打ち合わせ日程調整メールの書き方と例文！相手に失礼にならないテンプレート集

打ち合わせの日程をメールで調整するとき、「どんな書き方をすれば失礼にならないんだろう」と迷うことはありませんか。

相手の予定を尊重しつつ、スムーズにやり取りを進めるには、ちょっとしたコツと定型表現を押さえることが大切です。

この記事では、ビジネスシーンで使える打ち合わせ日程調整メールの書き方とそのまま使える例文を多数紹介します。

基本マナーから状況別のテンプレート、そして印象が良くなる一言までを徹底解説。

読むだけで「もうメール文面に悩まない」と思える実践的な内容です。

打ち合わせ日程調整メールの基本マナー

打ち合わせの日程調整メールは、相手との信頼関係を築く第一歩です。

この章では、相手に失礼のない文面を作るための基本的なマナーとポイントを解説します。

読み終えるころには、どんな相手にも自信を持ってメールを送れるようになります。

まず押さえたい日程調整メールの目的と役割

日程調整メールの目的は、「予定を合わせること」だけではありません。

相手への配慮を伝えながら、スムーズに調整を進めることが重要です。

たとえば、上司や取引先に対して一方的な希望を伝えると、印象が悪くなる場合もあります。

「ご都合のよろしい日時をお知らせください」と添えるだけで、柔らかく、協調的な印象になります。

つまり、メール文面には「調整力」だけでなく、「思いやり」が求められているのです。

目的	意識すべきポイント
相手との予定を合わせる	複数候補を提示して選びやすくする
印象を良くする	丁寧な表現と柔らかい言い回しを使う
スムーズに進める	返信を待たせずスピーディに対応する

相手を不快にさせないための基本ルール

ビジネスメールでは、形式の整った文章と丁寧な言葉づかいが基本です。

しかし、形式だけを守っても「冷たい印象」になることがあります。

大切なのは、読み手が気持ちよく返信できる文面にすることです。

たとえば「どの日程がよろしいですか？」ではなく、「ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです」と言い換えると、柔らかく感じられます。

また、初めてメールを送る相手には、「いつもお世話になっております」などの定型挨拶を忘れずに添えましょう。

NG表現	好印象の言い換え
どの日程がいいですか？	ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。
この日しか空いていません。	もし上記日程が難しい場合は、別日もご提案可能です。
返信ください。	お手数ですが、ご確認のうえご返信いただけますと幸いです。

件名・挨拶・締めの定型表現一覧

件名や締めの言葉は、相手に与える印象を大きく左右します。

短く明確で、内容がすぐに伝わる表現を選びましょう。

以下の表は、実際に使える定型例です。

項目	おすすめ例
件名	打ち合わせ日程のご相談（株式会社〇〇）
挨拶	いつもお世話になっております。株式会社△△の□□でございます。
結び	お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

件名は「短く・明確に・一目で内容がわかる」ことがポイントです。

また、締めの言葉を添えることで、最後まで丁寧な印象を残すことができます。

ここまでが、打ち合わせ日程調整メールを送るうえでの基本マナーです。

次の章では、実際のメール構成と「そのまま使えるテンプレート例文」を紹介します。

打ち合わせ日程調整メールの書き方テンプレート

日程調整メールは、基本構成を理解しておくことで誰にでも簡潔で丁寧な文面が書けるようになります。

この章では、打ち合わせメールの基本構成、すぐ使えるフルバージョン例文、そして社外・上司・社内での使い分け方を紹介します。

テンプレートをベースに、自分の状況に合わせて少し調整するのがポイントです。

基本構成（挨拶・本文・締め）を理解しよう

打ち合わせ日程調整メールは、以下の3ステップで構成するのが基本です。

構成	内容
① 挨拶・目的	お世話になっている旨と、打ち合わせの目的を簡潔に伝える。
② 本文	候補日や希望時間を提示し、相手に確認してもらう。
③ 締め	感謝と返信依頼の一言で丁寧に締める。

この流れを守るだけで、どんな相手にも失礼のない印象を与えられます。

次に、実際の文例を見てみましょう。

【そのまま使える】フルバージョンの例文

以下は、初めて取引先に送る際に使える「完全版」の例文です。

件名	打ち合わせ日程のご相談（株式会社サンプル）

――――

株式会社サンプル

営業部　佐藤様

いつもお世話になっております。

株式会社ビジネスリンクの田中でございます。

このたび、先日の件につきまして打ち合わせの日程をご相談させていただきたくご連絡いたしました。

以下のいずれかの日程でご都合はいかがでしょうか。

・1月10日（火）10:00〜11:00

・1月11日（水）13:00〜14:00

・1月12日（木）15:00〜16:00

もし上記日程が難しい場合は、別日をご提示いただけますと幸いです。

お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のうえご返信いただけますようお願いいたします。

何卒よろしくお願いいたします。

――――

株式会社ビジネスリンク

営業部　田中一郎

電話：000-0000-0000

メール：tanaka@example.com

この形式を基本として使えば、誰にでも通じる丁寧なメールになります。

社外・上司・社内別の使い分け方

メールは相手との関係性によって、少しトーンを調整するのが理想です。

以下の表で、それぞれの違いを比較してみましょう。

相手	ポイント	例文の一部
社外（取引先）	敬語を丁寧に、候補日は複数提示	「ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。」
上司	簡潔に要点をまとめ、確認依頼を明確に	「ご確認のうえ、問題なければご指示ください。」
社内（同僚）	フランクすぎず、ビジネス調を維持	「下記日程で打ち合わせ可能でしょうか。」

どのケースでも、相手が次のアクションを取りやすいように書くことが大切です。

「返信しやすい構成」「読みやすいフォーマット」を意識すると、自然と印象も良くなります。

テンプレートはあくまで“型”。大切なのは、相手に合わせて自然に調整することです。

次の章では、状況別に使える具体的な例文を多数紹介します。

状況別｜目的に合わせた打ち合わせ日程調整メール例文集

ここでは、実際のシーンに応じた打ち合わせ日程調整メールの例文を紹介します。

取引先・上司・社内メンバーなど、相手や状況に合わせて文面を調整することで、よりスムーズなやりとりができます。

そのまま使えるテンプレートも併記しているので、コピーして日付や名前を差し替えるだけで利用できます。

自分から日程を提案する場合の例文（3パターン）

まずは、あなたが主導して打ち合わせを設定したい場合の例文です。

複数の候補日を提示することが、スムーズな日程調整の基本です。

パターン	例文
ビジネス標準	件名：打ち合わせ日程のご相談（株式会社サンプル） 株式会社サンプル 営業部　佐藤様 いつもお世話になっております。 株式会社ネクストリンクの山本でございます。 先日の件につきまして、打ち合わせの日程をご相談させていただきたくご連絡いたしました。 以下のいずれかの日程でご都合はいかがでしょうか。 ・2月5日（火）10:00〜11:00 ・2月6日（水）14:00〜15:00 ・2月7日（木）15:00〜16:00 もし上記が難しい場合は、別日をご指定いただけますと幸いです。 お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。 ―――― 株式会社ネクストリンク 営業部　山本健一 電話：000-0000-0000 メール：yamamoto@example.com
上司・社内向け	件名：打ち合わせ日程のご相談 田中部長 お疲れさまです。営業部の鈴木です。 〇〇案件について、打ち合わせ日程を調整させていただきたくご連絡しました。 以下の候補でご都合はいかがでしょうか。 ・2月5日（火）10:00〜 ・2月6日（水）14:00〜 ・2月7日（木）16:00〜 ご都合のよい日時をお知らせください。 よろしくお願いいたします。
カジュアルな社内調整	件名：〇〇打ち合わせ日程の確認 山田さん お疲れさまです。中村です。 〇〇プロジェクトの件で、短い打ち合わせを設定したいです。 以下の日程で可能でしょうか。 ・2月6日（水）午前中 ・2月7日（木）午後 ・2月8日（金）午前 難しいようでしたら、ほかの候補も出します。 ご確認よろしくお願いします。

相手の都合を伺う場合の例文（2パターン）

相手にスケジュールを主導してもらいたい場合の例文です。

相手が選びやすいよう、柔らかく聞くのがコツです。

パターン	例文
取引先向け	件名：打ち合わせ日程の件（ご都合の確認） 株式会社サンプル 営業部　佐藤様 いつもお世話になっております。 株式会社エールリンクの森です。 〇〇案件の打ち合わせにつきまして、佐藤様のご都合のよいお日にちをお知らせいただけますでしょうか。 弊社は2月10日以降であれば調整可能です。 お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
上司向け	件名：打ち合わせ日程の確認 田中課長 お疲れさまです。営業の高橋です。 〇〇案件の進捗共有のため、打ち合わせを設定させていただきたいです。 課長のご都合のよい日をお知らせいただけますでしょうか。 よろしくお願いいたします。

日程変更や再調整をお願いする場合の例文（2パターン）

一度決まった予定を変更する場合は、まずお詫びの一文を添えるのが基本です。

その上で、候補日を複数提示し、相手に選びやすくします。

パターン	例文
社外向け	件名：打ち合わせ日程変更のお願い 株式会社サンプル 営業部　佐藤様 いつもお世話になっております。株式会社テクノラインの伊藤でございます。 誠に恐縮ですが、当初予定しておりました2月12日（木）の打ち合わせについて、都合により日程を変更させていただきたくご連絡いたしました。 以下の日程で再度ご調整いただくことは可能でしょうか。 ・2月13日（金）10:00〜 ・2月16日（月）14:00〜 ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
社内向け	件名：打ち合わせ日程変更の件 山田さん お疲れさまです。佐々木です。 〇〇ミーティングについてですが、急用が入り変更させていただければと思います。 以下のいずれかでご都合はいかがでしょうか。 ・2月14日（金）午前 ・2月15日（月）午後 申し訳ありませんが、ご確認お願いいたします。

どのケースでも共通して大切なのは、「早めの連絡」と「相手への配慮」です。

次の章では、よく使われる便利フレーズをまとめて紹介します。

打ち合わせ日程調整で使える便利フレーズ集

丁寧な日程調整メールをスムーズに書くには、よく使うフレーズをいくつか覚えておくのがおすすめです。

この章では、「候補日の提示」「返信依頼」「変更依頼」など、シーン別にすぐ使える便利な言い回しを紹介します。

どの表現も、相手への気づかいを自然に伝えることができる定番フレーズです。

候補日提示に使える言い回し

打ち合わせ日程を提案する際は、複数の候補を挙げ、柔らかい言葉で伝えるのがポイントです。

下記のような表現を組み合わせると、自然で感じの良い文面になります。

シーン	おすすめフレーズ
候補を提示する	以下の日程のいずれかでご都合はいかがでしょうか。
選択を促す	ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。
柔らかく提案する	もし上記が難しい場合は、別日をご提示いただけますと助かります。
自社側の都合を伝える	弊社は〇月〇日以降であれば調整可能でございます。

とくに、「ご都合はいかがでしょうか」「お知らせいただけますと幸いです」は、相手に圧を与えない表現として定番です。

返信を促すやわらかい表現

返信を求めるときは、命令形を避け、やわらかく依頼する言葉を選びましょう。

NG表現	おすすめフレーズ
返信ください。	お手数ですが、ご確認のうえご返信いただけますと幸いです。
いつまでに返してください。	恐れ入りますが、〇日までにご返信いただけますと助かります。
返事をお願いします。	お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

返信依頼の一言があるだけで、メール全体の印象がぐっと丁寧になります。

断り・変更依頼で丁寧に伝えるフレーズ

予定の変更やお断りを伝えるときは、まずお詫びを述べることがマナーです。

そのうえで、代替案を示すと、相手に誠意が伝わります。

シーン	おすすめフレーズ
日程変更をお願いする	誠に恐縮ですが、都合により日程を変更させていただきたくご連絡いたしました。
お詫びを伝える	ご迷惑をおかけし申し訳ございません。
再調整を依頼する	以下の日程で再度ご調整いただけますと幸いです。
断りを入れる	誠に恐れ入りますが、今回は見送らせていただければと存じます。

これらのフレーズを組み合わせることで、トラブル時でも落ち着いた印象を保てます。

注意すべきなのは、同じ内容でも言い回し次第で印象が大きく変わるという点です。

形式的すぎず、誠実さの感じられる文面を心がけましょう。

便利フレーズをストックしておくと、どんな状況でも慌てずに対応できます。

次の章では、逆に「やってはいけないNG例」と、その改善ポイントを具体的に見ていきます。

よくあるNG例と改善ポイント

どんなに丁寧に書いたつもりでも、相手から見ると「少し違和感がある」と感じられるメールがあります。

この章では、ありがちな失敗例とその改善方法を、具体的な文例を交えて解説します。

細かい言葉づかいを見直すだけで、印象が大きく変わることを実感できるはずです。

件名が曖昧・候補が1つしかないケース

件名が抽象的だったり、候補日が少なすぎると、相手がすぐに対応しづらくなります。

以下の表は、よくあるNGパターンと改善例です。

NG例	改善例
件名：ご相談	件名：打ち合わせ日程のご相談（株式会社〇〇）
候補：3月2日（木）のみ	候補：3月2日（木）／3月3日（金）／3月6日（月）
「都合のいい日を教えてください」だけ	「以下の候補のいずれかでご都合はいかがでしょうか」

候補は最低3つ提示することで、相手が選びやすくなり、調整がスムーズになります。

敬語がくどい・固すぎる文面

丁寧に書こうと意識するあまり、敬語が重なりすぎるケースもよくあります。

特に「〜させていただきたく存じます」を多用すると、硬くなりすぎてしまいます。

NG表現	自然な言い換え
ご連絡させていただきたく存じます。	ご連絡いたしました。
ご確認いただけますと幸いに存じます。	ご確認のほどよろしくお願いいたします。
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。	お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

敬語の「多さ＝丁寧さ」ではありません。

自然で読みやすい表現こそが、ビジネスの現場で信頼される文面につながります。

「失礼にならない自然な書き換え方」例

最後に、少し気をつけるだけで印象が良くなる文面の書き換え例を紹介します。

NG例	改善例
返信ください。	ご確認のうえご返信いただけますと幸いです。
予定を教えてください。	ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。
変更してもいいですか？	誠に恐縮ですが、日程の変更をお願いできますでしょうか。

メールは「読み手がどう感じるか」を意識して書くことが最も大切です。

たった一文の言い換えで、相手の受け取り方は大きく変わります。

次の章では、より信頼されるメール対応のコツを紹介します。

プロが教える信頼されるメール術

日程調整メールを「単なる連絡」と思っていませんか。

実は、ちょっとした気づかいで「できる人」という印象を残すことができます。

この章では、返信スピード、文面トーン、テンプレート活用の3つの観点から、信頼されるメール対応のコツを紹介します。

返信タイミングで差がつく

最も印象を左右するのは、文面よりも「返信の速さ」です。

ビジネスの現場では、やり取りが早い人ほど「信頼できる」と感じられやすい傾向があります。

理想は、相手からメールを受け取ってから24時間以内に返信すること。

すぐに回答できない場合でも、「確認後、改めてご連絡いたします。」と一言返すだけで誠実さが伝わります。

状況	おすすめ対応
すぐに返信できる	当日中に返信を送る。
確認が必要な場合	「確認後、改めてご連絡いたします。」と仮返信を入れる。
予定がまだ不明な場合	「調整中のため、〇日までにご返信いたします。」と期限を伝える。

スピード感のある対応は、それだけで「信頼できる人」という印象を与えます。

相手との関係性別にトーンを調整する方法

メールは、相手との関係性によって「適切な距離感」が変わります。

親しい関係ほどカジュアルでも問題ありませんが、ビジネス上の相手には一定のフォーマルさを保つことが重要です。

相手のタイプ	適切なトーン	文面例
取引先・上司	丁寧で正式な言葉づかい	「お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。」
同僚・チームメンバー	簡潔で親しみやすい言葉	「下記日程で問題ないか確認お願いします。」
長年の取引相手	適度にフレンドリーな敬語	「いつもご対応ありがとうございます。今週中に一度打ち合わせできればと思います。」

相手に合わせてトーンを変えることは、思いやりの表現でもあります。

「誰に送るメールなのか」を意識するだけで、印象が格段に良くなります。

テンプレートを自分の言葉にするコツ

テンプレートは便利ですが、そのまま使うと「定型文っぽい」印象を与えてしまうことがあります。

重要なのは、一文だけでも自分の言葉を加えることです。

たとえば「ご都合のよい日時をお知らせください」という文の前に、「〇〇の件でお話できればと考えております」と加えるだけで、自然で温かみのある印象になります。

テンプレート文	ひと言アレンジ例
ご都合のよい日時をお知らせください。	〇〇の件で一度ご相談させていただきたく、ご都合のよい日時をお知らせください。
お忙しいところ恐れ入ります。	ご多用のところ恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。
ご返信をお待ちしております。	お手数をおかけしますが、ご返信をお待ちしております。

テンプレートはあくまで土台です。

自分の立場や相手との関係性を踏まえて少し変えるだけで、「心のこもったメール」に変わります。

メールは“文章で伝えるコミュニケーション”。形式だけでなく、相手への思いやりを大切にしましょう。

次の章では、この記事全体のまとめとして、丁寧な日程調整が信頼関係を築く理由を振り返ります。

まとめ！丁寧な日程調整メールでビジネスを円滑に

ここまで、打ち合わせ日程調整メールのマナーから実践的な例文、そして信頼される書き方のコツまでを紹介してきました。

最後に、日程調整メールを円滑に進めるための重要ポイントを振り返ります。

ポイント	意識すべき内容
相手を優先する姿勢	「ご都合のよい日時をお知らせください」と柔らかく伝える。
件名と構成	件名は一目で内容がわかるように、本文は挨拶→本文→締めの3部構成に。
スピーディな返信	できれば24時間以内に返信することで、信頼度がアップ。
柔らかい表現	命令形を避け、「〜いただけますと幸いです」といった言い回しを活用。
テンプレートの活用	基礎はテンプレートを使い、1文だけでも自分らしい表現を加える。

メールでのやり取りは、単なる情報伝達ではなく「人と人との信頼構築の場」です。

たとえ短い文面でも、相手を思いやる一文を添えるだけで、印象は驚くほど変わります。

特に日程調整メールは、相手のスケジュールに関わる重要な連絡手段です。

そのため、丁寧さとスピード感の両方を意識することが、結果的にビジネスを円滑に進める鍵となります。

「早く」「丁寧に」「わかりやすく」。

この3つを意識してメールを書けば、どんな相手にも好印象を与えることができます。

あなたの1通のメールが、信頼を生み、次の仕事をつなぐきっかけになります。