【例文】転勤挨拶メールを一斉送信する方法！マナー・送るタイミング・そのまま使える例文集

転勤が決まったとき、悩みやすいのが「挨拶メールをどのように送ればよいのか」という点です。

特に関係者が多い場合は一斉送信での挨拶になりますが、宛先の設定や文章の書き方に迷う人も少なくありません。

適切なマナーでメールを送ることで、これまでお世話になった方へ感謝の気持ちを丁寧に伝えることができます。

この記事では、転勤挨拶メールを一斉送信する際のマナー、送るタイミング、読みやすい書き方のポイントを分かりやすく解説します。

さらに、社内向け・社外向けのテンプレートやフル例文も紹介するので、そのまま使える文章としてぜひ参考にしてください。

転勤挨拶メールを一斉送信する意味と基本マナー

転勤が決まったとき、多くの人が悩むのが「挨拶メールをどのように送ればいいのか」という点です。

特に関係者が多い場合は、一斉送信で対応するケースが一般的ですが、書き方やマナーを知らないと不安になりますよね。

ここでは、転勤挨拶メールを一斉送信する意味と、ビジネスシーンで失礼にならない基本マナーを分かりやすく解説します。

転勤挨拶メールを送る目的とは

転勤挨拶メールの目的は、単なる異動の連絡ではありません。

これまで関わった方々へ感謝の気持ちを伝え、関係を今後につなげる大切なコミュニケーションです。

ビジネスの現場では、部署や勤務地が変わっても再び仕事で関わることがよくあります。

そのため、最後の挨拶を丁寧に行うことで、今後も良い関係を保つことにつながります。

例えば、次のような目的があります。

• これまでお世話になったことへのお礼
• 異動先の報告
• 今後も関係が続く可能性を踏まえた挨拶

転勤挨拶メールは「報告」と「感謝」を同時に伝えるビジネス上の大切な礼儀です。

メールの役割	内容
報告	転勤や異動の事実を関係者に共有する
感謝	これまでのサポートへのお礼を伝える
関係維持	今後も良い関係を続けたい意思を示す

一斉送信でも失礼にならない理由

「挨拶メールを一斉送信しても問題ないのか」と不安に感じる人も多いでしょう。

結論から言うと、ビジネスの場では転勤挨拶メールの一斉送信は一般的な方法です。

関係者が多い場合、個別メールですべて対応するのは現実的ではありません。

そのため、多くの企業では一斉送信での挨拶が自然な慣習になっています。

ただし、一斉送信の場合は次の点に注意する必要があります。

• 誰が読んでも違和感のない文章にする
• 特定の人だけを強調しない
• 宛先設定を適切に行う

一斉送信だからといって、形式的な文章にしすぎると冷たい印象になる場合があります。

そのため、丁寧な言葉選びと感謝の表現を意識することが重要です。

送信方法	特徴
個別メール	特に関係が深い相手に適している
一斉送信	関係者が多い場合に効率的
一部個別＋一斉送信	重要な相手だけ個別対応する方法

挨拶メールで必ず入れるべき3つの内容

転勤挨拶メールは、内容の構成を意識すると読みやすくなります。

特に次の3つの要素を入れることで、簡潔で伝わりやすい文章になります。

• 転勤の報告
• これまでの感謝
• 今後の挨拶

この3つを順番に書くことで、自然な流れのメールになります。

イメージとしては、次のような構成です。

文章の順番	内容
最初	転勤・異動の報告
中盤	これまでの感謝
最後	今後の挨拶

例えば、「〇月〇日付で〇〇支店へ異動することになりました」と報告したあとに、「これまで多くのご指導をいただきありがとうございました」と感謝を添える形です。

そして最後に、「今後ともどうぞよろしくお願いいたします」と結ぶと、丁寧で自然な印象になります。

転勤挨拶メールは「報告→感謝→今後の挨拶」の順で書くと、誰が読んでも分かりやすい文章になります。

転勤挨拶メールを一斉送信する際の宛先マナー

転勤挨拶メールを一斉送信するときに、特に注意したいのが宛先の設定です。

メールの宛先は、文章の内容と同じくらい重要なビジネスマナーといえます。

ここでは、To・Cc・Bccの違いや、社内外での使い分けなど、一斉送信で失敗しないためのポイントを解説します。

To・Cc・Bccの違いと正しい使い方

ビジネスメールでは、宛先欄にあるTo・Cc・Bccを状況に応じて使い分けます。

それぞれの意味を理解しておくと、転勤挨拶メールの一斉送信でも迷うことが少なくなります。

宛先	役割	使用する場面
To	主に連絡したい相手	直接関係する部署や担当者
Cc	情報共有のための宛先	関係部署や参考共有する相手
Bcc	他の受信者に表示されない宛先	一斉送信や社外宛メール

転勤挨拶メールの場合、社内向けであればToやCcを使って送るケースが一般的です。

一方で、社外の関係者へ一斉送信する場合は、Bccを利用することで配慮ある送信ができます。

To・Cc・Bccを適切に使い分けることは、ビジネスメールの基本マナーです。

社内と社外で宛先設定を変える理由

転勤挨拶メールでは、社内と社外で宛先の設定方法が少し変わります。

これは、メールの共有範囲や配慮するポイントが異なるためです。

送信先	宛先の設定例	ポイント
社内	ToまたはCc	関係部署へ共有する目的
社外	Bcc	他社のメールアドレスを表示しない配慮

社内メールの場合は、誰に送られているかが分かっても問題ないことが多いです。

しかし社外メールでは、他社の連絡先が見える状態になると配慮不足と感じられることがあります。

そのため、社外向けの一斉送信ではBccを利用する方法がよく使われます。

社外向けメールで他社のアドレスが見える状態になると、相手に不安を与える可能性があります。

こうした点を意識するだけでも、メールの印象は大きく変わります。

Bccを使うべきケースと注意点

Bccは、一斉送信の場面で特に便利な機能です。

受信者同士が互いのアドレスを確認できないため、配慮ある送信方法として多くの企業で使われています。

例えば、次のようなケースではBccが適しています。

• 複数の取引先に同時に挨拶メールを送るとき
• 社内外の宛先が混在しているとき
• 個人の連絡先が多く含まれるとき

Bccを使うメリット	内容
宛先の非表示	他の受信者にアドレスが見えない
一斉送信が簡単	多くの相手に同じメールを送れる
配慮ある対応	受信者の安心感につながる

ただし、Bccを使う場合でも文章は丁寧に書くことが大切です。

「一斉送信だから簡単でよい」と考えるのではなく、誰が読んでも違和感のない文章を意識しましょう。

一斉送信メールでも、宛先の配慮と丁寧な文章を意識することで好印象につながります。

転勤挨拶メールを送るベストなタイミング

転勤挨拶メールは、内容だけでなく送るタイミングも重要です。

タイミングを間違えると、相手に十分読んでもらえなかったり、慌ただしい印象を与えることがあります。

ここでは、転勤挨拶メールを送る最適な時期や時間帯について分かりやすく解説します。

最適な送信時期は最終出社日前日または当日

転勤挨拶メールを送るタイミングとして最も多いのが、最終出社日の前日または当日です。

このタイミングで送ることで、関係者が挨拶のメールを確認しやすくなります。

特に前日に送る場合は、返信をもらう余裕が生まれるというメリットがあります。

お世話になった方から温かい言葉をもらえると、次の環境へ向かう気持ちも前向きになりますよね。

送信タイミング	特徴
最終出社日の前日	返信や会話の時間を取りやすい
最終出社日の当日	正式な挨拶として自然なタイミング
数日前	相手が忙しい場合は読まれにくい

多くの職場では、最終出社日の前日か当日の午前中に送るケースが一般的です。

転勤挨拶メールは「最終出社日前日または当日の午前中」に送るのが最も自然です。

メールが読まれやすい時間帯

メールは送る時間帯によって、読まれやすさが変わります。

せっかく丁寧に書いた挨拶メールも、忙しい時間帯に送ると見落とされることがあります。

一般的に読まれやすい時間帯は次の通りです。

• 始業直後（8時〜9時台）
• 午前の業務が落ち着く時間（10時〜11時台）
• 昼休み前後

時間帯	読まれやすさ
朝（8〜9時）	メール確認の時間になりやすい
午前後半（10〜11時）	落ち着いて読まれやすい
夕方	業務が忙しく見落とされやすい

そのため、転勤挨拶メールは朝から午前中に送ることを意識すると良いでしょう。

業務終了間際の時間帯に送ると、メールが埋もれてしまう可能性があります。

送信タイミングで失敗しないための注意点

転勤挨拶メールでは、送信のタイミングを少し意識するだけで印象が変わります。

特に次のポイントを押さえておくと安心です。

• 最終出社日の午前中までに送る
• 相手の業務時間を考慮する
• 直前すぎる送信は避ける

注意点	理由
早すぎる送信	異動がまだ先だと印象が薄くなる
遅すぎる送信	挨拶が遅れた印象になる
業務時間外	相手が確認しにくい

挨拶メールは、相手に読んでもらうことで意味が生まれます。

そのため、相手のスケジュールを少し想像しながら送信することが大切です。

転勤挨拶メールは、相手が落ち着いて確認できる時間帯に送ることが好印象につながります。

一斉送信でも好印象を与えるメールの書き方

転勤挨拶メールは一斉送信であっても、書き方次第で印象が大きく変わります。

読みやすく丁寧な文章にすることで、相手に誠実な印象を与えることができます。

ここでは、ビジネスの現場で好印象を与えるメールの構成と書き方のポイントを解説します。

ビジネスメールの基本構成（5つのパート）

転勤挨拶メールは、一定の流れに沿って書くと読みやすくなります。

特にビジネスメールでは、次の5つのパートを意識すると自然な文章になります。

パート	内容
件名	転勤の挨拶であることが分かるタイトル
宛名	社内各位やご担当者各位など
転勤の報告	いつからどこへ異動するのか
感謝の言葉	これまでのサポートへのお礼
結びの挨拶	今後の関係をお願いする言葉

例えば、次のような流れです。

• 転勤の報告
• これまでの感謝
• 今後の挨拶

この順番を意識するだけで、文章の流れが自然になります。

転勤挨拶メールは「報告 → 感謝 → 今後の挨拶」の順番で書くと読みやすくなります。

件名で開封率を上げるコツ

メールの件名は、受信者が最初に目にする部分です。

件名が分かりにくいと、メールが後回しになることもあります。

そのため、転勤挨拶メールでは一目で内容が分かる件名を付けることが大切です。

件名の例	特徴
転勤のご挨拶（営業部 山田）	誰からのメールか分かりやすい
異動のご報告と御礼	簡潔で読みやすい
ご挨拶：営業部 山田より	フォーマルな印象

件名は長すぎないことも重要です。

一般的には30文字前後を目安にすると読みやすくなります。

件名が曖昧なメールは、開封が後回しになることがあります。

短く分かりやすい件名を意識しましょう。

一斉送信メールで避けるべきNG表現

一斉送信メールでは、誰が読んでも違和感のない文章にすることが重要です。

特定の相手だけに向けた表現は、他の受信者にとって不自然に感じられる場合があります。

例えば、次のような表現には注意しましょう。

NG表現	理由
〇〇部の皆様には特にお世話になりました	他の部署の人が違和感を感じる可能性
〇〇さんと過ごした時間は忘れません	個人的すぎる印象になる
皆さんと働けて最高でした	カジュアルすぎる場合がある

一斉送信メールでは、全員に向けた言葉を選ぶことが大切です。

例えば「皆さまには多くのご指導をいただきました」といった表現は自然です。

また、文章が長くなりすぎると読みづらくなるため、次の点も意識しましょう。

• 一文を短くする
• 適度に改行する
• 丁寧な言葉を選ぶ

一斉送信メールでは、誰が読んでも違和感のない丁寧な文章を心がけることが大切です。

転勤挨拶メールの例文テンプレート（コピペ可）

ここでは、転勤挨拶メールの例文を紹介します。

一斉送信メールは書き方の基本が決まっているため、テンプレートをベースにするとスムーズに作成できます。

社内向け・社外向けなど、よく使われるパターンを紹介するので、自分の状況に合わせて調整して使ってください。

社内向けシンプル例文

まずは、社内向けのシンプルな挨拶メールです。

関係部署へ一斉送信する場合でも使いやすい、基本的な文章構成になっています。

用途	特徴
社内向け	シンプルで読みやすい
一斉送信	部署全体へ送る場合に適している

例文は次の通りです。

件名：転勤のご挨拶（営業部 山田）

社内各位

お疲れ様です。

営業部の山田です。

このたび、〇月〇日付で〇〇支店へ転勤することとなりました。

在籍中は皆さまから多くのご指導をいただき、心より感謝申し上げます。

こちらで学んだ経験を、新しい勤務地でも活かしていきたいと考えております。

異動後もご連絡させていただく機会があるかと思いますが、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

これまで本当にありがとうございました。

シンプルな挨拶メールは、読みやすさと丁寧さのバランスが重要です。

社内向け丁寧な例文

次は、少し丁寧な印象の社内向けメールです。

関係者が多い場合や、目上の方にも送る場合に適しています。

用途	特徴
社内向け	やや丁寧な表現
上司・先輩	礼儀を重視した文章

例文はこちらです。

件名：転勤のご挨拶（営業部 山田）

社内各位

平素よりお世話になっております。

営業部の山田です。

私事で恐縮ですが、このたび〇月〇日付で〇〇支店へ転勤することとなりました。

これまで多くのご指導とご支援をいただきましたこと、心より御礼申し上げます。

皆さまから学ばせていただいたことを、新しい勤務地でも大切にしてまいります。

異動後もご迷惑をおかけすることがあるかもしれませんが、引き続きご指導いただけますと幸いです。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

目上の方へ送る場合は、やや丁寧な表現を意識すると安心です。

社外向け基本例文

社外の関係者へ送る場合は、より丁寧な表現を意識します。

取引先などへ送る一斉送信メールでも使える基本例文です。

用途	特徴
社外向け	フォーマルな文章
取引先	丁寧な挨拶が中心

例文は次の通りです。

件名：転勤のご挨拶（株式会社〇〇 営業部 山田）

株式会社〇〇

ご担当者各位

平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。

株式会社〇〇 営業部の山田でございます。

このたび、〇月〇日付で〇〇支店へ転勤することとなりました。

在任中は多くのご支援をいただき、心より御礼申し上げます。

今後も皆さまとのご縁を大切にしながら、業務に取り組んでまいります。

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

社外向けメールでは、丁寧で落ち着いた表現を意識することが大切です。

取引先向けフォーマル例文

特に関係が深い取引先へ送る場合は、少しフォーマルな文章にすると丁寧な印象になります。

一斉送信メールでも安心して使える形式です。

用途	特徴
重要な取引先	礼儀を重視
正式な挨拶	落ち着いた文章

例文はこちらです。

件名：異動のご挨拶（株式会社〇〇 山田）

株式会社〇〇

ご担当者各位

平素より大変お世話になっております。

株式会社〇〇 営業部の山田でございます。

このたび、〇月〇日付で〇〇支店へ転勤することとなりました。

これまで皆さまより温かいご指導をいただきましたこと、心より感謝申し上げます。

新しい勤務地においても、これまでの経験を大切に業務に取り組んでまいります。

今後とも変わらぬご厚情を賜りますようお願い申し上げます。

略儀ながら、メールにてご挨拶申し上げます。

フォーマルな挨拶メールでは、丁寧な言葉と落ち着いた文章構成がポイントです。

【フル例文】そのまま使える転勤挨拶メール集

ここでは、実際にそのまま使える転勤挨拶メールのフル例文を紹介します。

転勤挨拶メールは文章の流れがある程度決まっているため、テンプレートを参考にすることで簡単に作成できます。

社内向け・社外向け・後任紹介など、よく使われるパターンをまとめているので、自分の状況に合わせて調整してみてください。

社内向けフルバージョン挨拶メール

まずは社内向けのフル例文です。

部署内や関係部署へ一斉送信する場合に使いやすい文章構成になっています。

用途	特徴
社内向け	部署・関係者への挨拶
一斉送信	社内関係者へまとめて送信

例文はこちらです。

件名：転勤のご挨拶（営業部 山田）

社内各位

お疲れ様です。

営業部の山田です。

私事で恐縮ですが、このたび〇月〇日付で〇〇支店へ転勤することとなりました。

〇〇支店での勤務を通して、多くの方々からご指導とご支援をいただきました。

日々の業務を通して学ばせていただいた経験は、私にとって大変貴重なものとなりました。

皆さまからいただいたご指導を胸に、新しい勤務地でも努力してまいります。

異動後もご連絡させていただく機会があるかと思いますが、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

これまで本当にありがとうございました。

社内向けメールでは、感謝の気持ちと今後の挨拶を丁寧に伝えることが大切です。

社外向けフルバージョン挨拶メール

次に、社外の関係者へ送るフル例文です。

取引先などへ一斉送信する場合でも使える、フォーマルな文章になっています。

用途	特徴
社外向け	取引先への正式な挨拶
一斉送信	Bccなどを利用して送信

例文はこちらです。

件名：転勤のご挨拶（株式会社〇〇 営業部 山田）

株式会社〇〇

ご担当者各位

平素より大変お世話になっております。

株式会社〇〇 営業部の山田でございます。

このたび、〇月〇日付で〇〇支店へ転勤することとなりました。

在任中は多くのご支援をいただき、心より御礼申し上げます。

皆さまとのお仕事を通して、多くのことを学ばせていただきました。

新しい勤務地においても、これまでの経験を大切に業務に取り組んでまいります。

末筆ではございますが、皆さまのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

社外向けメールでは、より丁寧で落ち着いた文章を意識しましょう。

管理職向け転勤挨拶メール例文

管理職や責任ある立場の場合は、少し落ち着いた文章にすることが一般的です。

部署の関係者へ送る挨拶メールとして使いやすい例文です。

用途	特徴
管理職	落ち着いた文章
部署全体	幅広い関係者に対応

例文はこちらです。

件名：転勤のご挨拶（営業部 山田）

関係者各位

平素よりお世話になっております。

営業部の山田です。

このたび〇月〇日付で〇〇支店へ転勤することとなりました。

在籍期間中、皆さまには多くのご協力をいただきましたこと、心より御礼申し上げます。

皆さまと共に取り組んだ業務は、私にとって大変貴重な経験となりました。

新しい勤務地においても、この経験を大切にしながら業務に取り組んでまいります。

これまでのご厚情に改めて感謝申し上げます。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

立場が上になるほど、落ち着いた丁寧な文章を意識することが大切です。

後任紹介を含む挨拶メール例文

転勤挨拶メールでは、後任担当者を紹介する場合もあります。

取引先へ送るメールでは特に分かりやすく紹介することが重要です。

用途	特徴
後任紹介	担当者変更を案内
取引先	引き継ぎを明確にする

例文はこちらです。

件名：異動のご挨拶（株式会社〇〇 山田）

株式会社〇〇

ご担当者各位

平素よりお世話になっております。

株式会社〇〇の山田でございます。

このたび〇月〇日付で〇〇支店へ転勤することとなりました。

在任中は多くのご支援をいただき、心より御礼申し上げます。

なお、後任は営業部の佐藤が担当させていただきます。

今後のご連絡につきましては、佐藤までお願いいたします。

引き続き変わらぬご厚情を賜りますようお願い申し上げます。

後任紹介では、担当者名を明確に伝えることが重要です。

短い一斉送信メール例文

忙しい環境では、簡潔な挨拶メールを送るケースもあります。

必要な情報だけをまとめた短い例文も覚えておくと便利です。

用途	特徴
簡易挨拶	短く読みやすい
一斉送信	関係者が多い場合

例文はこちらです。

件名：転勤のご挨拶（営業部 山田）

関係者各位

お世話になっております。

営業部の山田です。

このたび〇月〇日付で〇〇支店へ転勤することとなりました。

在籍中は多くのご指導をいただき、誠にありがとうございました。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

短いメールでも、報告・感謝・今後の挨拶の3点を入れることが大切です。

転勤挨拶メール送信後のフォロー方法

転勤挨拶メールは送って終わりではありません。

メール送信後の対応によって、相手に与える印象は大きく変わります。

ここでは、挨拶メールを送ったあとに意識しておきたいフォローのポイントを解説します。

返信メールへの正しい対応

転勤挨拶メールを送ると、相手から返信をもらうことがあります。

その場合は、できるだけ早めにお礼の返信をすることが大切です。

特に取引先や関係部署からメッセージをもらった場合は、簡単でもよいので返信するようにしましょう。

返信のポイント	内容
早めに返信する	可能であれば当日中に対応
感謝を伝える	メッセージへのお礼を述べる
簡潔な文章	長くなりすぎないようにする

例えば、次のような一言を添えると丁寧な印象になります。

「お忙しい中ご連絡いただき、ありがとうございます。」

「温かいお言葉をいただき、心より感謝申し上げます。」

返信をもらった場合は、一言でもよいのでお礼を返すことが大切です。

直接会う場合の挨拶マナー

メールを送ったあとでも、社内で顔を合わせる機会があるかもしれません。

その場合は、口頭でも簡単に挨拶をすることで、より丁寧な印象になります。

例えば、次のような言葉を添えると自然です。

• 「メールでもお伝えしましたが、大変お世話になりました。」
• 「これまで多くのことを学ばせていただきました。」
• 「今後ともよろしくお願いいたします。」

挨拶方法	ポイント
メールのみ	最低限の礼儀として必要
口頭での挨拶	より丁寧な印象になる
メール＋口頭	最も印象が良い

直接会う機会がある場合は、メールだけで終わらせないことが大切です。

関係を続けるための一言メッセージ

転勤後も、以前の職場の人と関わる場面は少なくありません。

そのため、挨拶メールの最後には今後の関係を大切にする言葉を添えると良い印象になります。

よく使われる表現として、次のような言葉があります。

• 「今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」
• 「またご一緒する機会がありましたら、どうぞよろしくお願いいたします。」
• 「引き続きご指導いただけますと幸いです。」

メッセージの目的	例
今後の関係を続ける	今後ともよろしくお願いいたします
再会の可能性	またご一緒する機会がありましたら
丁寧な締め	引き続きご指導いただけますと幸いです

ほんの一言でも、このような言葉があるとメールの印象が柔らかくなります。

転勤挨拶メールでは「今後の関係を大切にする言葉」を添えることが重要です。

転勤挨拶メールを一斉送信するときのよくある質問

転勤挨拶メールについて調べていると、「一斉送信でも問題ないのか」「重要な取引先にはどう送ればよいのか」など、さまざまな疑問が出てきます。

ここでは、実際によくある質問をもとに、転勤挨拶メールの疑問を分かりやすく整理します。

事前に疑問を解消しておくことで、安心してメールを送ることができます。

一斉送信は失礼ではないのか

結論から言うと、転勤挨拶メールの一斉送信はビジネスの場では一般的な方法です。

関係者が多い場合は、全員へ個別にメールを送るのは現実的ではないため、多くの企業で一斉送信が利用されています。

ただし、次のポイントを意識するとより丁寧な印象になります。

• 誰が読んでも違和感のない文章にする
• 感謝の言葉を忘れない
• 宛先設定を適切に行う

送信方法	特徴
一斉送信	関係者が多い場合に効率的
個別送信	特に関係が深い相手に適している
併用	重要な相手だけ個別に送る方法

転勤挨拶メールは、一斉送信でもマナーを守れば失礼にはなりません。

重要な取引先には個別メールが必要か

重要な取引先や長く関わってきた担当者には、個別メールを送るケースもあります。

特にお世話になった相手には、一言添えるだけでも印象が大きく変わります。

例えば、次のような相手には個別メールを検討するとよいでしょう。

• 長く担当していた取引先
• 頻繁にやり取りしていた担当者
• 直接お世話になった相手

送信方法	おすすめの相手
一斉送信	関係者全体
個別メール	特に関係が深い相手
電話や対面	非常に関係が深い相手

特に関係が深い相手には、簡単でもよいので個別メッセージを添えると丁寧です。

メールと口頭挨拶はどちらが先か

転勤の挨拶では、メールと口頭の挨拶の順番に迷う人も多いです。

一般的には、次の流れが自然とされています。

• 社内で会う相手には先に口頭で挨拶
• 関係者全体にはメールで挨拶

挨拶方法	適している場面
口頭	同じ職場で日常的に会う相手
メール	関係者全体への挨拶
両方	より丁寧な挨拶

例えば、同じ部署の人には直接挨拶をしてから、関係部署へメールを送る流れです。

このように使い分けることで、自然で丁寧な印象になります。

直接会える相手には口頭挨拶、関係者全体にはメールという使い分けが一般的です。