企業が本社を移転する際、社内外への連絡は欠かせません。
住所や連絡先の変更を正確に伝えないと、取引先や顧客との連携に支障が出ることもあります。
この記事では、「本社移転メール」をテーマに、社内・取引先・顧客それぞれのシーンで使える例文を多数紹介します。
件名や文面の構成、フォーマルで丁寧な書き方のポイントを押さえれば、誰でも好印象な通知メールを作成できます。
自社に合ったテンプレートを活用して、スムーズで誠実な移転案内を行いましょう。
本社移転メールとは？目的と重要性を確認しよう
本社移転は、企業にとって新しいスタートを切る大きな節目です。
しかし、住所変更や連絡先の周知が遅れると、取引や業務の調整に支障が出る場合があります。
この章では、本社移転メールを送る目的と、最適なタイミングについて整理します。
本社移転の連絡が必要な理由
本社移転の連絡は、関係者との信頼を保ち、業務を円滑に進めるために欠かせません。
社内外に正確な情報を伝えることで、郵送物や来客対応の混乱を防ぐことができます。
特に取引先や顧客に対しては、早めに案内することで「信頼できる企業」という印象を強めることができます。
| 通知が必要な相手 | 主な目的 |
|---|---|
| 社内（全社員・各部署） | 新住所・出社ルール・設備情報の共有 |
| 取引先 | 住所・電話番号の変更連絡、業務継続の案内 |
| 顧客 | 来訪や連絡時の案内、企業としての信頼維持 |
通知を送るベストタイミングと準備の流れ
本社移転のメールは、移転日のおよそ1〜2週間前に送るのが理想的です。
早すぎると相手に忘れられ、遅すぎると手続きが間に合わないことがあります。
また、通知の順番も意識しましょう。
まずは社内 → 取引先 → 顧客の順に案内を出すことで、内部調整と外部連絡をスムーズに進められます。
| 時期 | やるべきこと |
|---|---|
| 1か月前 | 移転計画・メール文面の作成 |
| 2週間前 | 社内・取引先への通知送信 |
| 1週間前 | 顧客・関係者への案内、Web・名刺の更新 |
「早すぎず遅すぎず、相手が準備できる余裕を持たせて案内する」ことが本社移転メールの理想です。
本社移転メールの基本構成と書き方テンプレート
本社移転メールを作成するときは、読みやすさと正確さの両方が求められます。
この章では、件名から本文までの構成を整理し、すぐに使えるテンプレートを紹介します。
件名・宛名・本文・署名の基本ルール
メールの印象は件名で決まります。
相手が一目で「本社移転の案内」だとわかるよう、簡潔で丁寧な表現を使いましょう。
| 目的 | おすすめ件名 |
|---|---|
| 取引先への正式通知 | 【ご案内】本社移転のお知らせ（〇〇株式会社） |
| 社内周知 | 本社移転に関するご連絡（総務部より） |
| 顧客向け | 本社移転のお知らせ（〇〇株式会社） |
本文では、「挨拶 → 移転の報告 → 新住所と移転日 → 今後の案内 → 結び」の流れを守ると整った印象になります。
また、署名部分には会社名・部署名・担当者名・連絡先を明記し、どの連絡先に問い合わせるべきかを明確にしておきましょう。
フォーマルでも柔らかく伝える書き方のコツ
フォーマルな文面にしつつ、読み手に冷たい印象を与えないことが大切です。
たとえば、「移転いたしますので、ご確認ください」よりも「下記の通り移転いたします。ご確認をお願いいたします。」と書くと、より丁寧で柔らかい印象になります。
文末は命令調ではなく依頼表現にすることで、相手への配慮が伝わります。
| NG表現 | 推奨表現 |
|---|---|
| ご確認ください。 | ご確認をお願いいたします。 |
| よろしくお願いします。 | よろしくお願いいたします。 |
| 移転します。 | 移転いたします。 |
本社移転メールは、正確さと温かみのバランスが信頼感を高めるポイントです。
【テンプレート】本社移転メールの基本構成例（全文付き）
以下は、どの相手にも応用できる基本テンプレートです。
宛名や表現を少し調整するだけで、社内・取引先・顧客いずれにも対応できます。
| 構成要素 | 例文 |
|---|---|
| 件名 | 【ご案内】本社移転のお知らせ（〇〇株式会社） |
| 挨拶文 | 平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 |
| 移転報告 | このたび弊社は、業務拡大に伴い下記の通り本社を移転することとなりました。 |
| 詳細情報 | 【移転日】2026年2月10日（月） 【新住所】〒100-0000 東京都千代田区丸の内1丁目1番1号 【電話番号】03-1234-5678（代表） |
| 今後の案内 | 移転後も変わらぬご支援を賜りますようお願い申し上げます。 |
| 結び・署名 | 〇〇株式会社 代表取締役社長 山田太郎 TEL：03-1234-5678 FAX：03-1234-5679 |
テンプレートを基に自社の情報を差し替えれば、短時間で正確な本社移転メールが完成します。
社内向けの本社移転メール例文集
社内向けの本社移転メールは、全社員への情報共有を目的としています。
特に、業務停止期間や新オフィスのルールなど、部署をまたいで関係する事項を正確に伝えることが大切です。
この章では、すぐに使えるフルバージョン例文と、部署ごとの短文テンプレートを紹介します。
【フルバージョン例文】全社員宛ての通知文
まずは全社員向けに一斉送信できる標準的な例文です。
正式通知としてそのまま利用できる形式に整えています。
| 件名 | 本社移転のお知らせ（総務部より） |
|---|---|
| 本文 | 各位
平素より業務にご尽力いただきありがとうございます。 このたび当社は、業務拡大に伴い下記の通り本社を移転することとなりました。 【移転日】2026年2月10日（月） 2月7日（金）〜2月9日（日）の期間は引越し作業のため、本社業務を一時休止いたします。 一部のシステム利用に制限が発生する場合がありますので、必要なデータは事前にバックアップをお願いいたします。 新オフィスでの通常業務開始は2月10日（月）からとなります。 ご理解とご協力のほど、よろしくお願いいたします。 総務部 |
休止期間や新オフィスの開始日など、実務に関係する情報を正確に記載することが重要です。
部署別（総務・営業・IT）向けテンプレート3選
部門ごとに共有すべき内容が異なる場合は、以下のようなテンプレートを使うと便利です。
| 対象部署 | テンプレート |
|---|---|
| 総務部向け | 件名：本社移転に伴う業務対応について（総務部）
総務部各位 移転作業期間中は、郵便物の受取・来客対応を一時停止します。 移転関連業務の担当は〇〇までご連絡ください。 |
| 営業部向け | 件名：移転期間中の営業活動について
営業部各位 本社移転に伴い、名刺・パンフレット等の住所表記を更新します。 新しいテンプレートデータは2月3日（月）に共有予定です。 |
| IT部門向け | 件名：本社移転に伴うシステム利用制限について
IT部門各位 2月7日（金）〜9日（日）はネットワーク移設作業を行います。 この期間中、一部の社内システムが利用できませんのでご注意ください。 |
周知メールを送る際のポイントとNG例
社内通知は「共有漏れを防ぐ」ことが最優先です。
チーム単位だけでなく、全社員宛てに送るほか、社内ポータルや掲示板にも同時掲載すると効果的です。
| NG例 | 改善例 |
|---|---|
| 「移転しますのでよろしくお願いします。」 | 「移転に伴う詳細は以下の通りです。ご確認をお願いいたします。」 |
| 「一時的に止まるかもしれません。」 | 「2月7日〜9日の間、一部の業務に制限が生じます。」 |
社内メールは、曖昧な表現を避け、具体的な日程・担当・影響範囲を明示することが信頼性につながります。
取引先への本社移転メール例文集
取引先への本社移転メールは、社外向けの正式な案内文として特に丁寧さが求められます。
この章では、ビジネスで使いやすいフルバージョン例文と、相手に応じて調整できる短文テンプレートを紹介します。
【フルバージョン例文】取引先一斉通知用の正式文面
以下は、あらゆる業種・取引先に対応できる標準的な案内文です。
「業務効率化」「体制強化」などの前向きな理由を入れることで、好印象を与えることができます。
| 件名 | 【ご案内】本社移転のお知らせ（〇〇株式会社） |
|---|---|
| 本文 | 平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
このたび弊社は、業務体制の強化とサービス向上を目的として、本社を下記の通り移転する運びとなりました。 【移転日】2026年2月10日（月） これを機に、社員一同より一層の努力を重ね、皆様のご期待にお応えしてまいります。 今後とも変わらぬご支援を賜りますよう、お願い申し上げます。 〇〇株式会社 |
移転理由を「前向きな成長」として伝えると、ポジティブな印象を与えることができます。
長文・短文どちらも使える文例テンプレート
状況によっては、短い案内メールで済ませたい場合もあります。
以下のテンプレートは、案件の規模や関係性に応じて使い分けられます。
| タイプ | 例文 |
|---|---|
| 短文（簡易連絡用） | 件名：本社移転のご連絡（〇〇株式会社）
平素よりお世話になっております。 このたび弊社は、下記住所へ本社を移転いたしました。 【新住所】〒100-0000 東京都千代田区丸の内1丁目1番1号 今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願いいたします。 |
| 長文（主要取引先向け） | 件名：【重要】本社移転のお知らせ（〇〇株式会社）
平素より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。 このたび弊社は、事業拡大に伴い下記住所へ本社を移転いたします。 【移転日】2026年2月10日（月） 新オフィスでは、さらなる体制強化を進めてまいります。 引き続きご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。 |
短文メールでは「簡潔さ」、長文メールでは「誠意」を意識するとバランスが取れます。
文面を相手別（仕入先・協力会社など）に調整するコツ
相手の立場によって、文面のトーンを少し変えるのも効果的です。
たとえば、仕入先や協力会社には「引き続きのご協力をお願い申し上げます」、顧客企業には「今後とも末永くご愛顧賜りますようお願い申し上げます」といった表現を使い分けると自然です。
| 相手の種類 | 文面調整のポイント |
|---|---|
| 仕入先 | 「今後も安定した取引を続けられるよう努めてまいります」など、業務継続を強調。 |
| 協力会社 | 「引き続きご支援のほどお願い申し上げます」と連携を重視した言葉を添える。 |
| 顧客企業 | 「今後とも末永いお付き合いをお願い申し上げます」と感謝を中心にまとめる。 |
取引先向けメールは「正確・丁寧・誠実」を基本に、相手の関係性に応じた表現を添えることが鍵です。
顧客への本社移転メール例文集
顧客への本社移転メールは、企業の信頼を保ちつつ親しみやすさを感じさせることがポイントです。
この章では、顧客との関係性を大切にしながら丁寧に伝えるためのフルバージョン例文と、目的別のテンプレートを紹介します。
【フルバージョン例文】顧客向け案内メール
まずは、企業全体の顧客に向けて送る正式なメール例文です。
お知らせのトーンを柔らかく整えることで、堅苦しくなりすぎず誠実な印象を与えられます。
| 件名 | 本社移転のお知らせ（〇〇株式会社） |
|---|---|
| 本文 | いつも〇〇株式会社をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。
このたび弊社は、下記の通り本社を移転することとなりました。 【移転日】2026年2月10日（月） 今回の移転を機に、より良いサービス提供に努めてまいります。 移転後も変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。 〇〇株式会社 |
顧客向けのメールでは、「ご愛顧」「より良いサービス」など前向きな言葉を使うことで安心感を与えられます。
個人客・法人顧客向けに使える2タイプの例文
顧客層によって、言葉遣いや文体を少し変えるとより伝わりやすくなります。
以下に、個人顧客向けと法人顧客向けの例文をまとめました。
| タイプ | 例文 |
|---|---|
| 個人顧客向け | 件名：本社移転のご案内（〇〇株式会社）
平素より弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。 このたび弊社は、下記の住所へ本社を移転いたします。 【新住所】〒100-0000 東京都千代田区丸の内1丁目1番1号 今後も変わらぬご愛顧を賜りますよう、お願い申し上げます。 |
| 法人顧客向け | 件名：【ご案内】本社移転のお知らせ（〇〇株式会社）
平素より格別のご支援を賜り、厚く御礼申し上げます。 このたび弊社は、業務効率向上のため下記住所へ本社を移転いたします。 【移転日】2026年2月10日（月） 今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。 |
法人向けではビジネス敬語を使い、個人向けでは親しみやすいトーンに調整するのがコツです。
アクセス情報や地図リンクを添える方法
顧客が来社する可能性がある場合は、アクセス方法や地図リンクをメールに添えると親切です。
地図画像を添付するか、Googleマップのリンクを貼る方法が一般的です。
| 要素 | 記載例 |
|---|---|
| 地図リンク | Googleマップで見る |
| 最寄駅 | JR東京駅より徒歩5分／地下鉄大手町駅直結 |
| 注意事項 | 駐車場はございませんので、公共交通機関をご利用ください。 |
アクセス情報を加えることで、顧客が安心して来社できる案内メールになります。
送信前に確認したいチェックリスト
本社移転メールは、一度送信すると修正が難しいため、内容の最終確認が欠かせません。
この章では、誤記や誤送信を防ぐためのチェックリストと、送信時の注意点をまとめました。
誤記・誤送信・機密情報漏洩を防ぐ5項目
本社移転メールには住所や電話番号など、正確性が求められる情報が多く含まれます。
わずかな誤りが大きな混乱を招くこともあるため、送信前に以下のポイントを確認しましょう。
| チェック項目 | 確認内容 |
|---|---|
| 住所・郵便番号 | 番地・丁目などが正確に記載されているか確認する。 |
| 移転日 | 日付や曜日に誤りがないかを再確認する。 |
| 電話・FAX番号 | 桁数やハイフン位置が正しいかチェックする。 |
| 社名・代表者名 | 正式名称・肩書の表記に間違いがないか確認する。 |
| 担当者名・署名 | 部署名やメールアドレスが最新か確認する。 |
送信前に一度声に出して読み上げると、誤字脱字を発見しやすくなります。
BCC・宛名設定のトラブル防止ポイント
特に社外向けの案内メールでは、宛先設定を誤ると大きなトラブルに発展することがあります。
以下のルールを守ることで、安全に一斉送信ができます。
| 設定項目 | 注意点 |
|---|---|
| To（宛先） | 個別に送る場合のみ使用。複数宛先を入れない。 |
| CC | 社内で共有が必要な場合に限定して使用する。 |
| BCC | 一斉送信時はBCCにまとめて入力する。宛先漏れ防止にも有効。 |
| 件名 | 「お知らせ」「ご案内」などフォーマルな言葉で統一する。 |
| 添付ファイル | 不要な個人情報や社内資料が含まれていないか確認する。 |
送信直前に「宛先」「件名」「添付」を再確認するだけで、多くのミスを防ぐことができます。
また、メールを複数回に分けて送る場合は、対象リストをエクセルなどで管理しておくと便利です。
送信はスピードよりも正確さを優先することが、企業の信頼を守る第一歩です。
印象をアップさせる移転メールの工夫
本社移転メールは、単なる住所変更の連絡にとどまらず、企業の姿勢や印象を左右する重要なメッセージです。
ここでは、少しの工夫で相手の印象を良くするためのアイデアを紹介します。
写真・地図・新オフィス紹介を添えるアイデア
移転後の新しい環境を簡単に紹介するだけで、相手に「発展している企業」という好印象を与えることができます。
以下のような工夫を取り入れてみましょう。
| 工夫 | 具体例 |
|---|---|
| 写真を添付する | エントランスや会議室などの写真を1〜2枚添えることで、会社の雰囲気を伝えられます。 |
| 地図リンクを入れる | 「Googleマップで見る」リンクを挿入してアクセスを明確にする。 |
| オフィス紹介を加える | 「打ち合わせスペースを拡充しました」など、新しい取り組みを簡潔に紹介する。 |
写真を添える場合は、容量を軽くして添付しすぎないことも大切です。
見た目の印象を整えることで、移転メールは“案内文”から“企業PR”へと進化します。
移転の挨拶を印象的に締める書き方
最後の一文は、読者の記憶に残る部分です。
一般的な「今後ともよろしくお願いいたします。」でも良いですが、少し言葉を工夫すると温かみのある印象を与えられます。
| 目的 | 締めの文例 |
|---|---|
| 感謝を伝えたい場合 | 「これまでのご支援に深く感謝申し上げます。今後とも変わらぬお付き合いをお願い申し上げます。」 |
| 前向きな印象を与えたい場合 | 「新しい環境のもと、より良いサービスの提供に努めてまいります。」 |
| シンプルにまとめたい場合 | 「引き続きご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。」 |
締めの一文で誠意を伝えることが、印象に残るビジネスメールの秘訣です。
もし社内報やSNSなどで発信する場合は、オフィス紹介文や写真を再利用し、企業のストーリーとして発信するのも効果的です。
移転は「企業の変化を伝えるチャンス」と捉え、ポジティブな情報として共有するのがポイントです。
まとめ！信頼される本社移転メールをスムーズに送るために
本社移転メールは、単なる住所変更の通知ではなく、企業としての誠実さと信頼を示す重要な連絡手段です。
これまで紹介したポイントを押さえれば、相手に失礼のない丁寧な案内文を作成できます。
| チェックポイント | 内容 |
|---|---|
| 目的の明確化 | 「なぜ移転するのか」を一文で簡潔に伝える。 |
| 基本構成の徹底 | 挨拶 → 移転報告 → 詳細情報 → 結び、の流れを守る。 |
| 相手別の調整 | 社内・取引先・顧客でトーンを変える。 |
| 誤記防止 | 住所・日付・電話番号を複数人でチェック。 |
| 印象づけの工夫 | 写真・地図・新オフィス紹介で前向きな印象を添える。 |
「正確で丁寧な通知」は、相手への信頼を築き、企業の姿勢を伝える最もシンプルな方法です。
一通の移転メールから生まれる印象が、これからの取引や関係構築にもつながります。
本記事を参考に、自社らしい誠実で印象の良い本社移転メールを完成させましょう。
コメント