ビジネスメールで「このメールは全員にお送りしています」という一文は、社内外で情報を円滑に共有する際に非常に便利です。
しかし、使い方を間違えると事務的で冷たい印象を与えたり、受信者が対応を迷ったりすることがあります。
この記事では、基本的な使い方から社内・チーム・社外向けの応用例、丁寧な言い換え表現、誤解を防ぐ補足の入れ方まで、実務で役立つフルバージョン例文を豊富に紹介します。
これを読むことで、受信者に配慮しながら「全員に送信している」ことを明確に伝えるメール文を作成でき、業務効率とコミュニケーションの質を高めることができます。
このメールは全員にお送りしていますの意味と目的
ビジネスメールで「このメールは全員にお送りしています」という表現は、社内外で情報を共有するときに非常に便利な一文です。
この章では、この表現が持つ意味と、実際に使う目的をわかりやすく解説します。
全員宛メールで伝えたい意図
「このメールは全員にお送りしています」という一文には、特定の個人だけでなく関係者全員に同じ内容を送信していますという意図があります。
たとえば、社内の規定変更や重要なお知らせを周知する場合、この文を入れることで、受信者が「自分だけ特別に案内されているわけではない」と理解できます。
明記する必要がある理由と受信者への配慮
メールを複数人に送信する場合、受信者は「自分だけが送られたのか」「返信すべきか」を迷うことがあります。
そこで「このメールは全員にお送りしています」と明記することで、受信者は内容を確認するだけでよいのか、それとも対応が必要なのかを判断しやすくなります。
結果として、誤解や混乱を防ぎ、スムーズな情報共有につながる実務的な効果があります。
基本的な使い方と文例
ここでは「このメールは全員にお送りしています」という表現の基本的な使い方と、実務でそのまま使える文例を紹介します。
シンプルに伝える基本例
社内通知やプロジェクト連絡などで最もよく使われるシンプルな形です。
例：
このメールは、関係部署の全員にお送りしています。内容をご確認ください。
この文を使うことで、受信者は「自分だけに特別な依頼ではない」と理解できます。
業務連絡としての例文
プロジェクトやチーム単位での連絡の場合、対象を明示するとさらに分かりやすくなります。
例：
このメールは、○○プロジェクトに関わる全員にお送りしています。
各自、確認事項について対応をお願いいたします。
ポイントは誰が対象なのかを明確にすることです。これにより、返信や行動の責任範囲がはっきりします。
受信者が迷わない書き方のコツ
受信者が返信や対応を迷わないように、意図を明記することが重要です。
例えば：
- このメールは全員にお送りしていますが、内容の確認のみで結構です。
- このメールは関係者全員にお送りしています。必要に応じてご対応ください。
こうした補足を加えることで、誤解や不要な返信を防ぐことができます。
ビジネスシーン別の応用例
「このメールは全員にお送りしています」という表現は、場面によって少し言い回しや対象を変えるだけで、より効果的に伝わります。この章では、社内・チーム・社外それぞれの例文を紹介します。
社内向けのお知らせメールの例文
全社員に共通の情報を伝える場合、対象を明確にすると読み手がすぐに重要性を理解できます。
例：
このメールは全社員にお送りしています。
新年度に向けた勤務体制の変更についてご案内します。
チーム全員への共有連絡の例文
特定のチームやプロジェクトメンバーに情報を共有する場合は、対象グループを限定することで範囲が明確になります。
例：
このメールは、営業チーム全員にお送りしています。
先日の会議で決定した施策内容を再度共有いたします。
クライアント連絡での一斉送信例
社外メールでも、複数の関係者に同一情報を送信していることを伝えると透明性が増します。ただし、事務的すぎない表現を心がけましょう。
例：
このメールは、取引先のご担当者全員にお送りしています。
ご確認のうえ、不明点がありましたら担当までご連絡ください。
社外メールで事務的に感じさせない工夫
社外の関係者に送る場合、冒頭で挨拶や一言の配慮を添えると印象が柔らかくなります。
例：
いつもお世話になっております。
このメールは関係者全員にお送りしております。内容をご確認いただけますと幸いです。
丁寧に伝える言い換え表現
「このメールは全員にお送りしています」という表現を、もう少しフォーマルややわらかく伝えたい場合の例文を紹介します。
フォーマルにしたい場合の例文
文章全体を上品にしたい場合は、直接「全員に」と書かず、やや柔らかい表現を使うのが効果的です。
例：
このメールは、皆さまへ一斉にご案内しております。
やわらかく伝えるフレーズ例
補足を加えることで、受信者が「なぜ自分に届いたのか」を理解しやすくなります。
例：
本メールは、関係者の皆さまに共有させていただいております。
※情報共有のため、複数の方に同内容をお送りしています。
社外向けの丁寧な書き方と重複配信への配慮
社外に送る場合、重複配信や事務的印象を和らげる表現を加えると安心です。
例：
本メールは、関係各位に同内容をお送りしておりますため、重複して受信された場合はご容赦ください。
使い方で注意すべきポイント
「このメールは全員にお送りしています」という表現を使う際に、注意したいポイントをまとめます。読み手に誤解を与えず、円滑な情報共有を行うために重要です。
冷たい印象になりやすい表現
文末だけに「このメールは全員にお送りしています」と書くと、機械的で事務的な印象を与えやすくなります。特に個別対応が必要な場合は、軽視されている印象を与える可能性があります。
個別返信が必要な場合の書き方
全員に送信していることを伝えつつ、特定の対応が必要な場合は明確に記載しましょう。
例：
このメールは全員にお送りしていますが、ご自身の担当事項については別途ご返信をお願いいたします。
この補足を加えることで、受信者は対応すべき内容を明確に把握できます。
一斉送信時のBcc設定とセキュリティ配慮
全員宛のメールでも、宛先をすべてTo欄に入れると個人情報が公開されてしまうリスクがあります。そのため、Bccを使用して送信するのが基本マナーです。
誤解を防ぐ補足説明の入れ方
「なぜ全員に送っているのか」という理由を簡潔に添えると、受信者は安心して内容を確認できます。
例：
※情報共有のため、関係者全員に同内容をお送りしています。ご確認ください。
シーン別の具体的な文章テンプレート集（フルバージョン例文）
実際に使えるテンプレートを集めました。社内・チーム・社外それぞれの場面で、すぐにコピーして利用できます。
社内通知メールのテンプレート
件名：勤務時間変更のお知らせ（全社員対象）
このメールは全社員にお送りしています。
来月より勤務開始時間が9時30分に変更となります。詳細は添付資料をご確認ください。
チーム共有メールのテンプレート
件名：【共有】1月度営業報告について
このメールは営業チーム全員にお送りしています。
添付資料をご確認のうえ、週内にコメントをお願いいたします。
社外向け連絡メールのテンプレート
件名：【ご案内】年末年始休業期間のお知らせ
このメールは取引先各位にお送りしております。
年末年始の営業日程をお知らせいたします。ご確認のほどお願いいたします。
受信者別カスタマイズのポイント
テンプレートを使う際は、以下のポイントを意識するとより効果的です。
- 対象範囲を具体的に示す（例：営業チーム全員、関係部署全員）
- 返信の必要性を明示する（例：確認のみ、対応が必要）
- 挨拶文や一言を添えて柔らかい印象を出す
まとめ：場面に応じて柔軟に使い分けましょう
「このメールは全員にお送りしています」という表現は、シンプルで便利な一文ですが、そのまま使うと事務的で冷たい印象になることがあります。
本記事で紹介したように、対象範囲を明確にしたり、理由や補足を添えたりすることで、より丁寧で伝わりやすいメールになります。
読み手の立場に立った書き方の重要性
受信者が「なぜ自分に届いたのか」「対応が必要かどうか」を迷わないように配慮することが、ビジネスメールでは最も大切です。
一文で状況を明確に示すことで、誤解を防ぎ、円滑なコミュニケーションにつながります。
実務での即戦力として使うコツ
社内・チーム・社外それぞれの場面に応じて文例を使い分けることがポイントです。
例えば、社内向けには「○○チーム全員にお送りしています」、社外向けには「関係各位に同内容をお送りしております」といった具合です。
これにより、受信者に安心感を与え、情報共有の透明性と効率を高めることができます。
コメント