海外のホテルを予約したあと、「英語で確認メールを送りたいけど、どう書けばいいの？」と悩んだことはありませんか。
この記事では、そんな方のために、ホテル予約確認メールに使える英語例文を目的別・シーン別にまとめました。
予約確認・変更・キャンセル・特別リクエストなど、実際にそのまま使えるテンプレートを紹介します。
すべての例文を「自然で丁寧な英語」にこだわり、旅行でもビジネスでも安心して使える内容にしています。
英語初心者の方も、記事を読みながらコピーして使うだけで、海外ホテルとのやり取りをスムーズに進められます。
次の宿泊予約では、このテンプレートを活用して、安心してメールを送ってみましょう。
ホテル予約確認メールとは？英語で送る目的と基本の流れ
まずは、ホテル予約確認メールの基本的な意味と、どんなときに使うのかを整理しておきましょう。
英語でやり取りする際のポイントを理解すれば、初めてでも落ち着いてメールを送ることができます。
ホテルから届く予約確認メールの内容
ホテルを予約すると、多くの施設では自動的に「予約確認メール」が届きます。
このメールには、宿泊に関する重要な情報がまとめられています。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| Booking reference number | 予約番号。問い合わせ時に必要です。 |
| Guest name | 宿泊者の氏名。 |
| Check-in / Check-out date | 宿泊日と出発日。 |
| Room type | 部屋の種類や人数。 |
| Total amount | 宿泊料金や支払い方法。 |
| Hotel contact | ホテルの連絡先や所在地。 |
これらの情報に誤りがないか、必ず確認しておきましょう。
特に宿泊日や部屋タイプ、人数の確認は最重要です。
内容に誤りがあった場合は、返信メールで訂正を依頼すれば問題ありません。
自分から送る予約確認メールの意味とマナー
自分からホテルにメールを送るのは、主に「予約が正しく完了しているかを確認したい」ときです。
オンライン予約が一般的になった今でも、英語で一通送っておくと安心できます。
| 目的 | 説明 |
|---|---|
| 確認 | 予約が受け付けられているかを確かめる。 |
| 修正 | 日程や人数を変更したい場合に伝える。 |
| 要望 | 特別な希望（静かな部屋、上階など）を伝える。 |
メールを送る際は、以下の3点を意識するとスムーズです。
- 件名（Subject）を明確に書く：「Reservation Confirmation」などが基本。
- 丁寧な言い回しを使う：“Could you please〜?” のように依頼形で書く。
- 最後に感謝を添える：“Thank you for your assistance.” で締めると好印象です。
英語でのやり取りに不安がある場合でも、定型フレーズを使えば十分伝わります。
次の章では、実際に使える英語例文をシーン別に紹介します。
基本のホテル予約確認メール英語例文【フルバージョン付き】
ここでは、英語でホテルに予約確認メールを送るときに使える、基本的な例文を紹介します。
旅行でも出張でもすぐに使えるよう、フルバージョンのメールテンプレートを用意しました。
最もシンプルな予約確認メール（旅行者向け）
まずは、誰でも使える一番シンプルな確認メールの例です。
短くても失礼にならず、ホテル側もすぐに内容を理解できます。
| 英文 | 日本語訳 |
|---|---|
| Subject: Reservation Confirmation
Dear [Hotel Name] Team, Thank you very much for your assistance. |
件名：予約の確認
[ホテル名]チーム様 ご対応ありがとうございます。 |
“Could you please confirm if my booking has been received successfully?” は、最も丁寧かつ一般的な表現です。
ホテルのフロントスタッフにすぐに伝わる自然な言い方です。
ていねいで自然な英語表現の例文（英語初心者向け）
もう少し丁寧に伝えたい場合は、次の例文が便利です。
ややフォーマルですが、ビジネスにも使える柔らかいトーンです。
| 英文 | 日本語訳 |
|---|---|
| Subject: Confirmation of My Hotel Reservation
Dear [Hotel Name] Reservation Department, Thank you in advance for your assistance. |
件名：ホテル予約の確認
[ホテル名]予約担当者様 ご対応のほどよろしくお願いいたします。 |
“I would appreciate it if you could kindly confirm〜” は、丁寧で柔らかい依頼表現です。
特に初めて泊まるホテルに送るときに安心感があります。
全文テンプレート例【コピペOK】
最後に、予約情報をすべて含めたフルバージョンの例文を紹介します。
そのままコピペして使えるテンプレートです。
| 英文フルメール例 | 日本語訳 |
|---|---|
| Subject: Reservation Confirmation – [Your Name]
Dear [Hotel Name] Team, I made a reservation under the name [Your Name] for [Number of Guests] guests. Could you please confirm that my booking has been successfully received? Thank you for your time and kind assistance. |
件名：予約確認 – [あなたの名前]
[ホテル名]チーム様 [あなたの名前]の名義で、[人数]名の宿泊を予約いたしました。 予約が正しく受け付けられているかご確認いただけますでしょうか。 お時間とご対応に感謝申し上げます。 |
このフルテンプレートを使えば、どんなホテルにも安心して送信できます。
次の章では、予約変更やキャンセルを伝えるときに使える英語メール例文を紹介します。
予約変更・キャンセルを伝える英語例文【フルメール形式】
旅行や出張の予定が変わったときには、英語で予約変更やキャンセルを伝える必要があります。
ここでは、実際にホテルに送れるフルメール形式の英語例文を紹介します。
日程・人数・部屋タイプを変更したいとき
まずは、日程変更や人数調整など、予約内容を修正したい場合の例文です。
“modify my booking” は「予約を変更する」という丁寧な表現です。
| 英文 | 日本語訳 |
|---|---|
| Subject: Request to Modify My Reservation
Dear [Hotel Name] Team, I would like to modify my booking (Reservation number: [XXXX]). Thank you very much for your assistance. |
件名：予約内容の変更依頼
[ホテル名]チーム様 予約番号[XXXX]の予約を変更したいと考えております。 ご対応ありがとうございます。 |
“modify” は cancel より柔らかく、変更希望のニュアンスを伝えられます。
キャンセルしたいときの英語メール例文
次に、やむを得ずキャンセルしたい場合の英文です。
シンプルに伝えても、失礼な印象を与えない構成になっています。
| 英文 | 日本語訳 |
|---|---|
| Subject: Request to Cancel My Reservation
Dear [Hotel Name] Team, I would like to cancel my reservation (Reservation number: [XXXX]). Thank you for your assistance. |
件名：予約キャンセルのお願い
[ホテル名]チーム様 予約番号[XXXX]の予約をキャンセルしたいと考えております。 ご対応ありがとうございます。 |
“Please confirm the cancellation and let me know if there are any fees.” は、自然で丁寧な言い方です。
この一文を加えるだけで、ホテル側がスムーズに対応できます。
特別リクエストを伝える一文・全文例
予約内容を変更するわけではなく、少しだけ希望を伝えたい場合もあります。
そんなときは、以下のように短く依頼しましょう。
| 英文 | 日本語訳 |
|---|---|
| Could you please arrange a room on a higher floor if available? Could you please prepare a quiet room if possible? |
可能であれば上の階の部屋をお願いできますか。 できれば静かな部屋をご用意いただけますでしょうか。 |
また、もう少し丁寧に伝えたい場合のフルメール例はこちらです。
| 英文フルメール例 | 日本語訳 |
|---|---|
| Subject: Special Request for My Reservation
Dear [Hotel Name] Team, I have a reservation under the name [Your Name]. Thank you for your time. |
件名：予約に関する特別リクエスト
[ホテル名]チーム様 [あなたの名前]の名義で予約しております。 お時間をいただきありがとうございます。 |
“I would truly appreciate your kind assistance.” は、丁寧で温かみのある表現です。
ホテルとのやり取りを気持ちよく進めるためにおすすめです。
ホテルからの返信に対する返答メール英語例文
予約確認メールを送ると、ホテルから返信が届く場合があります。
その際、短くても丁寧に返信することで、印象がぐっと良くなります。
ここでは、感謝を伝える英文から、追加質問、フォローアップまでまとめて紹介します。
確認へのお礼を伝える丁寧な返信メール
ホテルから「Your booking has been confirmed.（予約が確認されました）」というメールが届いたときの返答例です。
短い英文でも、十分に礼儀正しく伝えられます。
| 英文 | 日本語訳 |
|---|---|
| Thank you for your prompt confirmation. I look forward to my stay at your hotel. |
ご確認ありがとうございます。 滞在を楽しみにしております。 |
2文だけでも、非常に丁寧で印象の良い返答になります。
返信が不要な内容でも、このような一言を返すだけで好印象を与えられます。
追加質問をしたいときの英語フレーズ集
ホテルからの返信を受けて、チェックイン時間や設備について質問したい場合は、次のように書きます。
| 英文 | 日本語訳 |
|---|---|
| Also, could you please let me know the check-in time? Could you tell me if breakfast is included in my booking? May I know if there is a parking space available? |
ついでに、チェックインの時間を教えていただけますか。 朝食は予約に含まれていますか。 駐車スペースはありますか。 |
質問を追加するときは “Also,” や “By the way,” を入れると、流れが自然になります。
命令形を避けて、please や could you を使うと柔らかい印象になります。
返信が来ないときのフォローアップメール例
数日経っても返信がない場合は、軽い確認のメールを送っても問題ありません。
催促にならない、穏やかな言い回しを使うのがポイントです。
| 英文フルメール例 | 日本語訳 |
|---|---|
| Subject: Follow-up on My Reservation Inquiry
Dear [Hotel Name] Team, I hope this message finds you well. Thank you for your time and assistance. |
件名：予約に関するお問い合わせの再送
[ホテル名]チーム様 お世話になっております。 お時間をいただきありがとうございます。 |
“at your earliest convenience” は「ご都合のよいときに」という穏やかな表現で、ビジネスでも頻繁に使われます。
返信を促す際は、このように控えめなトーンがベストです。
ビジネス出張・団体予約に使えるフォーマル英文例
ここでは、会社名を含めたフォーマルな英文や、複数名での予約に使える英文を紹介します。
出張や研修など、ビジネス目的でホテルに連絡する際は、少し改まったトーンを意識しましょう。
会社名を含めた正式な英文テンプレート
ビジネス出張で宿泊を手配する場合、会社名を明記すると信頼感が高まります。
次の例文は、取引先とのやり取りにも使える正式な文体です。
| 英文フルメール例 | 日本語訳 |
|---|---|
| Subject: Reservation Confirmation – [Your Company Name]
Dear [Hotel Name] Reservation Department, My name is [Your Name] from [Company Name]. Thank you for your assistance. |
件名：予約確認 – [会社名]
[ホテル名]予約担当者様 私は[会社名]の[あなたの名前]と申します。 ご対応ありがとうございます。 |
“at your earliest convenience” は、フォーマルなメールでよく使われる表現で、「お手すきの際に」という意味です。
複数名での予約確認メールの例文
社員研修や団体出張など、複数名の予約確認を行う場合の英文です。
宿泊者リストを添付する場合にも使えます。
| 英文 | 日本語訳 |
|---|---|
| Subject: Group Reservation Confirmation
Dear [Hotel Name] Team, We have made a group reservation for [Number] guests under the name [Company Name]. Thank you for your kind support. |
件名：団体予約の確認
[ホテル名]チーム様 [会社名]名義で[人数]名分の団体予約をいたしました。 ご協力ありがとうございます。 |
“Please find the guest list attached” は、「宿泊者リストを添付しました」という定番の表現です。
ファイルを送るときの一言として非常に便利です。
「at your earliest convenience」などの定番表現集
ビジネス英語では、依頼や感謝を柔らかく伝える定番フレーズがよく使われます。
以下の表で、汎用的に使える言い回しをまとめました。
| 英語表現 | 意味・使い方 |
|---|---|
| at your earliest convenience | ご都合のよいときに（丁寧な依頼表現） |
| Thank you for your kind assistance. | ご親切なご対応ありがとうございます。 |
| I would appreciate your reply. | お返事をいただけますと幸いです。 |
| Should you have any questions, please let me know. | ご不明点がありましたらお知らせください。 |
ビジネスメールでは「丁寧さ」と「簡潔さ」の両立がポイントです。
次の章では、英語でホテル予約メールを書くときの具体的なマナーや注意点を解説します。
英語でホテル予約メールを書くときのポイント・注意点
英語でホテル予約確認メールを書くときには、ちょっとしたマナーや言葉づかいが印象を左右します。
ここでは、件名・敬称・文末表現など、よくある疑問を整理して紹介します。
件名（Subject）の書き方とNG例
件名は、ホテルの担当者が内容を一目で把握できるように書くのが基本です。
「何のメールか」がすぐに伝わるシンプルな英語を使いましょう。
| おすすめの件名 | 説明 |
|---|---|
| Reservation Confirmation | 予約確認（最も一般的） |
| Booking Inquiry – [Your Name] | 予約に関する問い合わせ |
| Request to Modify My Reservation | 予約変更の依頼 |
逆に、以下のような件名は避けたほうがよいです。
| NG例 | 理由 |
|---|---|
| Hi! | 内容が不明でスパムと間違われやすい。 |
| Question | 何に関する質問か分からない。 |
| Help me | 意味が曖昧でビジネスには不適切。 |
件名は短く・明確に書くことが信頼の第一歩です。
宛名・敬称の正しい使い方
メールの冒頭に書く「Dear ○○」の部分は、ホテルとの関係性に合わせて使い分けます。
相手の名前が分からない場合は、「Dear [Hotel Name] Team」や「Dear Reservation Department」で十分丁寧です。
| 英語表現 | 使う場面 |
|---|---|
| Dear [Hotel Name] Team, | 一般的なホテル全体への宛名 |
| Dear Reservation Department, | 予約担当部署に送る場合 |
| Dear Mr./Ms. [Last Name], | 担当者の名前が分かっている場合 |
名前の性別が分からないときは、Mr. / Ms. を省略して “Dear [First Name] [Last Name],” でも構いません。
“To Whom It May Concern,” は少し堅すぎるため、ホテル相手では避けたほうが無難です。
自然で丁寧に聞こえる英語表現のコツ
ホテルへのメールでは、相手に依頼や感謝を伝える表現を丁寧に書くことが大切です。
以下の表に、よく使われる定番フレーズをまとめました。
| 英語表現 | 意味・使い方 |
|---|---|
| Could you please confirm〜? | 〜をご確認いただけますか？ |
| I would appreciate it if you could〜 | 〜していただけるとありがたいです。 |
| Thank you for your assistance. | ご対応ありがとうございます。 |
| I look forward to my stay. | 滞在を楽しみにしています。 |
“please” や “could” を入れるだけで、英文が柔らかくなります。
命令形を避けて依頼形で書くのが、丁寧に聞こえるポイントです。
また、最後に「感謝の一言」を入れるだけでも印象が大きく変わります。
- Thank you for your help.（ご協力ありがとうございます）
- Thank you in advance.（事前に感謝申し上げます）
- Thank you for your kind attention.（ご配慮に感謝いたします）
どれもフォーマル・カジュアルどちらにも使える便利なフレーズです。
英語メールは「短く・丁寧に・わかりやすく」が基本。
長文にせず、要点を整理して書くことで相手に伝わりやすくなります。
まとめ｜英語でのホテル予約確認メールはテンプレで簡単
ここまで、ホテル予約確認メールの書き方と英語例文を目的別に紹介してきました。
最後に、記事全体のポイントを整理しながら、実際に使うときのコツを振り返りましょう。
目的別テンプレートの使い分けまとめ
英語でメールを書くのが不安でも、テンプレートをうまく活用すれば問題ありません。
以下のように、シーン別に使い分けるのがコツです。
| シーン | おすすめの件名 | 主なフレーズ |
|---|---|---|
| 予約が正しく完了しているか確認したい | Reservation Confirmation | Could you please confirm if my booking has been received? |
| 予約を変更したい | Request to Modify My Reservation | I would like to modify my booking (Reservation number: [XXXX]). |
| キャンセルしたい | Request to Cancel My Reservation | Please confirm the cancellation and let me know if there are any fees. |
| ビジネス出張・会社名を含めたい | Reservation Confirmation – [Your Company Name] | I would appreciate it if you could confirm our booking. |
目的に合った件名と1〜2文の定型表現を覚えておくと、英語メールは驚くほど簡単になります。
不安を減らす「確認メールを送る習慣」
予約サイトで完了画面が出ても、念のため英語で確認メールを送っておくと安心です。
ホテル側のミス防止にもなり、旅行当日もスムーズにチェックインできます。
- 英語が苦手な人ほど、定型文を準備しておくのがおすすめ。
- 一度テンプレを作っておけば、次回以降は宛名と日付を変えるだけでOK。
- 「確認する」という姿勢は、丁寧で誠実な印象を与えます。
英語でのメールは「完璧な文法」より「丁寧な姿勢」が大切です。
短くても、感謝と敬意が伝わる文面を心がけましょう。
テンプレートを使えば、海外旅行もビジネス出張も安心。
この記事で紹介した例文を活用して、次の宿泊先への英語メールを自信を持って送ってみてください。
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