メール重複送信のお詫び文例集！そのまま使える例文と信頼を保つ対応マナー

うっかり同じメールを二度送ってしまい、どうお詫びすればいいのか迷っていませんか。

メールの重複送信は誰にでも起こるミスですが、対応を誤ると相手の信頼を損ねることもあります。

本記事では、重複送信してしまった際の正しい初動対応から、お詫びメールの書き方、そしてすぐ使える文例までを分かりやすく紹介します。

さらに、社内・取引先・顧客などシーン別のテンプレートや再発防止の方法も解説。

「誠実に対応したいけれど、何を書けばいいかわからない」という方でも、この一記事で安心して行動できるようになります。

メールを重複送信してしまったときの正しい対応

誤って同じメールを二重に送ってしまうと焦ってしまいますよね。

ですが、落ち着いて正しい手順で対応すれば、相手に悪印象を与えずに信頼を保つことができます。

この章では、重複送信に気づいた直後に何をすべきか、そしてお詫びメールを送るまでの流れを解説します。

まず確認すべきことと初動対応の流れ

メールの重複送信に気づいたら、まずは冷静に状況を確認しましょう。

焦って誤った対応をすると、かえって混乱を招くことがあります。

以下の表は、確認すべき主なポイントです。

確認項目	内容
① 宛先	同じ相手に二度送っているか、複数相手に送られていないかを確認。
② 内容	送信内容に機密や誤情報が含まれていないかをチェック。
③ タイミング	相手がすでに開封しているかどうかを把握。

これらを確認したうえで、すぐにお詫びメールを送る準備をします。

放置すると「気づいていない」「誠実さがない」と思われる可能性があるため、迅速な対応がポイントです。

謝罪メールを送るまでのベストタイミング

重複送信に気づいたら、基本的には「できるだけ早く」フォローアップのメールを送ります。

特に業務時間内であれば、10〜15分以内の対応が望ましいです。

ただし、夜間や休日の場合は、相手の迷惑にならないよう翌営業日に送るのが適切です。

状況	対応タイミング
送信直後に気づいた場合	即時お詫びメールを送信
数時間後に気づいた場合	気づいた時点でお詫び＋原因説明を添える
翌日に気づいた場合	翌営業日の朝一で丁寧に謝罪

「迅速・誠実・簡潔」の3つを意識すると、印象を損ねずに信頼を保つことができます。

お詫びはスピードと誠実さが命です。

メール重複送信のお詫びメールの書き方

重複送信に気づいた後は、迅速かつ丁寧なお詫びメールを送ることが大切です。

ここでは、基本の構成から印象を良くする書き方までを、実際に使える形で紹介します。

形式的に見えても、「誠意を伝える言葉の選び方」で印象は大きく変わります。

お詫びメールに入れるべき5つの基本要素

お詫びメールには、次の5つの要素を必ず入れると効果的です。

これらを押さえておけば、どんな状況でも落ち着いて書けます。

要素	内容
① 挨拶	相手へのお礼や日頃の感謝を添える。
② 事実の説明	「同じメールを二重に送ってしまった」など簡潔に伝える。
③ お詫びの表明	「ご迷惑をおかけし申し訳ございません」と明確に伝える。
④ 再発防止への言及	「今後は送信前の確認を徹底します」と具体策を添える。
⑤ 締めの言葉	「今後ともよろしくお願いいたします」と前向きに締める。

お詫びは“伝える順番”で印象が変わります。

まず謝るよりも、「状況説明→謝罪→再発防止→締め」で構成すると、誠実かつ冷静な印象になります。

件名と冒頭文で誠実さを伝えるコツ

件名には「お詫び」や「重複送信」の言葉を明記し、開封前から意図が伝わるようにします。

冒頭文では「いつもお世話になっております」など、通常の挨拶から始めましょう。

いきなり謝罪から入ると、かえって動揺している印象を与える場合があります。

NG件名	OK件名
先ほどの件について	【お詫び】メール重複送信について
ご迷惑をおかけしました	メール誤送信に関するお詫び

件名の書き方だけでも、信頼回復のスピードは変わります。

相手が安心できるトーンを意識しましょう。

締めの一文で印象を回復する方法

お詫びメールの最後は「今後ともよろしくお願いいたします」で締めるのが基本です。

短いながらも、誠意と前向きさが伝わる一文です。

ただし、重複送信が社外宛ての場合は、ややフォーマルにまとめましょう。

状況	締めの表現例
社内宛て	ご迷惑をおかけしました。以後気をつけます。
取引先宛て	今後はこのようなことのないよう確認を徹底いたします。引き続きよろしくお願いいたします。

最後の一文で、相手が「ちゃんと対応してくれた」と感じるかどうかが決まります。

お詫びは終わり方が印象を左右する大切な要素です。

そのまま使える！お詫びメールのフル例文集

ここでは、実際にすぐ使えるお詫びメールのフル例文を紹介します。

状況ごとに文体を少し変えることで、相手により適した印象を与えられます。

コピペして使える形にしているので、目的に合わせて調整してみてください。

基本形（社外・取引先向け）フル例文

もっとも一般的な、ビジネスシーンでの基本的なお詫びメールです。

丁寧でありながらも、長すぎず簡潔な構成になっています。

件名	【お詫び】メール重複送信について

〇〇株式会社　〇〇様

いつもお世話になっております。△△株式会社の□□でございます。

先ほどお送りいたしました「〇〇のご案内」につきまして、操作上の不備により同一のメールを二重に送信してしまいました。

ご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。

今後はこのようなことのないよう、送信前の確認を徹底いたします。

何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

引き続きよろしくお願いいたします。

―――
△△株式会社　□□

社内宛てでのカジュアル例文

社内向けの場合は、やや柔らかいトーンでOKです。

同僚や上司に送る際も、簡潔かつ誠実にまとめましょう。

件名	メールを誤って二重送信してしまいました

〇〇部の皆さま

お疲れさまです。□□です。

先ほど配信したお知らせメールを、操作ミスにより二重に送信してしまいました。

お手数をおかけして申し訳ありません。

以後このようなことのないよう、送信前に確認を徹底いたします。

ご対応のほど、よろしくお願いいたします。

顧客向け・システム不具合時の正式例文

顧客やユーザーに向けたお知らせメールで重複があった場合の文面です。

事務的すぎず、誠意をもって伝えることが大切です。

件名	【お詫び】先ほどのメール重複送信について

〇〇様

△△サービス運営事務局です。

本日お送りした「キャンペーンのお知らせ」について、メール送信システムの不具合により同一内容が複数回配信されました。

度重なる配信でご迷惑をおかけいたしましたこと、深くお詫び申し上げます。

現在は復旧しており、同様の事象が発生しないよう管理体制を見直しております。

何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。

時間が経ってから気づいた場合のフォロー例文

送信後すぐではなく、数時間〜翌日に気づいた場合の例です。

遅れたお詫びでも、理由を添えることで誠意が伝わります。

件名	メール重複送信に関するお詫び

〇〇株式会社　〇〇様

お世話になっております。△△株式会社の□□です。

昨日お送りしたメールにつきまして、同一内容を二重に送信していたことに今朝気づきました。

確認が遅れ、ご迷惑をおかけしましたことをお詫び申し上げます。

原因は送信時の操作ミスによるものであり、今後は送信前のチェック体制を強化いたします。

何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

電話や口頭でフォローする際の補足メール例

口頭で一度お詫びした後に、文書で再度フォローする場合の例です。

メールを送ることで「正式に対応した」印象を残せます。

件名	本日の件についてのご連絡とお詫び

〇〇株式会社　〇〇様

本日はお電話にてご対応いただき、ありがとうございました。

改めまして、先ほどのメールを重複して送信してしまった件につきまして、お詫び申し上げます。

お忙しい中お手数をおかけし、誠に申し訳ございません。

今後このようなことがないよう、送信体制を見直してまいります。

引き続きよろしくお願いいたします。

お詫びメールは「短く・正直に・前向きに」が基本。

相手の立場を考えた一通で、信頼を取り戻すことができます。

シーン別の応用テンプレート（コピペOK）

ここでは、ビジネスのさまざまな場面で使える応用テンプレートを紹介します。

基本形をもとに、シーンに応じた表現を調整するだけで印象が大きく変わります。

「このまま使える」形にしているので、目的に合わせて差し替えるだけで使えます。

社内連絡・部内メールの場合

同じ部署やチーム内でのメール誤送信は、率直さと簡潔さがポイントです。

謝罪のトーンは軽すぎず重すぎず、日常的なコミュニケーションに自然に溶け込む形にしましょう。

件名	【お詫び】部内メールの二重送信について

〇〇部の皆さま

お疲れさまです。□□です。

先ほど送信したお知らせメールを、誤って二重に送信してしまいました。

混乱を招いてしまい申し訳ありません。

以後このようなことのないよう、送信前の確認を徹底いたします。

どうぞよろしくお願いいたします。

営業メール・提案書送付時の場合

顧客や取引先に営業メールを重複送信した場合は、特に注意が必要です。

信頼関係を維持するために、冷静かつ丁寧なトーンでお詫びします。

件名	【お詫び】ご提案メールの重複送信について

〇〇株式会社　〇〇様

平素よりお世話になっております。△△株式会社の□□です。

先ほどお送りいたしましたご提案資料につきまして、操作ミスにより同内容のメールを重複送信してしまいました。

お手数をおかけしてしまい、誠に申し訳ございません。

今後は送信前に確認を徹底し、再発防止に努めてまいります。

引き続きご検討のほど、よろしくお願いいたします。

一斉配信・メルマガ誤送信時の場合

メルマガや全社一斉配信など、多数の宛先に送信した場合は、影響範囲が広いため慎重な文面が必要です。

読者や関係者に誠意をもってお詫びすることで、信頼を保つことができます。

件名	【お詫び】メールマガジン重複配信について

〇〇様

いつもご購読ありがとうございます。△△通信運営事務局です。

本日配信いたしましたメールマガジンにつきまして、システムの処理不具合により同一内容が重複配信されました。

度重なる配信でご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。

現在は復旧しており、再発防止のための確認体制を強化しております。

何卒ご理解のほどお願い申し上げます。

社外グループ宛ての誤送信（複数担当者が関わる場合）

複数人で案件を進めている場合、重複送信は「連携不足」と見られやすいです。

個人のミスではなくても、代表して丁寧に謝罪することが信頼維持につながります。

件名	同一メールの重複送信に関するお詫び

〇〇株式会社　関係者各位

お世話になっております。△△株式会社の□□です。

本日お送りいたしました「〇〇に関するご連絡」につきまして、社内連携の不備により同一内容を複数回送信してしまいました。

ご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。

今後は担当間での送信確認を徹底し、再発防止に努めてまいります。

引き続きご指導のほど、よろしくお願いいたします。

テンプレートを活用するときは、「宛先名・件名・文末挨拶」を必ずカスタマイズすることが大切です。

相手との関係性を踏まえた一言を添えるだけで、印象が大きく変わります。

お詫びメールで失敗しないための注意点

せっかくお詫びメールを送っても、言葉選びや構成を間違えると逆効果になることがあります。

この章では、ありがちな失敗パターンと、誠実に伝えるためのポイントを紹介します。

「丁寧さ」と「簡潔さ」のバランスを意識することが大切です。

やってはいけない3つのNG対応

お詫びメールを書くときに避けるべきNG対応を、以下の表にまとめました。

NG対応	理由と改善ポイント
① 言い訳をする	「〇〇のせいで」など原因を外部に求める表現は誠実さを欠きます。 「確認不足で」など、自分の立場で責任を取る書き方にしましょう。
② お詫びメールを送らない	小さなミスだと思って放置すると、相手の不信感につながります。 一言でも「お詫びの気持ち」を伝えるのが信頼回復の第一歩です。
③ 謝罪が長すぎる	必要以上に謝り続けると、かえって不自然に感じられることがあります。 原因・謝罪・対策を簡潔にまとめましょう。

特に「言い訳をしない」「早く送る」「短くまとめる」の3点は基本です。

謝罪メールは“正直さとスピード”が命です。

誠実さと簡潔さのバランスを取る方法

お詫びの内容は、長ければ良いというものではありません。

相手にとって理解しやすい文量・構成にまとめることで、誠意がより伝わります。

良い例	悪い例
このたびは同じ内容のメールを二度送信してしまいました。 ご迷惑をおかけしましたことをお詫び申し上げます。 今後は確認体制を強化し、再発防止に努めます。	このたびはメールを二度送信してしまい、誠に申し訳なく、深く反省しております。 大変なご迷惑をおかけし、なんとお詫び申し上げてよいか分かりません。 二度とこのようなことのないよう努力してまいりますので、どうかご容赦ください。

「短く・明確に・落ち着いたトーン」でまとめることが、相手に安心感を与えます。

お詫びは感情よりも構成が大切です。

誠実な文章ほど、実は“冷静で整理された”構成になっています。

メール重複送信の再発を防ぐための対策

お詫びをした後に大切なのは、「同じミスを繰り返さない仕組み」を作ることです。

この章では、メールの重複送信を防ぐための具体的なチェックや工夫を紹介します。

事前準備と習慣化が、最も効果的な再発防止策です。

送信前チェックリストの作り方

メール送信前の「最終確認」を仕組み化することで、多くのミスは防げます。

以下のようなチェックリストをデスクやメーラーの横に貼っておくと安心です。

チェック項目	確認内容
① 宛先	送る相手が正しいか（To・Cc・Bccを含めて確認）
② 件名	件名に誤字や不要な記号がないか
③ 本文	誤字脱字、敬語の誤用、送信対象外の情報がないか
④ 添付ファイル	ファイルが正しいか、添付漏れがないか
⑤ 送信履歴	同じ内容をすでに送っていないか確認

特に最後の「送信履歴の確認」は、重複送信防止に直結します。

送る前に一呼吸置くことも重要な確認ポイントです。

送信予約・承認機能を活用するコツ

使用しているメールソフトやサービスに「送信予約」や「承認依頼」機能がある場合は積極的に使いましょう。

予約送信に設定しておけば、誤送信に気づいた際に送信を取り消す時間的余裕が生まれます。

機能	活用方法
送信予約	送信時刻を数分後に設定しておくと、送信ミスに気づいた際にキャンセルできる。
承認機能	チームで共有メールを送る場合、上長または同僚の確認を挟むことで誤送信を防げる。

「すぐ送る」より「確実に送る」意識を持つことで、自然と送信精度が上がります。

チームでミスを防ぐ情報共有ルール

複数人でメール対応をしている場合、重複送信は「個人の問題」ではなく「共有ルールの不足」が原因になりやすいです。

次のような仕組みを整えると、チーム全体でミスを防止できます。

取り組み	内容
送信報告のルール化	送信後にチャットツールなどで「送信済み」と共有する。
メール下書きの共有	重要メールは送信前に他のメンバーと内容を確認し合う。
テンプレートの統一	メールフォーマットを統一し、誰が送っても違和感のない形にする。

ミスをゼロにすることは難しいですが、チーム全体で予防意識を持つことで、重複送信のリスクは大幅に減らせます。

「一人で防ぐ」ではなく「チームで防ぐ」意識が大切です。

まとめ！丁寧な一通で信頼は取り戻せる

メールの重複送信は、誰にでも起こり得る小さなミスです。

しかし、その後の対応次第で信頼を失うか、逆に信頼を深めるかが決まります。

早めの対応、誠実な言葉、そして再発防止の姿勢を示すことが、相手に「誠意がある」と感じてもらえるポイントです。

本記事で紹介した流れを振り返ってみましょう。

ステップ	内容
① 状況確認	誰に・どの内容を・何通送ったかを確認。
② お詫びメールの送信	できるだけ早く、誠実な文面でフォロー。
③ 再発防止策	チェック体制・送信ルールを見直す。

重複送信をしてしまったときに最も大切なのは、「自分の対応で信頼を守る」意識です。

たとえミスがあっても、落ち着いて正しく行動すれば、相手に誠実さが伝わります。

謝罪とは、信頼を立て直すための第一歩。

そして、丁寧な一通のメールが、あなたの印象を大きく変える力を持っています。

どんなときも、焦らず・誠実に・前向きに対応することを心がけましょう。