塾を辞めるときのメール例文・マナー完全ガイド｜失礼なく感謝を伝える書き方

「塾を辞めたいけれど、どう伝えたらいいかわからない…」と迷う方は多いですよね。

退塾は気まずくなりやすい話題だからこそ、誠実で丁寧なメールが印象を大きく左右します。

この記事では、塾を辞める際に使える実用的なメール例文を保護者・生徒それぞれの立場から紹介します。

件名の付け方や言葉づかいのポイント、送るタイミングまで、すぐに使えるテンプレート付きで解説。

感謝を伝えながら円満に退塾するコツを押さえて、次のステップを気持ちよく踏み出しましょう。

塾を辞めるとき、メールで伝えても大丈夫？

塾を辞めたいと思っても、「メールで伝えていいのかな」と迷う方は多いですよね。

この章では、メールで退塾を伝える際の基本的な考え方やマナー、トラブルを避けるための注意点を整理します。

電話・LINE・メールどれが適切？

退塾の連絡方法は、塾の方針によって異なります。

多くの塾では、メールやLINEなどの連絡ツールを使って退塾を受け付けていますが、個人塾などでは口頭での連絡を重視する場合もあります。

基本的には「まずはメールで伝え、その後に直接お礼をする」という流れが最も丁寧です。

どうしても不安な場合は、「退塾の件をメールでお伝えしてもよろしいでしょうか」と事前に確認しておくと安心です。

連絡手段	メリット	注意点
メール	記録が残る／丁寧に言葉を選べる	返信を確認し忘れないこと
LINE	気軽に連絡できる	形式がカジュアルになりすぎないよう注意
電話	すぐに伝わる	感情的にならないよう落ち着いて話す

メールで伝えるときの基本マナー

メールで退塾を伝える場合、最も大切なのは「感謝の気持ちをしっかり伝えること」です。

塾の先生は多くの生徒を担当しているため、誰からのメールなのかがすぐ分かるように明記します。

また、急な連絡にならないよう、退塾希望日の1か月ほど前に送るのが理想的です。

以下のような流れで書くとスムーズです。

項目	内容
①件名	「退塾のご連絡（〇〇中・△△）」など、すぐ内容が分かる形にする。
②宛名	「〇〇塾　△△先生」など、正式な名称で書く。
③本文	挨拶→退塾理由→感謝→手続き→結びの順。
④署名	保護者名・お子様の学年と氏名を明記。

トラブルを避けるために確認しておくこと

退塾のメールを送る前に、以下の点をチェックしておきましょう。

• 契約書や入塾時の説明で「退塾連絡方法」が指定されていないか。
• 授業料の締め日や教材費の扱いについて事前に確認しておく。
• 返信をもらったら必ず目を通し、必要に応じて直接挨拶する。

とくに「伝えっぱなし」にならないよう、返信の確認を忘れないことが重要です。

丁寧なやり取りを心がければ、メールでも誠実な印象を十分に伝えられます。

メールでも真心を込めて伝えれば、気持ちよく退塾を終えることができます。

塾を辞めるメールの正しい構成と書き方

この章では、退塾メールを書くときの基本的な構成や言葉づかい、伝え方のコツを具体的に解説します。

テンプレートをそのまま使うのではなく、「誰に」「どんな気持ちで」伝えるかを意識すると、より自然で丁寧なメールになります。

退塾メールの基本5ステップ

退塾をメールで伝えるときは、以下の5つのステップに沿って構成するのがもっともわかりやすく、印象も良いです。

ステップ	内容	ポイント
① 挨拶と名乗り	「いつもお世話になっております。〇〇中学△年の□□の母、△△です。」	名乗りで誰からの連絡かを明確に。
② 退塾の意思	「このたび〇月末をもちまして退塾させていただくことになりました。」	具体的な時期を入れる。
③ 理由の簡潔な説明	「通塾時間の調整が難しくなったため」など。	前向きで短く。
④ 感謝の言葉	「これまで丁寧にご指導いただき、心より感謝申し上げます。」	誠実さを伝える。
⑤ 結びの言葉	「今後のご発展をお祈り申し上げます。」	柔らかく締める。

この5ステップを押さえるだけで、どんな退塾メールも丁寧で失礼のない内容に整います。

件名・宛名・署名の書き方サンプル

件名や宛名、署名はメールの第一印象を決める大切な要素です。

たとえ本文が丁寧でも、件名が曖昧だと読み手に不親切な印象を与えてしまいます。

項目	良い例	悪い例
件名	退塾のご連絡（中学2年・山田太郎）	お知らせです／ご相談があります
宛名	〇〇塾　△△先生	△△先生（塾名なし）
署名	中学2年　山田太郎の母　山田花子	花子（名字なし）

ビジネスメールと同様に、読み手が「誰からの連絡か」「どんな内容か」を一目で判断できることが大切です。

避けるべきNGワードと印象が良くなる言い回し

退塾のメールで誤解されやすい表現や、避けた方がよい言葉づかいを整理しておきましょう。

NG表現	おすすめの言い換え
思ったほど成績が上がらなかった	通塾時間との両立が難しくなったため
先生と合わなかった	家庭の事情により通塾を見直すことになりました
辞めます	退塾させていただくことになりました

「辞める」ではなく「退塾させていただく」という表現を使うと、柔らかく、丁寧な印象になります。

また、ネガティブな理由は避け、前向きな説明に変換することが円満な印象を残すコツです。

退塾メールは「説明」ではなく「感謝」で締めくくる」ことが最も重要です。

保護者から送る塾退会メールの例文集【全文テンプレート付き】

この章では、保護者の立場から塾を退会する際に使えるメールの例文を紹介します。

すぐに使えるように、すべて全文テンプレート形式で掲載しています。

お子様の状況に合わせてアレンジすれば、どなたでも失礼のない丁寧なメールを送ることができます。

① 一般的な退塾連絡メール（フルバージョン）

もっともよく使われる標準的な退塾メールの例文です。

迷ったときはこの形をベースにすると安心です。

件名	退塾のご連絡（中学2年・山田太郎）
宛名	〇〇塾　△△先生

―――――――――――――――――――――――

いつもお世話になっております。

△△中学校2年の山田太郎の母、山田花子です。

このたび、本人と相談のうえ、〇月末をもちまして退塾させていただくことにいたしました。

通学時間や他の習いごととの調整が難しくなったための判断です。

これまでご指導いただいたことに心より感謝申し上げます。

手続きなど必要なことがございましたらお知らせください。

ご多忙のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

山田花子

―――――――――――――――――――――――

「退塾理由は短く」「感謝を明確に」がスムーズな印象を与えるポイントです。

② 急な退塾をお願いする場合のメール

家庭の事情などで急に通えなくなるときは、丁寧さと誠実さを意識しましょう。

件名	退塾のお願い（小学6年・鈴木一郎）
宛名	〇〇塾　□□先生

―――――――――――――――――――――――

お世話になっております。

小学6年の鈴木一郎の母、鈴木久美です。

急なご連絡で恐縮ですが、諸事情により今月いっぱいで退塾させていただきたく存じます。

これまで丁寧にご指導いただき、心より感謝申し上げます。

短い間でしたが、本人も楽しく通わせていただきました。

手続きなどございましたらお知らせください。

何卒よろしくお願いいたします。

鈴木久美

―――――――――――――――――――――――

「急なお願いで申し訳ありません」という言葉を入れることで、誠実な印象を保てます。

③ 感謝を丁寧に伝えて円満に辞めるメール

お世話になった塾に感謝を伝えながら退塾したい場合の例です。

件名	退塾のご連絡とお礼（中学3年・佐藤優）
宛名	〇〇塾　△△先生

―――――――――――――――――――――――

いつも大変お世話になっております。

△△中学3年の佐藤優の母、佐藤美咲です。

このたび、進路決定に伴い〇月末をもちまして退塾させていただくことになりました。

これまで温かくご指導いただき、本人も自信を持って勉強に取り組むことができました。

長い間のご支援に深く感謝申し上げます。

先生方の今後のご活躍を心よりお祈りいたします。

佐藤美咲

―――――――――――――――――――――――

「お礼」や「お祈り」などの言葉を加えると、あたたかく誠実な印象を残せます。

④ 習い事や進路変更による退塾メール

進学や新しい習い事など、前向きな理由で辞めるときの文例です。

件名	退塾のご連絡（中学1年・木村蓮）
宛名	〇〇塾　□□先生

―――――――――――――――――――――――

お世話になっております。

中学1年の木村蓮の母、木村真由美です。

このたび、学校の活動と他の習い事との両立が難しくなり、〇月末で退塾させていただくことになりました。

短い間でしたが、丁寧なご指導に感謝しております。

また機会がありましたら、ぜひお世話になりたいと思います。

これまで本当にありがとうございました。

木村真由美

―――――――――――――――――――――――

「またお願いしたい」という一文を入れると、円満な印象が強まり、将来の再入塾にもつながります。

生徒本人が送る場合の塾退会メール例文【使えるテンプレート集】

高校生や大学受験生など、自分で塾に連絡を取るケースでは、保護者よりもカジュアルになりやすい傾向があります。

ですが、退塾メールはあくまで「お世話になった先生に感謝を伝える場」です。

この章では、フォーマルさを保ちながらも、自分の気持ちを自然に伝えられるメール例文を紹介します。

① 高校生・大学受験生向けのフォーマル例文（フルバージョン）

進路や家庭の事情など、正当な理由で退塾する際に使える丁寧な文面です。

件名	退塾のご連絡（高2・佐藤花）
宛名	〇〇塾　△△先生

―――――――――――――――――――――――

お世話になっております。

高2の佐藤花です。

このたび、家庭の事情により〇月をもって退塾させていただくことになりました。

これまで熱心にご指導いただき、本当にありがとうございました。

授業を通して学んだことを、これからの学習にも生かしていきたいと思います。

短い間でしたが、大変お世話になりました。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

佐藤花

―――――――――――――――――――――――

本文は簡潔に、感謝を中心にまとめるのが好印象です。

② カジュアルすぎず誠実に伝える文面

先生との距離が近い場合でも、言葉づかいはフォーマルに保ちましょう。

特にLINEなどで連絡を取る場合でも、以下のような構成を意識するのがおすすめです。

件名	退塾のご連絡（高1・田中優）
宛名	〇〇塾　□□先生

―――――――――――――――――――――――

お世話になっております。

高1の田中優です。

部活動との両立が難しくなり、〇月末で退塾させていただくことにしました。

短い間でしたが、丁寧にご指導いただき感謝しています。

これからも教えていただいたことを生かして勉強を続けていきます。

ありがとうございました。

田中優

―――――――――――――――――――――――

「ありがとうございました」で締めると誠実な印象になり、メール全体が自然にまとまります。

③ 感謝を中心に伝える短文メール例

シンプルで分かりやすいメールを送りたい場合の短文テンプレートです。

件名	退塾のご連絡（中3・小林真央）
宛名	〇〇塾　△△先生

―――――――――――――――――――――――

お世話になっております。

中学3年の小林真央です。

このたび、〇月末をもちまして退塾させていただくことになりました。

これまで丁寧にご指導いただき、ありがとうございました。

感謝の気持ちを忘れず、今後も勉強を続けていきます。

よろしくお願いいたします。

小林真央

―――――――――――――――――――――――

短くても、感謝の一文が入っていれば十分に礼儀正しい印象になります。

退塾メールを送るベストなタイミングと注意点

退塾をメールで伝える際は、内容だけでなく「いつ送るか」も大切です。

タイミングを間違えると、先生や塾側に迷惑をかけてしまうこともあるため、余裕を持った連絡を心がけましょう。

退塾連絡はいつ伝えるのがベスト？

退塾の連絡は、一般的に1か月前に伝えるのが理想です。

多くの塾では月謝や教材費の締め日が月末に設定されているため、直前の連絡だと処理が間に合わない場合があります。

「翌月から辞めたい」と思ったら、できるだけ前月中旬までに伝えるとスムーズです。

タイミング	目安	理由
理想	退塾希望日の1か月前	事務手続きや教材処理に余裕がある
可	退塾希望日の2〜3週間前	担当講師への引き継ぎが可能
避けたい	月末直前や当月の連絡	トラブルや誤解の原因になる

どうしても急ぐ場合は、「急なお願いで申し訳ありません」とひとこと添えるだけで、印象が大きく変わります。

件名と本文で伝わり方が変わるポイント

退塾メールは、件名と本文の書き方で相手の受け取り方が変わります。

特に件名が曖昧だと、先生がすぐに対応できず、対応が遅れることもあります。

NGな件名	おすすめの件名
ご相談があります	退塾のご連絡（中学2年・山田太郎）
お知らせです	退塾のお願い（小学6年・鈴木一郎）
お世話になりました	退塾のご連絡とお礼（中学3年・佐藤優）

件名は「退塾＋生徒名」を入れて、誰からの連絡かを一目で分かるようにするのが基本です。

本文の最初でも「いつもお世話になっております」と丁寧に始め、名乗りを忘れないようにしましょう。

返信がない場合・迷惑メール対策

メールを送っても返信がない場合、まずは迷惑メールフォルダに入っていないかを確認します。

それでも連絡がないときは、2〜3日後に「お忙しいところ恐れ入りますが、先日の退塾に関するご連絡をご確認いただけましたでしょうか」と丁寧に再送します。

状況	対応方法
返信がない	2〜3日後に再送（催促ではなく確認として伝える）
誤送信・届かない	宛先を再確認、必要なら電話で補足連絡
迷惑メール判定	件名や差出人名を正式にして再送する

再送の際は「ご確認のお願い」と書くと、催促の印象を避けられます。

メール連絡は誠実さを保ちながら、相手の負担を考えた対応を心がけましょう。

退塾後にやっておくと良い3つのフォロー

退塾メールを送った後も、ちょっとした心配りで先生との関係を良好に保つことができます。

「辞めたから終わり」ではなく、「お世話になった感謝を伝える」ことで、今後のつながりにもプラスになります。

先生へ直接お礼を伝えるときのひと言例

最後の授業日や退塾後に先生と顔を合わせる機会がある場合、直接お礼を伝えるのが理想的です。

短い言葉でも感謝の気持ちは十分に伝わります。

シーン	ひと言例
授業後に伝える場合	「今まで本当にありがとうございました。先生の授業で勉強が好きになりました。」
保護者が伝える場合	「長い間お世話になり、ありがとうございました。先生のご指導に感謝しております。」
生徒が一言伝える場合	「短い間でしたが、先生の授業がとても分かりやすかったです。ありがとうございました。」

面と向かって伝えるひと言が、最後の印象を明るく締めくくります。

お世話になった塾へのお礼メール例文

退塾後に改めて感謝のメールを送るのもおすすめです。

先生に「丁寧な方だな」と思ってもらえれば、良い関係を保ったまま次のステップに進めます。

件名	お礼のご連絡（中学3年・佐藤優）
宛名	〇〇塾　△△先生

―――――――――――――――――――――――

いつもお世話になっております。

先日は退塾の件でご対応いただき、ありがとうございました。

〇〇塾での授業を通じて、勉強の楽しさや続ける大切さを学ぶことができました。

先生方の丁寧なご指導に心より感謝しております。

今後のご発展をお祈り申し上げます。

佐藤優

―――――――――――――――――――――――

退塾後にお礼メールを送ることで、「誠実で丁寧な家庭」という印象を残すことができます。

再入塾・紹介を意識した印象の残し方

塾との関係は、辞めたあとも続くことがあります。

転勤や進学などで再びお世話になることもあるため、最後の印象を大切にしましょう。

印象を良くするポイント	具体的な言葉の例
前向きな言葉で締める	「また機会がありましたら、よろしくお願いいたします。」
感謝を明確に伝える	「先生のご指導に感謝しております。」
丁寧な署名を添える	「〇〇中学　△△の母　□□」

「感謝と再会の余地を残す」メールが、未来のご縁をつなぐ最良の形です。

まとめ｜誠実なメールで「感謝して卒業」する

ここまで、塾を辞めるときに失礼のないメールの書き方や例文を紹介してきました。

どのケースでも共通して大切なのは、感謝の気持ちを誠実に伝えることです。

丁寧な言葉づかいと落ち着いたトーンを意識すれば、円満に退塾することができます。

退塾メールは人間関係を育てる最後のチャンス

退塾のメールは、単なる「連絡」ではなく、これまでのつながりを締めくくる大切な挨拶の場です。

感謝を伝えることで、先生にも気持ちよく受け取ってもらえるだけでなく、今後また相談したいときにも良好な関係を保つことができます。

メール1通の印象が、次の学びや出会いにつながることもあります。

心のこもった一文で印象は大きく変わる

最後に、どの退塾メールにも共通して使えるフレーズをいくつか紹介します。

目的	おすすめの一文
感謝を伝える	「これまでのご指導に心より感謝申し上げます。」
円満な印象を残す	「今後のご発展をお祈り申し上げます。」
前向きに締める	「教えていただいたことをこれからも生かしていきます。」
再会を意識する	「また機会がありましたら、ぜひよろしくお願いいたします。」

退塾は「関係を終える」ではなく、「感謝を伝えて次に進む」きっかけ。

メールの文面に気持ちを込めるだけで、読んだ相手の印象は大きく変わります。

誠実なメールは、次のステップへ進むあなたの背中を静かに押してくれる存在です。