遣いや構成次第で印象が大きく変わります。ここでは、相手に好印象を与えるためのコツを整理します。

柔らかく伝えるための言い換え例

強い命令口調や直接的な表現は避け、柔らかく丁寧に伝えることが重要です。

相手が動きやすくなる伝え方

相手が迷わず対応できるよう、以下のポイントを意識しましょう。

• 捺印箇所を明示する（例：〇ページ〇欄に捺印）
• 添付ファイルや紙の書類に目印を付ける（PDFでマーカーや付箋など）
• 返送方法や提出方法を具体的に記載する

これだけで、相手が迷わず迅速に対応でき、メールの印象も格段に良くなります。

よくあるミスとNG例文

誤解を招く表現や曖昧な依頼は、対応の遅れや手間の増加につながります。

ポイントは、曖昧さをなくしつつ、柔らかく丁寧に伝えることです。

この章で紹介したコツを意識すれば、どんな捺印依頼メールでも、相手にストレスを与えず、スムーズな対応を促す文章になります。

まとめ｜コピペするだけで丁寧な「捺印メール」が完成

捺印依頼メールは、たった一通でも相手への印象を左右する大切なコミュニケーションです。

本記事では、基本マナーからメールの書き方、社内・社外・急ぎ・フォローまで使えるフルバージョン例文を豊富に紹介しました。

ポイントを振り返ると以下の通りです。

• 件名は具体的に、メールを開かなくても用件が分かるようにする
• 本文は挨拶・依頼内容・捺印箇所・返送方法・締めの感謝の順で整理
• 柔らかい表現を使い、相手が迷わず対応できる工夫をする
• シーン別例文を活用すれば、状況に応じたメールがすぐに作れる

この記事の例文を参考にすれば、コピペするだけで丁寧な捺印依頼メールを作成できます。

メールの言葉遣いや構成を意識するだけで、相手に信頼感を与え、スムーズなやり取りが可能になります。ぜひ、シーンに応じて活用してください。