大容量ファイルを送る際に便利な「ギガファイル便」ですが、リンクを貼るだけのメールは相手に不親切に見えることがあります。
本記事では、ビジネス・プライベートの両方で使えるギガファイル便のメール例文を豊富に紹介します。取引先や社内メンバー、友人への送信に合わせたフルバージョン例文も掲載し、件名・本文・署名の書き方やダウンロード期限の伝え方など、マナーも詳しく解説しています。
これを読めば、リンクだけでは伝わらない配慮や整理された文面の作り方が理解でき、相手に安心感と信頼感を与えるメールが簡単に作成できます。すぐに使えるテンプレートとしても活用可能です。
ギガファイル便で送るメールにはマナーがある
ギガファイル便はとても便利なサービスですが、送り方ひとつで相手に与える印象が変わります。
特にビジネスシーンでは、「丁寧さ」と「わかりやすさ」が大切です。
この章では、ギガファイル便を使う際に気をつけたいマナーと、実際の文例を紹介します。
なぜ「リンクだけのメール」は失礼に見えるのか
ファイル共有メールでよくあるのが、「こちらがデータです」とだけ書かれた短い文面です。
このようなメールは、受け取る側からすると「何のファイル？」「いつまでダウンロードできるの？」と疑問が残ります。
相手が迷わないように、目的・内容・期限を明記することが最低限のマナーです。
| 悪い例 | 良い例 |
|---|---|
こちらのリンクからお願いします。 GigaFile（ギガファイル）便 無料大容量 ファイル転送サービス GigaFile（ギガファイル）便！「３日～１００日」選べる７種類のファイルの保持期限に加え、１ファイル300Gまでアップロード、共有可能！もちろん容量無制限でアンチウイルス装備。会員登録も不要です。 gigafile.nu |
以下の資料をギガファイル便で送付いたします。 【内容】新製品カタログ 【ダウンロード期限】1月15日まで ▼URL GigaFile（ギガファイル）便 無料大容量 ファイル転送サービス GigaFile（ギガファイル）便！「３日～１００日」選べる７種類のファイルの保持期限に加え、１ファイル300Gまでアップロード、共有可能！もちろん容量無制限でアンチウイルス装備。会員登録も不要です。 gigafile.nu |
安心感を与えるメールの基本要素3つ（目的・期限・安全性）
受け取る相手が安心してファイルを開けるようにするには、3つの情報を必ず入れましょう。
| 要素 | 説明 |
|---|---|
| ① 目的 | 「ご依頼の資料」「共有データ」など、どんな内容かを一言で伝えます。 |
| ② 期限 | ダウンロード可能な期間を明記して、相手が安心して受け取れるようにします。 |
| ③ 安全性 | 「ギガファイル便公式サイトから送付」など、信頼できる送信元であることを添えると安心感が高まります。 |
【例文】失礼なメール vs 正しいメールの比較
同じ内容でも、書き方次第で印象は大きく変わります。
| NGメール | 丁寧なメール |
|---|---|
| 件名：資料送付
こちらからダウンロードしてください。 |
件名：商品資料の送付について（株式会社〇〇）
株式会社〇〇 〇〇様 いつもお世話になっております。△△株式会社の□□です。 ご依頼いただいた「商品資料」をギガファイル便にてお送りいたします。 ▼ダウンロードURL お手数ですが、受信後ご確認をお願いいたします。 ―――――――――――― |
丁寧な文面は、相手への配慮と信頼を同時に伝える手段になります。
どんなに急いでいても「リンクだけのメール」は避けましょう。
ギガファイル便を使ったメールの正しい書き方
ギガファイル便のメールは、見た目の整え方と伝える順番が大切です。
この章では、誰にでも伝わりやすく、すぐに使えるメールの構成と文例を紹介します。
テンプレートをベースにしておけば、状況に合わせて少し変えるだけで、どんな相手にも丁寧な印象を与えられます。
件名・宛名・本文・署名の構成テンプレート
メールは4つのブロックに分けて書くと、読みやすく整理された印象になります。
| 構成要素 | 書き方のポイント |
|---|---|
| 件名 | 「資料送付」「データ共有」など、ひと目で目的が分かる内容にします。 |
| 宛名 | ビジネスでは「〇〇株式会社 〇〇様」、プライベートでは名前のみでOKです。 |
| 本文 | 1.あいさつ 2.送付理由 3.ダウンロード情報（URL・ファイル名・期限） 4.締めの一文 |
| 署名 | 会社名・部署・連絡先などを整えて書きます。 |
【例文集】使える定型文まとめ（目的別に紹介）
目的に合わせて少し表現を変えるだけで、より自然で誠実なメールになります。
| 目的 | 文例 |
|---|---|
| 資料送付 | いつもお世話になっております。 ご依頼の資料をギガファイル便にてお送りいたします。 以下よりダウンロードをお願いいたします。 ▼URL https://gigafile.nu/xxxx 【ダウンロード期限】1月15日まで |
| データ共有 | ミーティングで使用したデータを共有いたします。 以下のリンクよりご確認ください。 https://gigafile.nu/yyyy 期限は1月12日までです。 |
| 修正版送付 | 修正後のファイルを再送いたします。 前回データとの差し替えをお願いいたします。 ▼ダウンロードURL https://gigafile.nu/zzzz 【期限】1月18日まで |
【フルバージョン例文】そのままコピペできる完全メール文
以下は、どのビジネスシーンにも使える汎用的なメール例です。
ファイル名や期限を入れ替えるだけで、すぐに実務で活用できます。
| ギガファイル便送信メール（ビジネス汎用フル例文） | |
|---|---|
| 件名：資料送付の件（株式会社〇〇）
株式会社〇〇 〇〇様 いつもお世話になっております。△△株式会社の□□です。 ご依頼いただいた「製品紹介資料」をギガファイル便にてお送りいたします。 ▼ダウンロードURL なお、データの安全のためパスワードを別メールでお送りします。 お手数ですが、受信後にご確認をお願いいたします。 ―――――――――――― |
「誰に」「何を」「いつまでに」伝えるかを明確にすることが、信頼されるメールの基本です。
テンプレートを使っても、相手に合わせた一言を添えるだけで印象がぐっと良くなります。
ギガファイル便を使ったメール例文【ビジネス編】
ビジネスシーンでギガファイル便を使う場合、信頼感と正確さが何より大切です。
取引先や社内メンバーなど、相手によって適したトーンがあります。
この章では、状況別にすぐ使える例文と、フルバージョンの送信メールを紹介します。
取引先に送るときの例文（フォーマル）
外部の企業やお客様に送る際は、丁寧な言葉遣いと明確な情報提示を心がけましょう。
| 取引先宛ての基本例文 | |
|---|---|
| 件名：ご依頼資料の送付について（株式会社〇〇）
株式会社〇〇 〇〇様 いつもお世話になっております。△△株式会社の□□です。 ご依頼いただきました「サービス資料」をギガファイル便にてお送りいたします。 ▼ダウンロードURL お手数ですが、受信後にご確認のほどよろしくお願いいたします。 ―――――――――――― |
件名・内容・期限の3点セットが揃っていると、読みやすく信頼されるメールになります。
社内メンバーに送るときの例文（カジュアル）
社内やチーム内では、少し柔らかい表現でも問題ありません。
ただし、ダウンロード期限やパスワードの扱いなど、必要な情報は省かないようにしましょう。
| 社内向け共有メール例文 | |
|---|---|
| 件名：会議資料共有（1月分）
各位 お疲れさまです。△△の□□です。 1月度の会議資料をギガファイル便にて共有いたします。 ▼ギガファイル便URL よろしくお願いいたします。 |
ポイント： 社内向けでは敬語を少しやわらげてもOKですが、期限やパスワードの案内は必ず添えましょう。
【返信依頼つき】受信確認をお願いする例文
ファイルが届いたかどうかを明確にしたい場合は、最後に一文添えるだけで印象が変わります。
| 受信確認依頼の一文例 | |
|---|---|
| お手数ですが、受信後ご確認のご返信をお願いいたします。 | |
| 受信に問題がある場合はお知らせください。再送いたします。 | |
| ご確認のうえ、問題なければご返信をお願いいたします。 | |
【フルバージョン】ビジネスメール完全版
取引先や上司にそのまま使える、完成形のフルメール例文です。
| ギガファイル便送信メール（ビジネス完全版） | |
|---|---|
| 件名：商品提案資料の送付について（株式会社〇〇）
株式会社〇〇 〇〇様 いつもお世話になっております。△△株式会社の□□です。 先日のお打ち合わせでご要望いただいた「商品提案資料」をギガファイル便にてお送りいたします。 ▼ダウンロードURL なお、セキュリティ保護のため、ダウンロード用パスワードを別メールでお送りします。 お手数ですが、受信後にご確認をお願いいたします。 ―――――――――――― |
ビジネスメールでは、「見やすさ・具体性・丁寧さ」の3点を押さえるだけで、信頼を得るメールが書けます。
テンプレートを活用しつつ、相手の立場に合わせた一文を添えることがプロの心配りです。
ギガファイル便を使ったメール例文【プライベート編】
友人や家族など、気心の知れた相手にファイルを送る場合でも、最低限のマナーは大切です。
ただし、ビジネスのように堅苦しくする必要はありません。
この章では、親しい人に送るときの自然で丁寧なメール文を紹介します。
友人に写真を送るときの例文
友人に送る場合は、あいさつと一言コメントを添えるとやわらかい印象になります。
| 友人宛ての例文 | |
|---|---|
| 件名：旅行の写真を送ります
〇〇へ この前の旅行の写真をギガファイル便にアップしました。 ▼ダウンロードURL データが少し大きいので、Wi-Fi環境でのダウンロードをおすすめします。 写真、かなり良く撮れてたからぜひ見てみて！ |
カジュアルでも、期限や注意点を一言添えることで相手への配慮が伝わります。
家族・複数人にまとめて送るときの例文
複数の相手に送る場合は、BCC機能を使ってアドレスが見えないようにしましょう。
本文では「皆さんへ」など、全員に向けた呼びかけを使うと自然です。
| 複数人宛ての例文 | |
|---|---|
| 件名：集合写真の共有
皆さんへ 先日のイベントの写真をギガファイル便にて共有します。 ▼ダウンロードURL データ量が多めなので、パソコンからのダウンロードをおすすめします。 良い写真がたくさんあるので、ぜひ見てみてください。 |
ポイント： 送信先が多いときは、個人情報保護のため「BCC」で送ることが基本マナーです。
【フルバージョン】やさしく丁寧な私的メール例文
少し丁寧なトーンで、家族や知人にも安心して送れる完全版の例文です。
| ギガファイル便送信メール（プライベート完全版） | |
|---|---|
| 件名：イベント写真データのお渡し
〇〇さんへ こんにちは。先日のイベントで撮影した写真データをギガファイル便でお送りします。 ▼ダウンロードURL 容量が大きいため、パソコンやWi-Fi環境でのダウンロードをおすすめします。 パスワードは別のメールでお送りしますので、そちらもご確認ください。 データに不備があれば連絡をもらえたら助かります。 よろしくお願いします。 |
プライベートでも、相手への気遣いとわかりやすさを意識することで丁寧な印象になります。
短くても、ダウンロード期限とパスワード案内は必ず入れるようにしましょう。
URLの貼り方と安全な送信マナー
ギガファイル便のURLを貼るときは、見やすさと安全性の両方を意識することが大切です。
この章では、正しいリンクの貼り方や、セキュリティを保つための注意点を具体例で解説します。
シンプルな工夫で、相手に安心してもらえるメールが作れます。
見やすいリンクの貼り方と注意点
長いURLをそのまま本文に入れると読みにくくなり、誤クリックの原因にもなります。
見やすく整理するには、リンクの前に一言説明を入れ、改行して貼るのが基本です。
| NGな例 | 見やすい例 |
|---|---|
| ダウンロードはこちら→https://gigafile.nu/abcdefgh1234567890 | ▼ダウンロードURL GigaFile（ギガファイル）便 無料大容量 ファイル転送サービス GigaFile（ギガファイル）便！「３日～１００日」選べる７種類のファイルの保持期限に加え、１ファイル300Gまでアップロード、共有可能！もちろん容量無制限でアンチウイルス装備。会員登録も不要です。 gigafile.nu |
リンクの直前に「▼ダウンロードURL」と書くことで、視認性が格段に上がります。
リンクは1行独立で記載するのが読みやすさのポイントです。
パスワードを別メールで送る正しい方法
ギガファイル便では、パスワードを設定するとセキュリティが強化されます。
ただし、URLとパスワードを同じメールに書くと意味がありません。
必ず別のメールでパスワードだけを送るようにしましょう。
| 安全な送信例 | |
|---|---|
| 【1通目：URL送信メール】
件名：資料データ送付の件 以下のURLより資料をダウンロードしてください。 ▼ダウンロードURL パスワードは別メールにてお送りします。 ―――――――――――― |
【2通目：パスワード送信用】
件名：資料データのパスワードについて 先ほどお送りした資料データのパスワードは以下の通りです。 【パスワード】xxxxxx どうぞよろしくお願いいたします。 |
パスワードとURLは必ず別メールで送信する。これが安全送信の基本ルールです。
リンク期限を管理する習慣をつけよう
ギガファイル便のリンクは、設定した保存期限を過ぎると自動的に削除されます。
期限切れになると相手がダウンロードできなくなるため、送信前に期限を確認しておきましょう。
また、複数の案件を扱う場合は、送信履歴をメモしておくと便利です。
| 確認項目 | 内容 |
|---|---|
| 送信日 | ファイルをアップロードした日を記録しておく。 |
| 期限日 | ギガファイル便の削除予定日を明記しておく。 |
| 再送対応 | 期限切れ前に相手が未ダウンロードなら、再送を検討する。 |
「送ったら終わり」ではなく、期限と受信確認までがメールマナーの一部です。
小さな配慮が、相手からの信頼とスムーズなやり取りにつながります。
相手に好印象を与えるメールの書き方のコツ
ギガファイル便でファイルを送る際は、正しい内容の記載だけでなく、相手に「丁寧で信頼できる」と感じてもらう工夫が重要です。
この章では、件名・本文・署名の整え方や、避けるべきNG例文を紹介します。
件名・本文・署名の最適化ポイント
メールの印象は件名でほぼ決まります。具体的で分かりやすい件名をつけましょう。
| 要素 | 最適化のコツ |
|---|---|
| 件名 | 「資料送付の件」「写真共有のお知らせ」など、目的を端的に書く。日付や対象も入れるとさらに親切。 |
| 本文 | ・挨拶 → 送信理由 → ダウンロード情報 → 締めの順で書く ・簡潔で1文ごとに改行すると読みやすい |
| 署名 | 会社名・部署・氏名・連絡先を整えて記載。プライベートでは名前のみでもOK |
NG例文と修正文
短すぎるメールや、情報が足りないメールは印象が悪くなります。
| NG例文 | 修正文（OK例） |
|---|---|
| 件名：資料
リンク送ります。https://gigafile.nu/abcd1234 |
件名：〇〇資料送付の件（1月分）
〇〇様 いつもお世話になっております。△△株式会社の□□です。 ご依頼いただいた資料をギガファイル便でお送りいたします。 ▼ダウンロードURL お手数ですが、受信後ご確認をお願いいたします。 ―――――――――――― |
| 件名：写真
見てね。https://gigafile.nu/efgh5678 |
件名：イベント写真共有のお知らせ
〇〇さんへ 先日のイベント写真をギガファイル便にて共有します。下記リンクからダウンロードしてください。 ▼ダウンロードURL データが大きいため、Wi-Fi環境でのダウンロードをおすすめします。 |
短くても必要な情報を全て盛り込み、整理されたメールにするだけで、相手に好印象を与えられます。
特にビジネスメールでは、件名・本文・署名の整え方が信頼につながります。
まとめ！丁寧なメールで信頼を築こう
ギガファイル便は簡単に大容量ファイルを送れる便利なサービスですが、送信方法次第で相手に与える印象が大きく変わります。
ビジネスでもプライベートでも、丁寧で分かりやすいメールを心がけることが信頼につながります。
ポイントは次の通りです。
- 件名は目的がひと目で分かる具体的な表現にする
- 本文は挨拶・送付理由・ダウンロード情報・締めの順で整理する
- URLは見やすく貼り、パスワードは別メールで送る
- ダウンロード期限やファイル名を明記して相手に安心感を与える
- 受信確認や一言の心配りで、より丁寧な印象を作る
丁寧なメールは、相手とのやり取りをスムーズにし、信頼関係を築く大きな要素です。
今回紹介した例文やフルバージョンのテンプレートを活用すれば、送信する相手やシーンに合わせて、簡単に印象の良いメールが作れます。
ぜひ、送信する前に「相手が迷わないか」「必要な情報が揃っているか」を確認し、信頼されるメール作りを習慣にしてください。
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