電子署名依頼メール例文集｜社内・取引先・顧客向けフルテンプレート

電子署名を依頼するメールは、ただ書類の署名を求めるだけではなく、相手に配慮し信頼感を伝える重要な手段です。紙の契約書や承認書のやり取りが減り、オンラインで署名する機会が増える中、正しいメール作成方法を知っておくことは必須です。

本記事では、社内の上司や取引先、顧客向けに使えるフルバージョンの電子署名依頼メール例文を豊富に紹介します。件名の付け方、署名手順の説明、締め切りの明記など、実務で役立つポイントも網羅。状況に応じてカスタマイズできるテンプレート付きなので、誰でもスムーズで印象の良い依頼メールを作成できます。

この記事を参考に、日常業務の効率化と信頼構築を同時に実現しましょう。

電子署名依頼メールとは？

近年、契約や申請のデジタル化が進む中で、電子署名はビジネス上欠かせないツールとなっています。

電子署名依頼メールとは、相手にデジタル書類への署名を依頼するためのメールのことです。単なる事務連絡ではなく、相手への配慮や信頼感を伝える重要なコミュニケーション手段でもあります。

電子署名の目的と役割

電子署名とは、デジタル上の書類に対して「本人が確認し、承認した」ことを証明する電子的手段です。

契約書、申請書、同意書などで広く使われ、従来の押印やサインの代わりとして機能します。オンラインで署名できるため、紙の郵送や対面での署名が不要になり、ビジネスの効率化に大きく貢献します。

メール依頼の重要性と信頼構築効果

電子署名依頼メールは、署名そのものの手続きだけでなく、相手との信頼関係を築く役割も担います。

丁寧で明確なメールは、相手が迷うことなく署名作業を完了できるだけでなく、「信頼できる担当者からの依頼」と認識され、今後のやり取りが円滑になります。

逆に、件名や本文が不明確だと対応が遅れる原因になり、契約や申請の進行に影響するため、メール作成には注意が必要です。

電子署名依頼メールの基本フロー

電子署名を依頼する際には、メールを送る前に基本的なフローを理解しておくことが重要です。これにより、相手がスムーズに署名作業を行えるようになります。

署名対象書類の準備

まず、署名を依頼する書類をデジタル形式で用意します。契約書や承認書、同意書など、署名が必要な書類を整理し、内容に誤りがないか確認しておきます。

電子署名サービスへのアップロード

準備した書類を、Adobe Sign、DocuSign、クラウドサインなどの電子署名サービスにアップロードします。サービスによって署名箇所の設定方法が異なるため、相手が迷わないように署名欄を正しく指定しましょう。

署名依頼メール送信のポイント

署名依頼メールは、単にリンクを送るだけではなく、相手が迷わず署名できるよう丁寧に説明を加えることが大切です。署名手順、署名期限、問い合わせ先などを明記しましょう。

署名完了後の確認方法

相手が署名を完了すると、多くの電子署名サービスでは自動的に通知が届きます。署名完了の確認を忘れずに行い、必要に応じて控えを保存しておきましょう。

電子署名依頼メールの基本構成

電子署名依頼メールは、受信者が迷わず署名作業を進められるように、構成を工夫することが重要です。ここでは、メール作成時に押さえるべき基本的な要素を解説します。

件名は明確にする

件名は、メールを開く前に内容を理解できるように簡潔かつ具体的にします。「署名のお願い」「ご確認」などの表現を入れると、受信者が優先度を判断しやすくなります。

例：

• 【署名のお願い】契約書ご確認のお願い
• 電子契約書へのご署名依頼（株式会社〇〇）

冒頭のあいさつと依頼目的を簡潔に

メール本文は「お世話になっております」から始め、署名を依頼する目的を1〜2文で簡潔に伝えます。前置きが長すぎると受信者が内容を理解しにくくなるため注意しましょう。

署名方法の説明を丁寧に

相手が初めて署名する場合もあるため、操作手順を簡単に説明します。「リンクをクリックして指示に従うだけ」といった一文を加えると安心感を与えられます。

締め切り・対応期限を明記

署名を完了してほしい期限を明確に示すことで、対応漏れを防ぎます。「〇月〇日までにご対応願います」と具体的な日付を入れることが望ましいです。

感謝の言葉で締めくくる

メールの最後には、丁寧な言葉で締めくくります。「お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします」などの表現が一般的です。感謝の意を示すことで、依頼の印象も良くなります。

状況別｜すぐ使える電子署名依頼メール例文（フルバージョン）

ここでは、取引先・社内・顧客など、状況別に使える電子署名依頼メールのフルバージョン例文を紹介します。テンプレートとしてコピーして使える内容です。

取引先への署名依頼メール例文（フル）

件名：【署名のお願い】業務委託契約書のご確認とご署名のお願い

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。

このたび、業務委託契約書を電子署名にて締結させていただく運びとなりました。以下のリンクより内容をご確認いただき、ご署名くださいますようお願いいたします。

【署名リンク】〇〇〇〇（クラウドサインURL）

ご署名の期限：〇月〇日まで

ご不明点や操作方法についてご不安な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

―――――――――――――
株式会社△△　□□
メール：xxxx@xx.jp
電話：03-xxxx-xxxx
―――――――――――――

社内上司への署名依頼メール例文（フル）

件名：【電子署名のお願い】社内承認書のご確認

部長　〇〇様

お疲れさまです。△△部の□□です。

添付の社内承認書について、電子署名によるご承認をお願いいたします。以下のリンクからアクセスし、内容をご確認のうえ署名をお願いいたします。

【署名リンク】〇〇〇〇

ご多忙のところ恐縮ですが、〇月〇日までにご対応をお願いいたします。何かご不明な点がありましたらお知らせください。

どうぞよろしくお願いいたします。

顧客への署名依頼メール例文（フル）

件名：【重要】ご契約に関する電子署名のお願い

〇〇株式会社
〇〇様

平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。△△株式会社の□□でございます。

ご契約書の締結にあたり、電子署名によるご確認をお願い申し上げます。下記リンクより内容をご確認いただき、署名欄にお名前の記入をお願いいたします。

【署名ページURL】〇〇〇〇

ご署名完了後は、自動的に控えが送信されます。何かご不明点がございましたら、本メールにご返信ください。

今後とも末永いお付き合いのほど、よろしくお願いいたします。

契約書・承認書・同意書など用途別例文集

署名依頼メールは、書類の種類によって本文を少し変えるとより適切です。

• 契約書の場合：署名リンクを提示し、期限と内容確認のお願いを明確に記載。
• 承認書の場合：社内用の簡潔な説明と署名手順を明記。
• 同意書の場合：署名が必要な理由を簡単に説明し、迷わず署名できるリンクを提示。

テンプレート活用のコツとカスタマイズ例

フルバージョン例文をそのまま使うこともできますが、会社名・部署名・署名期限・リンクURLは必ず自社情報に置き換えましょう。

また、受信者が初めて電子署名を利用する場合は、簡単な操作手順を加えるとスムーズです。「リンクをクリックし、画面の指示に従って署名してください」と一文添えるだけで安心感が増します。

電子署名依頼メールを送る際の注意点

電子署名依頼メールを送信する際には、相手がスムーズに対応できるよう、いくつかのポイントに注意する必要があります。

書類名・URLの誤送付防止

署名リンクは受信者専用に発行されることが多いため、誤って他の人に送らないよう確認しましょう。また、ファイル名や案件名を明記することで、受信者が内容をすぐに理解できます。

セキュリティ意識と送信方法

電子署名サービスにはセキュリティ機能が備わっていますが、メール送信時に暗号化設定を行うとさらに安全です。パスワード付きリンクや二段階認証の設定を活用することも効果的です。

相手の操作環境への配慮

受信者がスマートフォンで署名する場合、画面が小さく操作が難しいことがあります。「パソコンからの署名を推奨します」と一言添えるだけで、スムーズに作業が進みます。

リマインドメールの送信タイミング

署名期限が近づいても未署名の場合は、丁寧なリマインドメールを送りましょう。1〜2日前を目安に、「ご多忙のところ恐縮ですが、まだご対応いただいていないようです」と穏やかに促す文章が適切です。

まとめ｜電子署名依頼メールで信頼を築こう

電子署名依頼メールは、単なる事務連絡ではなく、相手への配慮や信頼感を伝える重要な手段です。

明確な件名、簡潔で丁寧な本文、わかりやすい署名手順、そして期限提示の4点を意識することで、署名作業がスムーズに進みます。

今回ご紹介した例文をベースに、自社や状況に合わせて微調整すれば、誰でも印象の良い署名依頼メールを作成可能です。日常の業務効率を高めるとともに、受信者に「丁寧で信頼できる担当者」と思ってもらえるよう意識しましょう。