宿泊予約メール例文！初めてでも安心のテンプレート集

宿泊予約のメールを送るとき、「どんな内容にすれば丁寧に伝わるのか」と悩む方は多いです。

この記事では、初めて宿泊予約メールを書く方でも安心して使える、フルバージョン例文から短文テンプレートまでを幅広く紹介します。

ビジネス出張や研修、家族旅行、友人グループ、団体旅行など、さまざまなシーンに対応した例文を掲載しており、箇条書きで整理された情報と丁寧な表現のコツも解説しています。

さらに、予約後の変更・キャンセル・問い合わせメールの例文もあり、どの場面でもすぐに活用可能です。

この記事を参考に、自分の状況に合わせて調整するだけで、誰でもわかりやすく丁寧な宿泊予約メールを送れるようになります。

宿泊予約メールとは？まずは基本マナーを押さえよう

宿泊予約のメールを書くとき、「どんな内容にすればいいのか」と迷う方は多いですよね。

ここでは、まず基本的なマナーと構成を押さえておきましょう。

これを理解しておけば、どんな宿にも失礼なく、スムーズに予約メールを送ることができます。

宿泊予約メールの基本構成とマナー

宿泊予約メールには、一定の型があります。

この型を押さえることで、相手にわかりやすく、丁寧な印象を与えることができます。

項目	ポイント
件名	予約の目的と日付、氏名を明記する
宛名	「○○旅館 ご担当者様」など正確に書く
本文	自己紹介、宿泊希望内容、連絡先を明記
結び	「ご確認のほどよろしくお願いいたします。」などの丁寧な締め

メールの印象は「最初の3行」で決まると言われています。

冒頭のあいさつを丁寧に整えるだけで、全体の印象がぐっと良くなります。

件名・宛名・本文の書き方ポイント

件名には「宿泊予約のお願い（宿泊日／氏名）」など、内容が一目でわかるように書きましょう。

宛名は「○○ホテル ご担当者様」とし、「御中」は使いません。

本文では、次の流れを意識すると整いやすくなります。

順序	内容
①	あいさつ（突然のメール失礼いたします 等）
②	宿泊希望の内容（日時・人数・部屋タイプなど）
③	確認事項（料金、空室状況など）
④	結びの言葉（ご確認よろしくお願いいたします 等）

件名・宛名・本文の整え方が、そのまま「印象の良さ」につながります。

予約メールに必要な情報一覧（テンプレート付き）

次のテンプレートを活用すれば、どんな宿にも対応できます。

項目	記入例
宿泊希望日	4月15日〜16日（1泊）
到着予定時刻	18時頃
人数	大人2名
部屋タイプ	禁煙のツインルーム希望
食事	朝食付きプラン希望
その他要望	静かな部屋を希望 等
連絡先	090-XXXX-XXXX

必要な情報を整理して伝えることで、宿側も対応しやすくなります。

短い文章でも、情報が揃っていれば丁寧で伝わるメールになります。

次の章では、実際にそのまま使える宿泊予約メールの例文を紹介します。

初めてでも安心して送れる「基本編」から見ていきましょう。

使える宿泊予約メール例文【基本編】

ここでは、初めて宿にメールを送る方でも安心して使える、基本的な宿泊予約メールの例文を紹介します。

ビジネスにもプライベートにも使える形式なので、そのままコピーして一部を調整すれば、すぐに使えます。

初めて利用する宿へのメール例文（フルバージョン）

初めて宿を利用する際は、簡単な自己紹介と希望条件を明確に伝えることが大切です。

以下は、丁寧で読みやすいフルバージョン例文です。

件名	宿泊予約のお願い（5月10日〜11日／田中）

本文：

○○旅館　ご担当者様

突然のメールにて失礼いたします。

5月10日から1泊で宿泊を希望しております田中と申します。

ホームページを拝見し、ぜひ利用させていただきたくご連絡いたしました。

下記の内容で宿泊を希望しております。

―――――――――――――
【宿泊希望日】5月10日（金）〜5月11日（土）　1泊
【到着予定時刻】18時頃
【人数】大人1名
【部屋の希望】禁煙のシングルルーム希望
【食事】朝食付きプラン希望
【連絡先】090-XXXX-XXXX（田中）
―――――――――――――

上記条件での空室の有無と、ご料金をお知らせいただけますと幸いです。

お手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

田中 太郎

自己紹介＋希望条件の箇条書きで、読みやすく丁寧な印象を与えるのがポイントです。

リピーターとして予約する場合のメール例文

以前泊まった宿に予約する場合は、「以前も利用したことがある」と伝えることで、宿側も安心して対応できます。

件名	宿泊予約のお願い（6月22日〜23日／鈴木）

本文：

○○ホテル　予約ご担当者様

いつもお世話になっております。

昨年10月に宿泊させていただきました鈴木と申します。

このたび、6月22日から1泊での宿泊を希望しております。

下記条件で空室状況と料金をお知らせいただけますと幸いです。

―――――――――――――
【宿泊希望日】6月22日（土）〜6月23日（日）　1泊
【人数】大人2名
【部屋の希望】前回と同様、禁煙のツインルーム希望
【食事】朝食付きプラン希望
【連絡先】080-XXXX-XXXX（鈴木）
―――――――――――――

お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

鈴木 一郎

「前回と同様」という一言が、宿側の手間を減らし、好印象を与えます。

カジュアル利用・個人旅行用メール例文（短文版）

ビジネスではなく、個人での旅行などカジュアルな利用であれば、次のような短めのメールでも問題ありません。

件名	宿泊予約のお願い（7月15日〜16日／山口）

本文：

○○ペンション ご担当者様

はじめてご連絡いたします。

7月15日から1泊で宿泊を希望しております山口と申します。

下記の内容で宿泊を希望しております。

―――――――――――――
【宿泊希望日】7月15日（月）〜7月16日（火）　1泊
【人数】大人2名
【部屋の希望】ツインルーム（禁煙）
【食事】朝食付き希望
【連絡先】080-XXXX-XXXX（山口）
―――――――――――――

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

山口 美咲

短文でも、項目が揃っていれば丁寧で伝わるメールになります。

次の章では、出張や研修など、ビジネス利用の場面で使えるメール例文を紹介します。

ビジネス向け宿泊予約メール例文【出張・研修対応】

出張や研修など、仕事で宿泊する場合は、会社名や領収書宛名などの情報を明記することが大切です。

この章では、ビジネス利用でそのまま使える宿泊予約メールのフルバージョン例文を紹介します。

個人の出張から複数名での研修宿泊まで、すべてのケースに対応できます。

個人出張での宿泊予約メール（フルバージョン例文）

個人の出張では、領収書の宛名や支払い方法を明記しておくと、チェックインがスムーズになります。

件名	宿泊予約のお願い（7月3日〜4日／株式会社○○／山本）

本文：

○○ビジネスホテル　予約ご担当者様

お世話になっております。

株式会社○○の山本と申します。

下記の日程で出張のため宿泊を希望しております。

空室状況と料金をご確認いただけますと幸いです。

―――――――――――――
【宿泊目的】出張（ビジネス利用）
【宿泊希望日】7月3日（水）〜7月4日（木）　1泊
【到着予定時刻】21時頃
【人数】大人1名
【部屋の希望】禁煙のシングルルーム
【食事】朝食付きプラン希望
【会社名】株式会社○○
【領収書宛名】株式会社○○
【支払方法】チェックイン時にクレジットカードで支払い予定
【連絡先】会社：03-XXXX-XXXX／携帯：090-XXXX-XXXX（山本）
―――――――――――――

上記条件での空室の有無と料金をお知らせいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

株式会社○○
営業部　山本 太郎

会社名と支払い方法を明記することで、担当者間の確認が不要になり、対応が早くなります。

複数名での出張・研修予約メール（人数・部屋分け例付き）

複数名の出張や研修では、「部屋のタイプ」と「部屋数」を具体的に書くと、宿側の手配がスムーズです。

件名	宿泊予約のお願い（9月10日〜11日 研修／株式会社○○／山田）

本文：

○○ホテル　予約ご担当者様

平素よりお世話になっております。

株式会社○○総務部の山田と申します。

社内研修のため、下記内容で宿泊を希望しております。

空室状況と料金をご教示いただけますと幸いです。

―――――――――――――
【宿泊目的】社内研修（ビジネス利用）
【宿泊希望日】9月10日（火）〜9月11日（水）　1泊
【人数】大人10名
【部屋の希望】
・シングルルーム　8室（禁煙）
・ツインルーム　1室（男性2名利用）
【食事】夕食・朝食付きプラン希望
【会社名】株式会社○○
【領収書宛名】株式会社○○
【支払方法】代表者による一括精算を希望
【到着予定時刻】18時頃
【連絡先】03-XXXX-XXXX（総務部代表）
―――――――――――――

上記条件での受け入れ可否と料金の目安をお知らせいただけますと幸いです。

お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

株式会社○○
総務部　山田 花子

部屋タイプと人数を明記しておくことで、宿側が確認しやすくなり、やりとりの手間を減らせます。

領収書・支払い方法を指定するメール例文

会社の経理処理上、領収書宛名や支払い方法を細かく指定する必要がある場合の例です。

件名	宿泊予約のお願い（10月12日〜13日／株式会社△△／佐藤）

本文：

○○ホテル　ご担当者様

お世話になっております。

株式会社△△の佐藤と申します。

下記の日程で宿泊を希望しております。

―――――――――――――
【宿泊希望日】10月12日（土）〜10月13日（日）　1泊
【人数】大人1名
【部屋の希望】禁煙のシングルルーム
【食事】朝食付きプラン希望
【領収書宛名】株式会社△△ 経理部 宛
【支払方法】請求書払い（可能であれば）またはクレジットカード
【到着予定時刻】20時頃
【連絡先】090-XXXX-XXXX（佐藤）
―――――――――――――

上記条件でのご対応が可能かどうか、お知らせいただけますと幸いです。

お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

株式会社△△
経理部　佐藤 健

支払い方法をあらかじめ伝えておくことで、現地での手続きがスムーズになります。

次の章では、家族旅行や団体旅行など、プライベート利用での予約メール例文を紹介します。

家族旅行・団体旅行の宿泊予約メール例文【プライベート編】

家族や友人グループで宿泊する場合は、子どもの人数や年齢、部屋割り、食事希望などの情報を丁寧に伝えることが大切です。

ここでは、家族旅行と団体旅行それぞれの例文を紹介します。

子連れ家族旅行の予約メール（フルバージョン）

子どもと一緒の宿泊では、年齢や布団・食事の要不要を明記すると、宿側も準備しやすくなります。

件名	宿泊予約のお願い（8月12日〜13日／家族4名／佐藤）

本文：

○○旅館　ご担当者様

はじめてご連絡いたします。

8月に家族旅行を計画しており、宿泊を希望しております佐藤と申します。

下記の内容で宿泊を希望しております。

―――――――――――――
【宿泊希望日】8月12日（祝・水）〜8月13日（木）　1泊
【到着予定時刻】15時頃
【人数】
・大人2名
・子ども2名（7歳・5歳）
【部屋の希望】和室1室（禁煙）
【食事】夕食・朝食付きプラン希望（子ども用メニューがあれば希望）
【子どもについて】
・7歳：食事・布団あり
・5歳：食事あり・布団なしを希望
【連絡先】090-XXXX-XXXX（佐藤）
―――――――――――――

空室状況と料金をお知らせいただけますと幸いです。

お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

佐藤 花子

子どもの年齢や食事・布団の希望を具体的に伝えることで、当日の対応がスムーズになります。

友人グループでの宿泊予約メール（フルバージョン）

友人同士のグループ旅行では、部屋割りや到着時間、配慮事項を事前に伝えると安心です。

件名	宿泊予約のお願い（10月5日〜6日／友人グループ6名／中村）

本文：

○○ペンション　ご担当者様

はじめてご連絡いたします。

10月初旬に友人同士の旅行を計画しており、宿泊を希望しております中村と申します。

下記の内容で宿泊を希望しております。

―――――――――――――
【宿泊希望日】10月5日（土）〜10月6日（日）　1泊
【到着予定時刻】16時頃
【人数】大人6名（全員30代）
【部屋の希望】
・3名ずつ2部屋（ツイン＋エキストラベッド可）
・全室禁煙
【食事】夕食・朝食付きプラン希望
【その他】
・夜は部屋で軽く歓談予定ですが、他のお客様の迷惑にならないよう配慮します。
・駐車場を3台分利用希望
【連絡先】080-XXXX-XXXX（中村）
―――――――――――――

空室状況と料金、駐車場の利用可否をお知らせいただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

中村 健

グループ旅行では、部屋割りや配慮事項を事前に伝えることで、宿側も安心して準備できます。

団体旅行（10名以上）の予約メール例文

大人数での旅行では、代表者名や部屋数、特別な要望を整理して伝えることが重要です。

件名	宿泊予約のお願い（11月20日〜21日／団体15名／高橋）

本文：

○○ホテル　ご担当者様

お世話になっております。

11月20日〜21日で団体15名の宿泊を希望しております高橋と申します。

下記条件で空室状況と料金をご確認いただけますと幸いです。

―――――――――――――
【宿泊希望日】11月20日（金）〜11月21日（土）　1泊
【人数】大人15名
【部屋の希望】
・シングルルーム　10室（禁煙）
・ツインルーム　2室（禁煙）
・トリプルルーム　1室（禁煙）
【到着予定時刻】17時頃
【食事】夕食・朝食付き希望
【その他】団体のため、ロビーで集合写真を撮影できるスペースがあれば希望
【連絡先】090-XXXX-XXXX（高橋）
―――――――――――――

上記条件でのご対応と料金をお知らせいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

高橋 真紀

団体旅行では、部屋数や人数、特別な要望を具体的に伝えることがスムーズな予約のポイントです。

次の章では、予約後の変更やキャンセル、問い合わせメールの例文を紹介します。

変更・キャンセル・問い合わせメール例文【予約後対応編】

宿泊予約後に日程や人数の変更、あるいはキャンセルや問い合わせをする場合も、丁寧でわかりやすいメールを書くことが大切です。

ここでは、変更・キャンセル・問い合わせのそれぞれの例文を紹介します。

日程変更・人数変更の依頼メール例文

予約内容を変更する場合は、現在の予約情報と変更希望内容の両方を明記すると、宿側がスムーズに対応できます。

件名	宿泊予約内容変更のお願い（予約者：山田／5月18日〜19日）

本文：

○○ホテル　予約ご担当者様

いつもお世話になっております。

5月18日〜19日で宿泊を予約しております山田です。

大変恐れ入りますが、下記の通り予約内容の一部変更をお願いしたくご連絡いたしました。

―――――――――――――
【現在の予約内容】
宿泊日：5月18日（土）〜5月19日（日）　1泊
人数：大人2名
部屋タイプ：ツインルーム（禁煙）1室
予約者名：山田 太郎
【変更希望内容】
人数：大人3名に変更
部屋タイプ：可能であればトリプルルーム（禁煙）1室に変更希望
―――――――――――――

お手数をおかけしますが、変更可能かと料金変更の有無をお知らせいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

山田 太郎

キャンセル連絡の丁寧な書き方（フルバージョン）

やむを得ず予約をキャンセルする場合は、理由を簡潔に伝え、丁寧な文章で送ることが大切です。

件名	宿泊予約キャンセルのお願い（予約者：佐々木／4月20日〜21日）

本文：

○○旅館　予約ご担当者様

お世話になっております。

4月20日〜21日で宿泊を予約しておりました佐々木です。

都合により旅行が中止となりましたため、下記の予約をキャンセルさせていただきたくご連絡いたしました。

―――――――――――――
【予約内容】
宿泊日：4月20日（土）〜4月21日（日）　1泊
人数：大人2名
予約者名：佐々木 純
―――――――――――――

ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

佐々木 純

「申し訳ありません」という一言を添えることで、誠意が伝わります。

宿への問い合わせメール例文（柔らかい表現）

予約内容の確認や追加質問をする場合は、柔らかい表現で問い合わせると良い印象を与えられます。

件名	宿泊予約についての問い合わせ（5月22日〜23日／山口）

本文：

○○ホテル　予約ご担当者様

お世話になっております。

5月22日〜23日で宿泊を予定しております山口と申します。

予約内容についていくつか確認させていただきたく、ご連絡いたしました。

―――――――――――――
【確認事項】
・到着時間が18時を少し過ぎる可能性がありますが、問題ないか
・部屋の窓からの景色について希望が可能か
【予約者】山口 美咲
―――――――――――――

お忙しいところ恐れ入りますが、ご教示いただけますと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

山口 美咲

問い合わせ内容を箇条書きにすることで、宿側も対応しやすくなります。

次の章では、メール全体をより丁寧で印象よくするコツをまとめます。

宿泊予約メールをより丁寧で印象よく仕上げるコツ

これまで、さまざまな例文を紹介してきました。最後に、どんな場面でも役立つ「丁寧で伝わる宿泊予約メール」を作るためのポイントをまとめます。

箇条書きでわかりやすく伝える方法

メールの本文では、必要な情報を箇条書きで整理すると、読み手にとって理解しやすくなります。

「宿泊日」「人数」「部屋タイプ」「食事」「連絡先」などを項目ごとに整理すると、誤解や問い合わせの手間を減らせます。

箇条書きにすることで、情報が一目で確認でき、担当者の負担を減らすことができます。

クッション言葉と敬語の使い方テクニック

文章を柔らかくするために、冒頭や結びにクッション言葉を入れると印象が良くなります。

例：「突然のご連絡にて失礼いたします」「お忙しいところ恐れ入りますが」「ご確認のほどよろしくお願いいたします」

また、敬語は丁寧さを示す基本です。簡単な表現でも、言葉遣いを意識するだけで、メール全体の印象が向上します。

相手の立場を考えた表現が、丁寧で印象の良いメールを作る鍵です。

テンプレートを自分の状況に合わせてアレンジするコツ

例文はそのまま使えますが、到着時間や特別な要望、人数の増減など、自分の状況に合わせて少し調整することで、より実用的なメールになります。

ポイントは、変更した部分を明確にしつつ、情報を過不足なく伝えることです。

自分用にアレンジすることで、宿側もスムーズに対応でき、気持ちのよいやり取りにつながります。

以上のポイントを意識して、これまで紹介した例文をベースにメールを作成すれば、誰でも丁寧でわかりやすい宿泊予約メールを送ることができます。

次の章では、記事全体のまとめとして、読者がすぐに活用できるよう整理します。