アポ取りの挨拶メールの例文集！好印象を与える書き方とテンプレート付き完全ガイド

ビジネスで最初の一歩となるのが「アポ取りの挨拶メール」です。

電話よりも気軽に送れる一方で、文面の印象次第で相手の対応が変わることもあります。

この記事では、アポ取りメールの基本構成からマナー、そして実際に使える例文までを徹底的に解説します。

「初めての相手」「既存の取引先」「社内向け」など、シーン別のフルバージョン例文も掲載。

誰でもすぐに使えるテンプレート付きなので、今日から失礼のないメールが書けるようになります。

明確で思いやりのあるアポ取りメールで、信頼を生むビジネスコミュニケーションを始めましょう。

アポ取りの挨拶メールとは？相手に好印象を与える第一歩

ビジネスの場で「初めての連絡」を取るとき、最初に送るのがアポ取りの挨拶メールです。

ここでは、そもそもアポ取りメールとは何か、どんな目的で送るのかを整理しておきましょう。

アポ取りメールの目的と役割を理解しよう

アポ取りメールの目的は、相手との「日程調整」と「打ち合わせの了承」をスムーズに得ることです。

単に「会って話したい」と伝えるだけでなく、「どんな目的で会いたいのか」を明確にすると、相手も返信しやすくなります。

要件を明確にすることが、信頼と好印象の第一歩です。

目的	内容例
情報交換	新しいプロジェクトのご相談
提案	自社サービスのご紹介
確認	進行中案件の打ち合わせ

電話よりメールが選ばれる理由

電話は即時性がある一方で、相手の時間を奪ってしまうリスクがあります。

メールであれば、相手の都合のよいタイミングで確認・返信できるため、丁寧かつ配慮のある手段として選ばれています。

相手の時間を尊重できることが、ビジネス上の信頼につながります。

手段	メリット	注意点
電話	すぐに確認が取れる	相手の都合を考慮しづらい
メール	記録が残る・時間調整がしやすい	返信までに時間がかかる場合がある

「印象が9割」な理由と3つの基本マナー

アポ取りメールでは、文面の印象がそのまま「あなたの印象」になります。

以下の3つを意識するだけで、受け取る側の印象は大きく変わります。

マナー項目	ポイント
件名	一目で内容がわかるように書く
挨拶	丁寧で簡潔に（「お世話になっております」など）
締め	感謝と配慮を込めて終える

たとえば、「突然のご連絡を失礼いたします」と一言添えるだけでも、相手の受け取り方は変わります。

相手を思いやる一文が、信頼関係の始まりです。

アポ取りメールの書き方テンプレート【基本形と応用形】

アポ取りメールは、文面の構成さえ理解していれば誰でも好印象に仕上げることができます。

この章では、基本的な構成と、すぐ使えるテンプレートを紹介します。

まず押さえるべき基本構成（件名〜署名まで）

アポ取りメールは、以下の5つの要素で構成するのが基本です。

構成要素	内容
件名	要件がひと目でわかるタイトル
挨拶	相手への敬意を表す冒頭文
本文	目的・候補日・依頼内容を簡潔に記す
締め	感謝の言葉や返信のお願い
署名	会社名・部署・氏名・連絡先

この流れを守ることで、どんな相手にも失礼のない印象を与えられます。

「構成の型を守る」ことが、ビジネスマナーの第一歩です。

誰でも使える定番テンプレート（解説付き）

以下は、あらゆるシーンに対応できる汎用的なテンプレートです。

部分	文例
件名	【ご面談のお願い】株式会社〇〇の□□です
挨拶	お世話になっております。株式会社〇〇の□□です。
本文	このたび、貴社との新規取引に関してご相談させていただきたくご連絡いたしました。
候補日	・1月15日（水）午前中 ・1月16日（木）午後 ・1月17日（金）14:00以降
締め	ご多用のところ恐縮ですが、ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。
署名	――――――― 株式会社〇〇 営業部　□□ TEL：000-0000-0000 E-mail：xxxx@xxxx.co.jp ―――――――

このテンプレートを基本に、自分の目的や状況に合わせて調整すると自然なメールになります。

文面の「長さ」よりも、「伝わりやすさ」を優先しましょう。

読み手の心を動かす一文のコツ

アポ取りメールでは、相手の行動を促す「一文」がとても大切です。

以下のような言葉を添えることで、返信率が上がりやすくなります。

目的	おすすめの一文
返信を促す	ご都合のよいお時間をお知らせいただけますと幸いです。
配慮を示す	お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどお願いいたします。
誠実さを伝える	ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。

「思いやりの一文」があるだけで、メールはぐっと柔らかくなります。

シーン別アポ取りメールの例文集【完全保存版】

アポ取りメールは、送る相手や状況によって文面を少し変えるだけで印象が大きく変わります。

この章では、初めての取引先・既存の取引先・社内宛ての3パターンに分けて、実際に使える例文を紹介します。

初めての取引先に送る場合（丁寧・信頼重視）

初対面の相手に送る場合は、「誰が」「なぜ」連絡しているのかを明確にし、誠実なトーンを意識しましょう。

ポイント	解説
冒頭	「突然のご連絡を失礼いたします」で丁寧に始める
目的	会いたい理由を具体的に伝える
締め	感謝を添えて終える

【例文】

件名：【ご面談のお願い】株式会社〇〇 営業部の□□です

株式会社△△
〇〇様

突然のご連絡を失礼いたします。株式会社〇〇の□□と申します。

このたび、貴社の新プロジェクトに関連し、弊社のサービスをご提案させていただきたくご連絡いたしました。

ご多用のところ恐縮ですが、以下の日程の中でご都合のよいお時間をお知らせいただけますでしょうか。

・1月15日（水）午前中
・1月16日（木）午後
・1月17日（金）14:00以降

ご調整のほど、何卒よろしくお願いいたします。

―――――――
株式会社〇〇
営業部　□□
TEL：000-0000-0000
E-mail：xxxx@xxxx.co.jp
―――――――

「なぜ会いたいのか」を1行で伝えるのがポイントです。

既存の取引先に送る場合（フレンドリー・継続重視）

すでに関係がある相手には、形式的すぎない自然な文面がおすすめです。

ポイント	解説
冒頭	「いつもお世話になっております」で信頼を伝える
目的	前回の話題や共通案件を簡単に触れる
締め	感謝と軽い依頼でまとめる

【例文】

件名：【ご訪問日程のご相談】今後の案件について

株式会社△△
〇〇様

いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の□□です。

先日お話ししました新しい取り組みに関して、詳細のご説明をさせていただきたく存じます。

つきましては、以下の日程でお時間をいただけますでしょうか。

・1月15日（水）午前中
・1月16日（木）午後
・1月17日（金）14:00以降

ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。

―――――――
株式会社〇〇
営業部　□□
―――――――

既存顧客には「前回の会話に触れる」ことで関係性が深まります。

社内アポを取る場合（上司・同僚向け）

社内向けの場合は、丁寧ながらも簡潔でフランクすぎない文面が理想です。

ポイント	解説
件名	目的を明確に書く（例：【ミーティングのお願い】来期方針について）
本文	要件を短くまとめる
締め	相手の予定を尊重する言葉で終える

【例文】

件名：【ミーティングのお願い】来期方針について

営業部　〇〇様

お疲れさまです。□□です。

来期の営業方針について、事前にご相談したい件がありご連絡いたしました。

お忙しいところ恐縮ですが、以下の候補の中で30分ほどお時間をいただけますでしょうか。

・1月14日（火）10:00
・1月15日（水）15:00
・1月16日（木）11:00

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

【フルバージョン例文】初回訪問アポの完全文例＋解説

ここでは、冒頭から締めまでの「理想的なフルバージョン」を紹介します。

【例文全文】

件名：【ご挨拶とご面談のお願い】株式会社〇〇 営業部の□□です

株式会社△△
〇〇様

突然のご連絡を失礼いたします。株式会社〇〇の□□と申します。

このたび、貴社が展開されている新規事業に関しまして、弊社の〇〇サービスがご支援できる可能性があると考え、ご連絡いたしました。

つきましては、ご多用のところ恐縮ですが、一度お時間を頂戴できれば幸いです。

以下の日程の中で、ご都合のよいお時間をお知らせいただけますでしょうか。

・1月15日（水）午前中
・1月16日（木）午後
・1月17日（金）14:00以降

ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。

―――――――
株式会社〇〇
営業部　□□
TEL：000-0000-0000
E-mail：xxxx@xxxx.co.jp
―――――――

構成	意図
冒頭	丁寧な第一印象を与える
本文	目的を具体的に示し、信頼を得る
候補日	選びやすく提示する
締め	感謝と依頼で印象を整える

この構成をベースに、相手との関係性に合わせて文体を調整すれば完璧です。

件名・挨拶・締めの言葉で差をつける書き方

同じ内容のメールでも、「件名」「冒頭」「締め」の書き方次第で印象は大きく変わります。

この章では、読み手に伝わりやすく、好印象を残すための書き方のコツを紹介します。

件名は「誰から・何の目的で」を明確に

件名は、相手が開封するかどうかを決める重要な部分です。

多くのメールの中から目に留まるように、用件を簡潔に伝えることを意識しましょう。

良い例	悪い例
【ご面談のお願い】株式会社〇〇 営業部の□□です	ご挨拶
【ご訪問日程のご相談】株式会社△△との打ち合わせについて	打ち合わせについて
【アポイントのご相談】新サービスのご提案に関して	相談

ポイントは、「目的＋自分の名前（会社名）」を入れること。

件名で内容が分かると、相手の負担が減り返信されやすくなります。

冒頭の挨拶で丁寧さを伝えるポイント

最初の一文は「第一印象」に直結します。

相手との関係性によって、挨拶の書き方を使い分けましょう。

シーン	おすすめの挨拶文
初めての相手	突然のご連絡を失礼いたします。株式会社〇〇の□□と申します。
既存の取引先	いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の□□です。
社内宛て	お疲れさまです。□□です。

形式ばかりを重視すると硬くなりすぎてしまうため、状況に合ったトーンで自然に伝えるのがポイントです。

相手との関係性を意識して挨拶を変えることで、距離感のバランスが取れます。

締めくくり文で感じのいい印象を残す方法

最後の一文は、メール全体の印象を決める大切な部分です。

丁寧で前向きな言葉を使うことで、「感じのよい人だな」と思ってもらえる可能性が高まります。

目的	締めくくりの例文
感謝を伝える	ご多用のところ恐れ入りますが、ご確認のほどお願いいたします。
依頼を柔らかく伝える	ご検討のうえ、ご都合のよいお時間をお知らせいただけますと幸いです。
今後の関係性を意識	引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

メールの最後に感謝を添えるだけで、受け取った相手は印象よく感じます。

「お願い」よりも「感謝」を先に書くと、より柔らかい印象になります。

締めの一文は、あなたの人柄を伝える最後のチャンスです。

返信率を高める＋αの工夫

アポ取りメールを送っても、なかなか返信が来ないことがあります。

ここでは、相手が「返信したくなる」ような工夫を3つの観点から紹介します。

返信をもらいやすい言葉の選び方

相手が気軽に返信できるようにするには、「断りにくい」ではなく「返しやすい」言葉を選ぶことが大切です。

強すぎる依頼文よりも、柔らかく丁寧なトーンを意識しましょう。

目的	おすすめ表現	避けたい表現
返信依頼	ご都合のよいお時間をお知らせいただけますと幸いです。	必ずご返信ください。
日程調整	ご都合のよい日時をお知らせいただければ幸いです。	この日程でお願いいたします。
フォロー依頼	お手数ですがご確認のほどお願いいたします。	早急にご対応ください。

「命令形」ではなく「お願い＋感謝」の形にすることで、返信率は格段に上がります。

候補日提示とスケジュール提案のコツ

アポの日時を決める際に大切なのは、相手が「選びやすい」と感じることです。

候補日を3つほど提示し、相手の予定に合わせやすい書き方を心がけましょう。

良い例	悪い例
・1月15日（水）午前中 ・1月16日（木）午後 ・1月17日（金）14:00以降	1月16日（木）午後でお願いします。

候補を複数挙げることで、相手が「この人は配慮がある」と感じやすくなります。

また、オンライン会議や対面のどちらを希望しているかも、明確にしておくと親切です。

相手の立場に立って選択肢を提示することが、信頼を得る第一歩です。

メール後のフォロー文例

返信が数日経っても届かない場合、軽いトーンでフォローのメールを送るのがおすすめです。

催促ではなく、あくまで「確認」という姿勢を保つのがポイントです。

目的	文例
日程確認	先日お送りしたご面談日程の件で、念のためご確認のご連絡を差し上げました。
再提案	お忙しいところ恐縮ですが、別の日程でも構いませんので、ご都合のよいお時間をお知らせください。
締め	お手数をおかけしますが、ご確認のほど何卒よろしくお願いいたします。

「確認のご連絡」と伝えることで、相手も負担なく返信できます。

アポ取りメールは一度で終わりではなく、丁寧なフォローが信頼関係を築く鍵になります。

まとめ！アポ取りの挨拶メールは「明確さ×思いやり」が信頼を生む

アポ取りメールは、単に予定を決めるための連絡手段ではありません。

文面の中に「相手への配慮」と「目的の明確さ」があることで、ビジネスの第一印象が決まります。

今回紹介したポイントを振り返ると、以下の3つが特に重要です。

ポイント	内容
1. 明確に伝える	何のために会いたいのかをはっきり書く
2. 思いやりを持つ	相手の都合や立場を尊重した言葉選びをする
3. 丁寧に締める	感謝を忘れず、柔らかいトーンで終える

特に、件名・挨拶・締めの3要素を意識すると、全体の印象が格段に良くなります。

短いメールほど、相手に伝わる「思いやりの一言」が重要です。

最後に、アポ取りメールの理想的な流れをまとめます。

ステップ	内容
① 件名	目的を簡潔に示す（例：【ご面談のお願い】〇〇の□□です）
② 挨拶	相手への敬意を伝える（例：お世話になっております）
③ 本文	目的・候補日・依頼内容を整理して記載
④ 締め	感謝と返信のお願いを柔らかく伝える
⑤ 署名	連絡先を正確に記載

「明確さ」と「思いやり」を両立できるメールは、読まれる・返信される・信頼される三拍子が揃います。

テンプレートを活用しながら、自分らしい表現を少しずつ加えていけば、どんな相手にも伝わるメールが書けるようになります。