不在通知メールの書き方【産休用】社外・社内・英文テンプレート付き

産休に入る前、「不在通知メールってどう書けばいいの？」と迷う方は多いですよね。

業務を一時的に離れる際、相手に丁寧に伝えることは信頼を保つうえでとても大切です。

この記事では、「不在通知メール 例文 産休」の検索意図をもとに、社外・社内・海外向けの使えるテンプレートを一挙に紹介します。

さらに、OutlookやGmailなど主要ツールでの設定方法や、トラブルを防ぐポイントも詳しく解説。

この記事を読めば、あなたの状況にぴったりの不在通知メールを安心して作成できます。

産休中の不在通知メールとは？相手に伝えるべき理由

ここでは、産休中に不在通知メールを設定する意味や必要性についてわかりやすく解説します。

単なる自動返信ではなく、相手に安心感を与え、業務を円滑に進めるための大切なマナーです。

不在通知メールとは何か（自動返信の仕組み）

不在通知メールとは、メールを受け取った際に自動で「現在、対応できません」と伝える機能のことです。

送信者に対して返信不能な理由や代替連絡先を自動で知らせるため、相手が次にどう行動すべきかをすぐ理解できます。

これは、社外・社内を問わず、円滑な連携を保つための基本的な仕組みです。

項目	役割
不在理由	メール対応が難しい事情を簡潔に伝える
期間	いつからいつまで不在かを明確に示す
代替連絡先	相手が次に連絡すべき担当者を案内

産休時に設定すべき3つの理由

産休中の不在通知は「業務の流れを止めないための配慮」です。

第一に、返信が遅れて相手に不安を与えることを防ぎます。

第二に、連絡先を明記することで、業務がスムーズに引き継がれます。

第三に、丁寧な文面を設定しておくことで、あなた自身や所属組織の印象を守る効果があります。

目的	期待できる効果
返信遅延の防止	相手の混乱や誤解を避ける
業務継続性の確保	代替担当者へのスムーズな引き継ぎ
信頼関係の維持	誠実で組織的な対応の印象を与える

設定しないと起こるトラブル例と信頼低下リスク

もし不在通知を設定していないと、相手は「メールが届いていないのか」「無視されたのか」と誤解してしまう可能性があります。

特に取引先や社外関係者の場合、ビジネス上の信頼を損ねる恐れもあります。

また、社内でも情報共有の遅れが生じることがあるため、産休に入る前の早めの設定が望ましいです。

不在通知の設定は、あなたの誠実さとプロ意識を伝える重要なサインです。

産休前の準備リストに「不在通知設定」を必ず入れておきましょう。

産休用の不在通知メールを書くときの基本構成

ここでは、ビジネスシーンで失礼なく伝わる不在通知メールの書き方を、構成の流れに沿って整理します。

この章を読めば、どんな相手にも誠実に伝わるメール文を自信を持って作成できるようになります。

メール本文の構成5ステップ（あいさつ〜締め）

不在通知メールは、短いながらも必要な情報を的確に伝えることが大切です。

「あいさつ → 不在期間 → 理由 → 代替連絡先 → 締めの礼文」の流れを守るだけで、丁寧で分かりやすい文章になります。

ステップ	内容	ポイント
1. あいさつ	日頃の感謝を一言添える	「いつもお世話になっております」で始めるのが定番
2. 不在期間	いつからいつまで不在かを明記	「〇月〇日〜〇年〇月〇日予定」と明確に書く
3. 不在理由	産前産後休業・育児休業などを簡潔に記載	「〇〇のため」と表現するだけで十分
4. 代替連絡先	代わりの担当者・部署名・連絡先を提示	相手が次の行動を取りやすくする
5. 締めの礼文	理解を求め感謝を伝える	「ご理解のほどお願い申し上げます」で締める

相手別で変わるトーンと丁寧さの違い

不在通知は、社外・社内・海外の相手など、宛先によって文面の印象を調整することが重要です。

たとえば、社外宛はフォーマルに、社内宛は少し柔らかくまとめると自然です。

宛先	トーン	例
社外	ビジネス丁寧語	「誠に勝手ながら、〇月〇日より産前産後休業をいただいております。」
社内（上司・他部署）	ややフォーマル	「〇月〇日から休業を取得いたします。ご迷惑をおかけしますがよろしくお願いいたします。」
社内（チーム・同僚）	カジュアル丁寧	「〇日から休みに入ります。業務は〇〇さんに引き継いでいます。」

わかりやすく誤解を防ぐためのポイント

不在通知でよくあるトラブルは「対応できるのかどうかが分からない」ことです。

そのため、「期間中はメールの確認ができません」と明記しておくと誤解を防げます。

あいまいな表現（例：「場合によっては返信します」など）は避けるのが鉄則です。

また、終了時期が未確定の場合は「〇月頃までの予定」と柔らかく伝えるのも適切です。

相手に“次の行動を判断しやすい情報”を与えることが、丁寧な不在通知の第一歩です。

【例文集①】社外向けの産休中不在通知メールテンプレート

この章では、取引先や顧客など社外の相手に送る不在通知メールの例文を紹介します。

フォーマルで信頼感のある文面を中心に、実際にすぐ使えるフルバージョンと短縮版を掲載します。

基本フルバージョン（期間＋代替担当＋感謝付き）

最も汎用的で、ビジネスシーン全般に使える定型文です。

フォーマルかつ柔らかい印象を与えるバランスの取れた構成になっています。

件名	不在のお知らせ（〇〇株式会社 〇〇）
宛先	取引先・顧客など社外関係者

――以下、本文例――

平素よりお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇でございます。

誠に勝手ながら、〇月〇日より産前産後休業および育児休業のため、〇年〇月〇日まで不在にしております。

期間中はメールの確認ができません。

お急ぎのご用件は、下記担当までご連絡くださいますようお願いいたします。

代替担当：〇〇（部署名）
メールアドレス：xxxx@xxxx.co.jp
電話番号：03-xxxx-xxxx

ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどお願い申し上げます。

ポイント：
不在期間・代替連絡先・感謝の3要素を明確にすることで、相手が安心して対応できます。

短縮ビジネスバージョン（すぐ使える定型文）

外部パートナーやメールのやり取りが多い相手向けに、シンプルで読みやすい短縮版です。

――本文例――

〇〇株式会社の〇〇です。

〇月〇日より産前産後休業のため、〇年〇月頃まで不在にしております。

ご用件のある方は、〇〇（部署名）〇〇（担当者名）までご連絡ください。

どうぞよろしくお願いいたします。

特徴	内容
文章量	短く簡潔
印象	やわらかくも誠実
使用場面	やり取りが頻繁な社外パートナーなど

柔らかめトーンの例（女性社員向けカスタム）

社外の中でも親しい関係の取引先などに使える、やや柔らかいトーンの例文です。

――本文例――

いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。

〇月〇日より産前産後休業に入らせていただきます。

休業中はメールの確認ができませんため、急ぎのご用件は〇〇（部署名・担当者）までご連絡ください。

復帰は〇年〇月頃を予定しております。

ご迷惑をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

ポイント： 形式的すぎず、相手との関係性を大切にしたい場合に最適です。
丁寧語を保ちながら、あたたかみを感じさせる表現を選びましょう。

社外向けは「正確さ＋誠実さ」を基本に。
その上で、文面トーンを相手との関係性に合わせて調整すると、より信頼を得やすくなります。

【例文集②】社内向け不在通知メールテンプレート

この章では、同じ会社の上司や同僚、他部署の関係者に向けた不在通知メールの例文を紹介します。

社内宛のメールは、社外向けよりもややカジュアルで構いませんが、引き継ぎ情報や代替担当者の明記は必須です。

正式トーン（部署・上司宛などフォーマルな場合）

上司や他部署のメンバーなど、少しフォーマルさを保ちたい相手に適した文面です。

――本文例――

お疲れさまです。〇〇です。

〇月〇日より、産前産後休業および育児休業を取得いたします。

期間中の担当業務については、〇〇（代替者名）が引き継いで対応いたします。

ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

ポイント	説明
敬語のトーン	「〜いたします」「〜いただけますと幸いです」など丁寧な言い回しを使う
代替担当	担当者名をはっきり明記し、連絡経路を示す

フレンドリー版（チーム・同僚向け）

同じチームのメンバーなど、日常的にやり取りをしている相手には、少し柔らかいトーンのメールでもOKです。

――本文例――

お疲れさまです、〇〇です。

〇月〇日から産前産後休業に入ります。

担当していた業務は、〇〇さんに引き継ぎ済みです。

ご迷惑をおかけしますが、どうぞよろしくお願いします。

ポイント： チームメンバーには、形式的すぎない言葉で伝える方が印象が良くなります。

信頼関係のある相手には「感謝と報告」をシンプルに伝える形が最適です。

復帰予定を含めた丁寧フルバージョン

人事部門や広範囲な関係者に一斉送信する場合など、やや丁寧にまとめたいときの完全版です。

――本文例――

お疲れさまです。〇〇です。

〇月〇日より、産前産後休業および育児休業を取得いたします。

復帰は〇年〇月頃を予定しております。

期間中の担当業務は〇〇（部署名・代替者名）が対応いたします。

メールの確認ができませんため、ご用件は〇〇までお願いいたします。

ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどお願いいたします。

特徴	内容
文章量	やや長め
印象	フォーマルで誠実
用途	人事・全社連絡・複数部署向け

社内メールは「業務の滞りを防ぐ」ことが最優先。

そのうえで、相手への配慮が感じられる言葉を添えると、より温かい印象になります。

【例文集③】英文の不在通知テンプレート（海外取引先向け）

この章では、海外の取引先や英語圏のビジネスパートナーに送るための英文不在通知メールのテンプレートを紹介します。

英語での自動返信メールは、シンプルで分かりやすい構成が好まれます。

ここでは、目的別に3種類のテンプレートを紹介します。

ベーシック英文テンプレート（直訳調で明確）

もっとも一般的で、どんな相手にも使える基本形です。

形式的なトーンを保ちつつ、必要な情報をすべて含めています。

Subject	Out of Office (Maternity Leave)
Recommended for	Formal clients or general business contacts

――Example――

Thank you for your message.

I am currently on maternity leave from [Start Date] to [End Date].

During this period, I will have no access to email.

For urgent matters, please contact [Colleague’s Name / Department] at [Email Address].

Thank you for your understanding.

ポイント：
「I will have no access to email.」の一文で、返信ができないことを明確に伝えます。

ナチュラルビジネス英語版（より柔らかく自然な表現）

親しい取引先や、海外支社との連絡で使用する場合におすすめです。

少しだけトーンを柔らかくし、読み手への配慮を伝えます。

――Example――

Hello, and thank you for your email.

I am currently away on maternity leave and will return around [Month, Year].

During this time, I may not be able to check my emails.

If your matter is urgent, please contact [Colleague’s Name] at [Email Address].

I appreciate your kind understanding.

特徴	内容
トーン	柔らかく親しみやすい
使う場面	海外チーム・カジュアルな取引先向け

お礼と再開を伝えるアレンジ例文

産休明けの連絡も兼ねて、自動返信を少し前向きにしたい場合のアレンジ例です。

ビジネスライクな中にも温かみを添えた文面にしています。

――Example――

Thank you for your message.

I am currently on maternity leave until [Month, Year].

While I will not be checking my emails during this period, I look forward to reconnecting after my return.

For immediate assistance, please reach out to [Colleague’s Name] at [Email Address].

Thank you for your understanding and support.

ポイント： “I look forward to reconnecting” は柔らかく前向きな印象を与えます。

海外向けは「簡潔・明確・礼儀正しい」が基本。
余計な説明を避け、必要な情報をストレートに伝えることが信頼につながります。

不在通知メールを設定する方法（主要ツール別ガイド）

この章では、実際に不在通知メールを設定する手順を紹介します。

OutlookやGmailなど、主要なビジネスメールツール別に基本の流れをまとめました。

Outlookでの自動返信設定手順

Outlookは多くの企業で利用されているメールソフトです。

以下の手順で、社内・社外宛ての不在通知を簡単に設定できます。

手順	内容
1	画面上部のメニューから「ファイル」をクリック
2	「自動返信（不在時）」を選択
3	「自動返信を送信する」をオンにする
4	送信期間を設定（例：〇月〇日〜〇年〇月〇日）
5	本文欄に不在通知メッセージを入力
6	「社内」「社外」それぞれに文面を設定して保存

ポイント： 社外向けには個人情報を含めない簡潔な文面を設定するのが安全です。

社内・社外を分けて設定することで、必要な情報だけを適切に伝えられます。

Gmailでの設定と社内／社外の分け方

Gmailの場合はブラウザ上で簡単に設定できます。

ビジネスアカウント（Google Workspace）を利用している場合、より詳細な条件設定も可能です。

手順	内容
1	画面右上の「設定（歯車アイコン）」をクリック
2	「すべての設定を表示」を選択
3	「休暇通知」または「不在通知」の項目までスクロール
4	不在期間を入力し、メッセージを記入
5	社内ユーザーのみに返信するか、全員に返信するかを選択
6	最後に「変更を保存」をクリック

また、Gmailのビジネスアカウントでは管理者設定で、部門単位の不在通知を一括登録することもできます。

設定を終えたら、テスト送信で文面と返信動作を確認しておきましょう。

Teams・Google Chatなど他ツールとの連携方法

社内のチャットツールと連動して不在を知らせる設定も、同時に行うと便利です。

OutlookやGmailで設定した不在通知は、TeamsやChatに自動反映されるケースもあります。

ツール	設定方法	補足
Microsoft Teams	プロフィール画像をクリック→「ステータス メッセージを設定」→不在内容を入力	Outlook連携で自動反映も可能
Google Chat	自分のアイコン→「不在」ステータスを設定→メッセージを入力	Gmailの休暇通知と連動可

メール・チャット両方で不在情報を共有しておくと、社内の混乱を防ぎやすくなります。

設定時の注意点とトラブル防止チェックリスト

この章では、不在通知メールを設定する際に注意すべきポイントと、トラブルを防ぐためのチェックリストを紹介します。

産休中に安心して過ごすためにも、設定前に一度確認しておきましょう。

個人情報を出しすぎないルール

不在通知は社外に自動送信されることが多いため、記載する情報には注意が必要です。

たとえば、自宅住所や電話番号などの個人情報はもちろん、詳細なスケジュールも書かないようにしましょう。

「必要最低限の業務情報だけを書く」が基本ルールです。

書いてよい内容	避けたほうがよい内容
勤務先名・部署名・代替担当者名	個人の電話番号や家庭の事情
会社の代表電話・代表メール	休暇理由の詳細（例：「出産日」など）

社外に送る文面では「誰にでも見られる可能性がある」と意識して書くのが安全です。

「返信可能」など曖昧表現を避ける理由

「場合によっては返信します」「確認できることもあります」といったあいまいな表現は避けましょう。

相手が「待てば返信が来る」と誤解し、業務が滞る原因になります。

完全に不在の場合は、「期間中はメールの確認ができません」と明記するのが誠実です。

NG表現	改善例
「確認できる場合もあります」	「期間中はメールの確認ができません」
「なるべく返信します」	「返信は休暇終了後となります」

ビジネスメールでは、曖昧さよりも「明確さ」が信頼を生みます。

受け取る相手がすぐに判断できる文章を意識しましょう。

期間・文面変更時の再設定忘れ防止策

不在通知メールは、一度設定して終わりではありません。

休暇期間の変更や、代替担当者の異動があった場合は、すぐに文面を更新する必要があります。

再設定を忘れると、誤った情報が自動送信され続ける恐れがあります。

タイミング	確認項目
休暇直前	不在期間・担当者名・メールアドレスの最終確認
休暇中	変更があった場合のみ更新依頼を代行者へ依頼
復帰前	不在通知をオフにしてテスト送信で動作確認

設定ミスを防ぐコツ： チェックリストを作り、出勤最終日に上司または代替担当と一緒に確認すること。

不在通知の正確さは、あなたと会社の信頼を守る基本です。

まとめ！産休中も安心して任せられる印象を残すために

ここまで、産休中の不在通知メールの目的から、実際の例文、設定方法までを詳しく解説してきました。

最後に、読後すぐに行動できるように、ポイントを整理しておきましょう。

不在通知は“あなたの代わりに挨拶する名刺”

不在通知メールは、単なる自動返信ではなく、あなたの代わりに相手へ印象を伝える「デジタル名刺」のような存在です。

丁寧で誠実な一文が、相手との信頼関係を支えます。

たとえ短い文面でも、「誰に」「いつ」「どこへ連絡すればよいか」が明確であれば、相手は安心して次の行動を取ることができます。

項目	意識すべきポイント
トーン	落ち着いた丁寧語で統一する
情報量	業務に必要な範囲のみに限定する
表現	あいまいさを避け、明確に伝える

誠実で丁寧な文面が信頼をつくる

産休中の不在通知は、あなたの人柄や仕事の姿勢を間接的に伝えるツールでもあります。

そのため、相手が「この人はしっかりしている」と感じるような、誠実な言葉づかいを心がけましょう。

特に、社外宛には「ご理解のほどお願い申し上げます」など、丁寧な締めくくりを入れることで印象が良くなります。

形式よりも、“思いやりが伝わるか”が最終的な評価を左右します。

自分らしいメッセージで円滑な関係を保つ

紹介した例文をそのまま使っても問題ありませんが、相手との関係や会社の文化に合わせて、少しカスタマイズするとより自然です。

たとえば、親しい取引先なら一文を柔らかくする、海外向けなら簡潔な表現にするなど、調整を加えるだけで印象が変わります。

不在通知メールは、産休中でも信頼をつなぐコミュニケーションツール。

あなたらしい誠実な文面で、安心して仕事を任せられる印象を残しましょう。