海外の同僚やクライアントとMicrosoft Teamsで打ち合わせを行う際、意外と悩むのが「英語での招待メールの書き方」です。
「どんな件名にすればいい？」「失礼のない言い回しは？」と迷う方も多いでしょう。
この記事では、英語でTeams会議の招待メールを送るときに使える自然なフレーズと、実際にそのまま使える例文を多数紹介します。
社内メンバー向けのカジュアルな文面から、取引先宛てのフォーマルな表現まで幅広くカバー。
さらに、リマインドやフォローアップなど、ビジネスでよく使う関連メールの例文もまとめています。
この記事を読めば、「英語でのTeams招待メール」にもう迷わなくなります。
英語でTeams会議の招待メールを送る基本構成
英語でTeams会議の招待メールを書くときは、まず全体の構成を理解しておくことが大切です。
日本語のメールのように長い前置きは不要で、要点を整理してシンプルに伝えるのが基本になります。
この章では、メールに入れるべき6つの要素と、読みやすく伝わる英文の組み立て方、そして実際のフルバージョン例文を紹介します。
メールに入れるべき6つの基本要素
英語でのTeams会議招待メールは、次の6つの要素で構成されています。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 1. 件名（Subject） | 会議の目的と手段（Teamsなど）を一目で分かるようにする。 |
| 2. 宛名（Greeting） | 相手との関係性に応じて「Dear」「Hi」などを使い分ける。 |
| 3. 挨拶と目的（Opening） | 簡単な挨拶と、メールの目的を1文で伝える。 |
| 4. 会議の詳細（Body） | 日時、目的、Teamsリンクなどを具体的に記載する。 |
| 5. 返信依頼・補足（Closing） | 出席確認や補足事項を柔らかく伝える。 |
| 6. 結びと署名（Signature） | 丁寧な締めの一言と、自分の署名情報を添える。 |
この流れを意識するだけで、英語メール全体の印象が自然で読みやすくなります。
短くても伝わる英語文の組み立て方
英語のビジネスメールは「一文で一情報」が基本です。
日本語のように説明を重ねるのではなく、伝えたい内容を一文でスパッと書くとわかりやすくなります。
たとえば、「次回の会議について相談したいのですが」を英語にするなら、“I would like to schedule a meeting to discuss our next project.”のように簡潔にまとめます。
「招待したい」「確認したい」といった動詞を主語のすぐ後に置くと、英語の自然な流れになります。
フルバージョン例文①：標準的な社内向けメール
ここでは、社内メンバーに送る際の標準的なTeams会議招待メールの全文例を紹介します。
| 項目 | 内容例 |
|---|---|
| 件名（Subject） | Teams Meeting Invitation – Weekly Progress Discussion |
| 宛名（Greeting） | Hi everyone, |
| 本文（Body） | I would like to schedule a Teams meeting to discuss our weekly progress and upcoming tasks.
Date: Tuesday, January 20th Time: 3:00 PM – 4:00 PM (JST) Please join the meeting using the link below: [Teams meeting link] |
| 締め（Closing） | Thank you for your time and cooperation.
Best regards, [Your Name] |
短くても必要な情報をすべて含めることで、相手が迷わず参加できるメールになります。
日本語訳を付けたい場合は、別途メモとして併記しておくと理解がスムーズです。
ポイント：
文中に「please」「would like to」などの柔らかい依頼表現を使うと、社内メールでも丁寧さを保てます。
英語メールの第一歩は、伝える順序を意識すること。
目的→日時→リンク→締め、という流れを守るだけで、自然で信頼感のあるメールになります。
件名（Subject）で印象を決める英語フレーズ集
メールの件名は、相手が最初に目にする部分です。
特に英語でTeams会議の招待を送る場合、件名だけで「何の会議か」「どのツールを使うのか」がわかることが理想です。
この章では、目的別の件名テンプレートと注意点、さらに件名付きのフルバージョン例文を紹介します。
目的別に使える件名テンプレート10選
以下は、ビジネスシーン別に使いやすい件名テンプレートの一覧です。
| 目的 | 件名例 |
|---|---|
| 進捗共有 | Teams Meeting Invitation – Project Update |
| 定例会議 | Weekly Teams Meeting – Team Discussion |
| 顧客打ち合わせ | Invitation: Client Meeting via Teams |
| 新プロジェクト | Teams Meeting – New Project Kickoff |
| 報告会 | Meeting Request – Monthly Report Review |
| 調整依頼 | Scheduling a Teams Meeting – Time Confirmation |
| 外部パートナーとの連携 | Invitation to Teams Meeting – Partnership Discussion |
| 短いフォーマル件名 | Meeting Invitation (via Teams) |
| 少しカジュアルな件名 | Let’s Meet on Teams – Project Update |
| チーム全体宛て | Teams Call for All Members – Weekly Sync |
件名だけで「目的＋手段（Teams）」が伝わるかどうかがポイントです。
「via Teams」「Online Meeting」などの使い分け
件名で使うフレーズにも微妙なニュアンスの違いがあります。
| 表現 | 意味・使い方 |
|---|---|
| via Teams | 「Teamsを通じて」という意味。正式な案内文に最適。 |
| on Teams | ややカジュアル。社内メールや親しい相手に。 |
| Online Meeting | ツールを指定せず汎用的に使える。 |
| Virtual Meeting | ややフォーマル。外部向けや海外拠点との会議に。 |
たとえば社外メールなら“via Teams”が自然で、社内なら“on Teams”の方がフレンドリーに響きます。
使い分けによって相手に与える印象をコントロールしましょう。
件名付きフルバージョン例文②：社外向けフォーマルメール
ここでは、取引先やクライアントに送る際の正式な招待メールの例文を紹介します。
| 項目 | 内容例 |
|---|---|
| 件名（Subject） | Invitation to Teams Meeting – Project Collaboration |
| 宛名（Greeting） | Dear Mr. Smith, |
| 本文（Body） | I hope this message finds you well.
I would like to invite you to a Teams meeting to discuss our ongoing project and next steps. Date: Friday, January 23rd Time: 11:00 AM – 12:00 PM (JST) Meeting link: [Teams meeting link] Please let me know if this schedule works for you. |
| 締め（Closing） | Thank you for your time and cooperation.
Best regards, [Your Name] [Your Company] |
相手にスムーズに参加してもらうために、「日時＋リンク＋確認依頼」の3点セットを必ず明記しましょう。
このような形式をテンプレート化しておくと、毎回のメール作成がぐっと楽になります。
ビジネスシーン別・Teams会議招待メールの英語例文集
英語のTeams会議招待メールは、相手との関係性によって文体を変えるのが基本です。
社内メンバーに送る場合と、取引先や海外拠点に送る場合では、言葉の選び方や丁寧さのレベルが異なります。
ここでは、状況別にすぐ使える英語例文をまとめました。
社内メンバー向け（フレンドリー＋丁寧）例文3選
社内宛てのメールでは、短く読みやすく、それでいて失礼にならないトーンがポイントです。
| 例文 | 特徴 |
|---|---|
| Subject: Teams Meeting – Weekly Sync
Hi team, Let’s have a short Teams meeting to review our weekly progress and share updates. Date: Monday, January 26th Time: 10:00 AM – 10:30 AM (JST) Link: [Teams meeting link] Best, [Your Name] |
定例ミーティングに最適なフォーマット。カジュアルすぎず丁寧。 |
| Subject: Teams Call – Quick Project Discussion
Hi everyone, I’d like to set up a quick Teams call to discuss the next steps for our project. Time: 2:00 PM – 2:30 PM (JST), Tuesday, Jan 27th Here’s the link: [Teams meeting link] Thanks, [Your Name] |
軽めの打ち合わせなど、社内で手早く調整したいときに使える。 |
| Subject: Follow-up Teams Meeting
Hi [Colleague’s Name], I’d like to follow up on our last discussion and propose a short Teams meeting. Would Wednesday at 4:00 PM work for you? Here’s the tentative link: [Teams meeting link] Best regards, [Your Name] |
前回の会議の続きなど、1対1でやり取りする場合に便利。 |
社内宛ては「簡潔＋前向きなトーン」が最も好印象です。
取引先・顧客向け（フォーマル）例文3選
社外向けのメールでは、表現を少しフォーマルにすることで信頼感が増します。
| 例文 | 特徴 |
|---|---|
| Subject: Invitation to Teams Meeting – Partnership Update
Dear [Client’s Name], I hope this email finds you well. I would like to invite you to a Teams meeting to review our partnership progress and discuss next steps. Date: Thursday, January 29th Time: 10:00 AM – 11:00 AM (JST) Meeting link: [Teams meeting link] Please let me know if this time works for you. Best regards, [Your Name] |
フォーマルかつ明確。初対面の取引先にも安心して使える。 |
| Subject: Teams Meeting Request – Quarterly Review
Dear [Client’s Name], We would like to arrange a Teams meeting to go over the quarterly results and upcoming plans. Please confirm your availability for next Wednesday at 2:00 PM (JST). We’ll share the meeting link once confirmed. Kind regards, [Your Name] |
日程調整を含めた招待に向いており、柔らかい依頼調の表現。 |
| Subject: Teams Meeting Confirmation – Product Update
Dear [Client’s Name], Thank you for agreeing to join the Teams meeting on Friday at 3:00 PM (JST). Here is the meeting link: [Teams meeting link] We look forward to discussing the product updates in detail. Best regards, [Your Name] |
すでに予定が決まっている場合の確認メールとして便利。 |
海外拠点や外資系企業向けのナチュラル例文2選
外資系や海外の同僚宛てでは、ややフレンドリーな自然体の英語が好まれます。
| 例文 | 特徴 |
|---|---|
| Subject: Teams Catch-up Meeting
Hi [Name], Hope you’re doing well. Let’s have a short Teams catch-up to align on our project goals. Would Thursday afternoon work for you? Cheers, [Your Name] |
海外メンバーとのやり取りに多い「catch-up」を使った自然な表現。 |
| Subject: Quick Teams Sync – Marketing Update
Hi [Name], Can we have a quick Teams sync tomorrow morning to discuss the marketing update? Please let me know what time works best for you. Thanks, [Your Name] |
フレンドリーながらも丁寧な依頼表現で、グローバルチームに最適。 |
相手との距離感に合わせてトーンを調整することで、信頼関係を自然に築けます。
同じ内容でも、文体の丁寧さを変えるだけで印象は大きく変わります。
英語のビジネスマナーと丁寧表現を身につける
英語でのTeams会議招待メールでは、単語や文法の正しさだけでなく、「丁寧さのバランス」が非常に重要です。
この章では、日本語の敬語に近い英語表現や、好印象を与える定番フレーズを紹介します。
同時に、避けたほうがよいカジュアルすぎる表現も確認しておきましょう。
「敬語」に相当する英語表現の使い方
英語には日本語のような複雑な敬語はありませんが、語調を柔らかくすることで丁寧さを表現できます。
以下のように、直接的な命令を避けて「would」「could」などを使うのがポイントです。
| 直接的な表現 | 丁寧な言い換え |
|---|---|
| Send me the link. | Could you please send me the link? |
| I want to invite you to a meeting. | I would like to invite you to a meeting. |
| Tell me your availability. | Please let me know your availability. |
“Could you please”や“I would like to”を使うことで、柔らかく上品な印象を与えます。
英語の「丁寧さ」は言葉選びよりも「文のトーン」で決まるのです。
定番のビジネスフレーズ15選
ここでは、Teams会議の招待や日程調整でよく使われる定番フレーズを紹介します。
| 目的 | 英語フレーズ |
|---|---|
| 会議の案内 | I would like to invite you to a Teams meeting. |
| 参加確認 | Please confirm if you are available at this time. |
| 時間提案 | Would [day/time] work for you? |
| お礼 | Thank you for your time and cooperation. |
| 再送 | I’m following up on the meeting invitation below. |
| 柔らかい依頼 | I’d appreciate it if you could join the meeting. |
| 日程変更 | Could we reschedule the meeting to [new time]? |
| リンク案内 | Please find the meeting link below. |
| 資料共有 | I’ve attached the agenda for your reference. |
| 合意確認 | Let me know if this plan works for you. |
| フォローアップ | Looking forward to discussing this further. |
| 感謝表現 | Thank you in advance for your cooperation. |
| 予定変更確認 | Please let me know if there’s any change in your schedule. |
| 準備依頼 | Please have the materials ready before the meeting. |
| 会議終了時 | Thank you for your input during the meeting. |
これらの表現をいくつか組み合わせるだけで、自然で丁寧なメールが完成します。
避けたいカジュアル表現とその代替フレーズ
ビジネスシーンでは、フレンドリーすぎる表現は避けた方が安心です。
| 避けたい表現 | 代替フレーズ |
|---|---|
| Let’s chat about it. | Let’s discuss this in our upcoming meeting. |
| I’ll send you stuff soon. | I’ll share the materials with you shortly. |
| Hey guys, | Hi everyone, |
| Talk to you later. | Looking forward to our discussion. |
| No problem! | That’s fine / That works for me. |
メールでは、冗談や口語表現を避けることで、相手に誤解を与えにくくなります。
相手への敬意を伝える英語は、「やわらかい依頼＋感謝」で構成するのが基本です。
特に初めてやり取りする相手には、少しフォーマルな文体を心がけましょう。
日時・リンク・返信依頼を自然に伝える方法
Teams会議の招待メールでは、日時やリンクの記載方法が分かりやすいことが最も重要です。
また、相手に返信を促す表現も、押しつけがましくならないよう工夫する必要があります。
この章では、時差を意識した書き方から、返信依頼のスマートな英語表現までを紹介します。
タイムゾーンを明記するコツと例文
海外の相手にメールを送るときは、必ずタイムゾーン（Time Zone）を明記しましょう。
日本時間を示すときは「JST（Japan Standard Time）」を付けるのが一般的です。
| 表現例 | 意味 |
|---|---|
| 10:00 AM – 11:00 AM (JST) | 日本時間午前10時から11時 |
| 2:00 PM (your local time) | 相手の現地時間を指定したいときに便利 |
| 3:00 PM (JST) / 6:00 AM (UTC) | 両方の時間を併記して誤解を防ぐ |
特に時差がある国とのやり取りでは、「どちらの時間基準なのか」を明記することがトラブル防止につながります。
Teamsリンクを安全に共有する英語表現
Teams会議のリンクは、相手がすぐにアクセスできるように明示的に書くことが大切です。
同時に、リンクの有効性や誤送信に注意するのもビジネスマナーです。
| 状況 | 英語フレーズ例 |
|---|---|
| リンクを案内するとき | Please find the Teams meeting link below. |
| 再送時 | Here’s the updated meeting link for your convenience. |
| 確認依頼 | Please let me know if you have any issues accessing the link. |
| リンク確認済みを伝える | I’ve double-checked that the link is working correctly. |
「below」や「attached」という言葉を使うことで、メール全体の流れが自然になります。
リンクは本文の中央や段落を分けて見やすく配置するのがコツです。
返信をお願いするやさしい英語の書き方（例文付き）
相手に返信を求めるときは、命令口調を避けて「確認」や「提案」の形にするのがポイントです。
| 目的 | 例文 |
|---|---|
| 出席確認 | Please confirm if you are available at this time. |
| 候補日時の確認 | Would [day/time] work for you? |
| 柔らかいお願い | I’d appreciate it if you could let me know your availability. |
| 再送の際 | Just following up to confirm your availability for the meeting. |
たとえば、以下のような全文構成で使うと自然です。
| 件名（Subject） | Teams Meeting – Time Confirmation |
|---|---|
| 本文（Body） | Dear [Name],
I would like to schedule a Teams meeting next week to discuss our upcoming project. Would Tuesday, February 3rd at 2:00 PM (JST) work for you? Please let me know your availability, and I’ll send you the meeting link once confirmed. Best regards, [Your Name] |
“Would … work for you?” は、英語で最も自然で丁寧な確認表現です。
これを使うだけで、押しつけがましさを感じさせず、柔らかい印象を与えられます。
会議前のリマインド・フォローアップメール例文集
Teams会議では、会議当日の直前に「リマインドメール（再通知）」を送ることで、参加漏れを防げます。
また、会議後にフォローアップメールを送ると、相手への印象がより丁寧になります。
この章では、すぐに使えるリマインド・フォローアップの英語例文を紹介します。
「friendly reminder」を使った自然な再通知文例
「friendly reminder（ご案内まで）」という表現を入れることで、相手に圧をかけずに丁寧な印象を与えられます。
| 例文 | 説明 |
|---|---|
| Subject: Reminder: Teams Meeting on February 5th
Dear [Name], This is a friendly reminder about our upcoming Teams meeting scheduled for Wednesday, February 5th, 3:00 PM (JST). Please use the following link to join: [Teams meeting link] Looking forward to our discussion. Best regards, [Your Name] |
“friendly reminder”を使うことで柔らかく再通知ができる。 |
| Subject: Reminder: Teams Meeting Tomorrow
Hi [Name], Just a quick reminder about our Teams meeting tomorrow at 10:00 AM (JST). Meeting link: [Teams meeting link] See you then, [Your Name] |
社内・フレンドリーな相手向けの短いリマインド文。 |
英語では「確認のために送ります」というより、「お知らせまでに（friendly reminder）」が自然です。
フォローアップで信頼を深める英語フレーズ
会議後に要点をまとめたフォローアップメールを送ると、仕事の丁寧さが伝わります。
以下の例文をベースに、自社やチームに合わせて調整しましょう。
| 例文 | 特徴 |
|---|---|
| Subject: Follow-up: Teams Meeting on February 5th
Dear [Name], Thank you for attending today’s Teams meeting. As discussed, please find below the summary of our key points:
I appreciate your input and look forward to continuing our collaboration. Best regards, [Your Name] |
フォーマルながらも温かみのあるフォローアップ。外部向けに最適。 |
| Subject: Thanks for Joining – Quick Follow-up
Hi [Name], Thanks for joining the Teams meeting earlier. I’ve summarized the key action points below for reference:
Let me know if I missed anything. Best, [Your Name] |
社内メンバー向け。簡潔で親しみやすいトーン。 |
返信がない場合のリマインド文例＋フルバージョン③
招待メールを送った後、相手から返信がないときは、1回だけ丁寧に確認を入れるのが一般的です。
催促ではなく、「念のための確認」というトーンを意識します。
| 項目 | 内容例 |
|---|---|
| 件名（Subject） | Follow-up on Teams Meeting Invitation |
| 本文（Body） | Dear [Name],
I hope you’re doing well. I just wanted to follow up on the Teams meeting invitation I sent earlier regarding [project/topic]. Please let me know if the proposed time works for you, or suggest an alternative if needed. Looking forward to your response. Best regards, [Your Name] |
フォローアップの目的は「相手に思い出してもらうこと」。催促ではなく、配慮を伝える文章にするのがコツです。
英語メールの結び（サインオフ）と署名の作り方
英語メールの印象を大きく左右するのが「結びの一言」と「署名」です。
最後の2行を少し工夫するだけで、相手に丁寧でプロフェッショナルな印象を与えることができます。
この章では、シーン別のサインオフ（締めの挨拶）表現と、署名の書き方をまとめて紹介します。
シーン別サインオフ10選
サインオフとは、メールの締めくくりに書く一言のことです。
ビジネスでは、関係性やフォーマル度に応じて使い分けるのがポイントです。
| サインオフ | 使う場面・特徴 |
|---|---|
| Best regards, | もっとも一般的で、どんな相手にも使える。 |
| Kind regards, | やや柔らかく、親しい取引先や社内向けに最適。 |
| Sincerely, | フォーマルな印象を与える。初回メールなどに。 |
| Best, | 短くてカジュアル。社内や同僚宛てに。 |
| Warm regards, | 感謝や親しみを伝えたいときに。 |
| With appreciation, | お礼の気持ちを強調したいときに。 |
| Yours sincerely, | 英国式のフォーマルな表現。ビジネス契約関係などに。 |
| Cheers, | フレンドリーな関係の同僚宛てに。 |
| Thanks again, | 感謝を強調するフレーズ。依頼後のメールに。 |
| Respectfully, | 非常にフォーマル。上司や役職者宛てに使用。 |
迷ったら「Best regards,」を使えば失敗しません。
「Best regards」以外のおすすめ表現
「Best regards」ばかり使っていると単調に感じる場合は、以下のような表現を織り交ぜてみましょう。
| 表現 | 意味と使い方 |
|---|---|
| Thank you, | 感謝を前面に出したいときに最適。 |
| Looking forward to your reply, | 返信を期待しているときに自然。 |
| Have a great day, | 少しカジュアルだが、社内宛てには好印象。 |
| Appreciate your support, | 協力へのお礼を伝えるときに。 |
| Warm wishes, | やわらかく丁寧な印象を与えたいときに。 |
サインオフの直前に「Thank you for your time.」などの一文を添えると、より自然な流れになります。
署名欄に入れるべき英語情報リスト
署名欄（Signature）は、相手があなたをすぐに特定できるようにするためのものです。
シンプルかつ情報が整理されたレイアウトを意識しましょう。
| 項目 | 例 |
|---|---|
| 名前（Name） | [Your Name] |
| 役職（Title） | Project Manager |
| 会社名（Company） | ABC Corporation |
| メールアドレス（Email） | [yourname]@abc.co.jp |
| 電話番号（Phone） | +81-3-1234-5678 |
| Webサイト（Website） | https://www.abc.co.jp |
署名例：
Best regards,
[Your Name]
Project Manager | ABC Corporation
[yourname]@abc.co.jp | +81-3-1234-5678
https://www.abc.co.jp
署名は「名刺の代わり」です。
簡潔で清潔感のあるデザインを意識し、長文になりすぎないようにしましょう。
まとめ：Teams会議招待メールの英語例文を使いこなそう
ここまで、Teams会議の招待メールを英語で送るための基本構成から、実践的な例文までを紹介してきました。
英語でのメールは難しそうに感じるかもしれませんが、ポイントを押さえれば誰でもスムーズに書けるようになります。
最後に、この記事の内容をまとめておきましょう。
テンプレート化して効率的に使うコツ
毎回ゼロから英文を考えるのは大変なので、あらかじめテンプレートを作っておくのがおすすめです。
件名・挨拶・本文・締めの流れを固定しておくことで、会議のたびに時間を節約できます。
たとえば、以下のようなテンプレートを用意しておくと便利です。
| 構成 | テンプレート例 |
|---|---|
| 件名 | Teams Meeting Invitation – [Topic] |
| 挨拶 | Dear [Name], |
| 本文 | I would like to invite you to a Teams meeting to discuss [topic]. Date: [Date] Time: [Time] (JST) Meeting link: [URL] |
| 締め | Please let me know if this schedule works for you. Best regards, [Your Name] |
テンプレートを「自分専用」にカスタマイズしておくと、英語メールの作成が驚くほどスムーズになります。
相手に配慮した一文で印象をアップ
英語メールでは、相手の立場を尊重する一言を添えるだけで印象が大きく変わります。
たとえば以下のような表現が効果的です。
| シーン | 英語表現例 |
|---|---|
| 相手の都合を気遣う | Please let me know if this time is convenient for you. |
| 感謝を伝える | Thank you for taking the time to attend the meeting. |
| 前向きな姿勢を伝える | Looking forward to working with you. |
こうした一文を入れることで、単なる事務連絡メールから「人間味のある丁寧なメール」に変わります。
英語メールは「文法の正しさ」よりも「気遣いの伝わり方」が大切です。
実践的な英語表現を身につけるステップ
この記事で紹介した例文を何度か使っていくうちに、自分なりの言い回しが身につくはずです。
最初は例文をそのまま使い、慣れてきたら語彙やトーンを少しずつアレンジしていくのがおすすめです。
特に「I would like to」「Please let me know」「Looking forward to」などの表現は、英語メールの基本中の基本として覚えておくと便利です。
また、社内や同僚とのやり取りでは柔らかく、取引先にはフォーマルに、というようにトーンの切り替えも意識しましょう。
最終的なゴールは、「英語メールを自分の言葉で書ける」状態になること。
Teams会議の招待をきっかけに、英語でのコミュニケーションに自信を持てるようになるはずです。
英語でのTeams招待メールは、丁寧・簡潔・明確が基本。
この3つを意識するだけで、どんな相手にも好印象を与えられるようになります。
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