面接合否メールの正しい返信マナーと例文集｜合格・不合格・保留すべて対応

面接が終わったあと、企業から届く「合否メール」。

このメールにどう返信すれば良いか、悩んだことはありませんか。

「すぐ返信すべき？」「どんな言葉で伝えるのが正解？」そんな疑問に答えるために、この記事では面接合否メールの基本マナーと、すぐ使える例文をまとめました。

合格・不合格・保留など、あらゆるパターンに対応できるテンプレートを紹介し、相手に好印象を与える文面のコツも詳しく解説しています。

この記事を読めば、「どんな結果でも丁寧に対応できる人」になれます。

採用担当者に好印象を残し、次のチャンスにつなげるために、ぜひ最後までチェックしてください。

面接合否メールとは？応募者と企業をつなぐ大切な連絡

この章では、面接合否メールの基本的な意味と、その役割についてわかりやすく解説します。

「合否メール」と聞くと、単に結果を知らせるだけの連絡のように思われがちですが、実際には応募者と企業の最後のやり取りとして重要な意味を持ちます。

企業が送る「合否メール」の目的と役割

面接合否メールとは、企業が採用選考の結果を応募者へ伝える正式な連絡のことです。

企業にとっては、選考の結果を明確に伝えることで、応募者との信頼関係を保つ役割があります。

また、応募者が次のステップ（入社準備や他社選考）に進むための判断材料にもなります。

つまり、合否メールは「結果通知」であると同時に、双方の印象を左右する最終コミュニケーション」です。

立場	目的	重要ポイント
企業側	選考結果の正式通知	誠実で丁寧な文面を心がける
応募者側	結果を受けての対応・返信	感謝を伝え、印象を良くする

メール形式が主流になった理由と現状

以前は電話や郵送で合否を伝える企業もありましたが、現在ではメールが主流となっています。

メールはスピーディーで記録も残るため、双方にとって利便性が高い方法です。

ただし、メールでのやり取りは文字だけで印象が決まるため、言葉遣いがとても重要です。

特に応募者側は、結果がどちらであっても、最後まで丁寧な対応をすることで良い印象を残すことができます。

面接合否メールは「結果」ではなく「信頼を示すメッセージ」なのです。

次の章では、面接合否メールが届くまでの期間と、届かない場合の正しい対応について詳しく見ていきます。

面接合否メールが届くタイミングと返信の基本マナー

この章では、面接後に合否メールが届くまでの一般的な期間や、連絡が来ない場合の正しい対応方法について解説します。

不安な待ち時間を過ごす中でも、落ち着いて丁寧に対応することが信頼を保つポイントです。

通知までの一般的な期間と注意点

通常、面接後の合否メールは3日から1週間程度で届くのが一般的です。

ただし、社内調整や応募者数の多さによって、2週間ほどかかる場合もあります。

そのため、「遅いから不合格かも」と早とちりせず、まずは待つことが大切です。

企業の採用スケジュールは一定ではないため、焦らずに対応することが信頼につながります。

連絡時期	考えられる状況	対応のポイント
3日以内	採用体制が整っており迅速な対応	返信もできるだけ早めに行う
〜1週間	一般的な選考プロセス	特に問題なし、落ち着いて待つ
1週間以上	社内調整や追加面接の可能性あり	10日後を目安に問い合わせを検討

連絡が来ないときの問い合わせメール例文（フル版）

面接から10日以上経過しても合否連絡がない場合は、丁寧に問い合わせをしても問題ありません。

その際は、焦りや催促の印象を与えない文面を意識しましょう。

例文（問い合わせメール・フルバージョン）

件名：選考状況のご確認（〇〇株式会社／〇〇）

〇〇株式会社
人事部　△△様

お世話になっております。〇〇と申します。
先日は貴重なお時間をいただき、面接の機会を誠にありがとうございました。

面接から10日ほど経過いたしましたため、選考状況を確認させていただきたくご連絡申し上げました。
お忙しいところ恐れ入りますが、進捗状況をお知らせいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

〇〇（氏名）
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：xxxxx@example.com

注意点： 件名には「選考状況の確認」など、内容がひと目で分かる表現を使いましょう。

問い合わせメールもビジネスマナーの一部と考え、誠実な印象を残す文面を意識することが大切です。

次の章では、実際に合否メールを受け取った後の返信マナーと、状況別の対応例を詳しく紹介します。

合格メールを受け取ったときの返信例文【応募者側】

この章では、企業から合格の連絡を受け取ったときに送る返信メールの書き方を解説します。

合格メールへの返信は「入社意思を明確に伝える」「感謝の気持ちを表す」この2点がポイントです。

基本構成と書き方のポイント

返信メールでは、まず合格への感謝を伝え、次に今後の手続きや入社の意思を示すのが基本です。

短くても構いませんが、社会人として誠実な印象を与える文面にすることが大切です。

特に入社意思の確認が含まれている場合は、迅速な返信が信頼につながります。

要素	内容	注意点
件名	合格のご連絡ありがとうございます	簡潔で一目で内容が分かるように
宛名	人事担当者の氏名＋様	誤字に注意
本文	感謝→入社意思→今後への意欲	3段構成でまとめる
署名	氏名・電話・メールアドレス	ビジネス形式を維持

シンプル返信例文（すぐ使える短文）

件名：合格のご連絡ありがとうございます（〇〇）

〇〇株式会社
人事部　△△様

お世話になっております。〇〇です。
このたびは採用のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
入社までの準備を進めてまいりますので、今後ともよろしくお願いいたします。

〇〇（氏名）

丁寧で正式な返信例文（フルバージョン）

より丁寧に感謝や意欲を伝えたい場合は、以下のような構成が理想です。

件名：採用選考結果のご連絡ありがとうございます（〇〇）

〇〇株式会社
人事部　△△様

お世話になっております。〇〇と申します。
このたびは採用のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

貴社の一員としてお仕事に携われることを大変光栄に存じます。
今後のスケジュールや手続きなど、ご指示をいただけましたら幸いです。

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

〇〇（氏名）
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：xxxxx@example.com

内定辞退を伝える返信例文（やむを得ない場合）

すでに他社での内定が決まっているなどの理由で辞退する場合も、誠実に感謝を伝えましょう。

辞退の連絡を遅らせると企業側に迷惑がかかるため、できるだけ早めの返信がマナーです。

件名：採用結果のご連絡ありがとうございます（〇〇）

〇〇株式会社
人事部　△△様

お世話になっております。〇〇と申します。
このたびは採用のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

誠に恐縮ではございますが、他社への入社が決定いたしましたため、
今回のご内定を辞退させていただきたくご連絡申し上げます。

貴重なご縁をいただきましたことに心より感謝申し上げます。
貴社のご発展をお祈り申し上げます。

〇〇（氏名）

合格メールの返信は「迅速・誠実・簡潔」を意識すると、相手に好印象を与えられます。

次の章では、不合格メールを受け取った際の対応と、お礼を伝える返信例文を紹介します。

不合格メールへの対応とお礼メール例文【応募者側】

この章では、面接の結果が不合格だった場合の対応方法と、印象を保つお礼メールの書き方を紹介します。

不合格通知を受け取ったときは落ち込む気持ちもあるかもしれませんが、最後まで丁寧な対応をすることで、将来につながる良い印象を残すことができます。

返信するべきか？判断の基準

不合格メールには必ず返信する必要はありません。

しかし、今後のご縁を大切にしたい、または丁寧な印象を残したい場合には、短いお礼メールを送るのがおすすめです。

「感謝を伝える返信」は、あなたの誠実さを示す最もシンプルな方法です。

返信する場合	返信しない場合
今後の機会につなげたい場合	大量応募・形式的な連絡のとき
個人名で丁寧に対応してくれた企業	自動送信の連絡

お礼を伝える簡潔メール例文

まずは、短く感謝の気持ちを伝える基本的な例文です。

件名：面接の御礼（〇〇）

〇〇株式会社
人事部　△△様

お世話になっております。〇〇です。
このたびは面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。
貴重なお時間をいただけましたこと、心より感謝申し上げます。

〇〇（氏名）

誠実さを伝えるフルバージョン例文

より丁寧に感謝を表現したい場合は、以下のように書くと良い印象を与えられます。

件名：面接の御礼（〇〇）

〇〇株式会社
人事部　△△様

お世話になっております。〇〇と申します。
このたびは貴重なお時間を割いて面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。

今回はご縁がなかったとのことですが、選考を通して貴社の理念や事業内容を学ぶことができ、大変有意義な時間を過ごさせていただきました。
今後の活動においても、この経験を活かしてまいります。

貴社のさらなるご発展を心よりお祈り申し上げます。

〇〇（氏名）
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：xxxxx@example.com

次のチャンスを意識した前向き返信例文

もし今後も応募の機会を検討したい場合は、前向きな姿勢をさりげなく示すと好印象です。

件名：面接の御礼（〇〇）

〇〇株式会社
人事部　△△様

お世話になっております。〇〇です。
このたびは面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。

今回は残念な結果となりましたが、貴社の取り組みに強く共感しております。
今後再び応募の機会をいただける際には、ぜひ挑戦させていただきたく存じます。

貴重なご縁をいただきましたこと、心より感謝申し上げます。

〇〇（氏名）

注意点： 不合格理由を直接尋ねるのは避けましょう。評価は企業側の判断であり、あくまで感謝を伝える姿勢が大切です。

不合格メールの返信は「終わり」ではなく「次のご縁へのきっかけ」と考えることが、前向きな印象を作ります。

次の章では、企業側が応募者に送る合否通知メールのフルバージョン例文を紹介します。

企業から送る合否通知メールの例文【採用担当者向け】

この章では、企業の採用担当者が応募者に送る「合格」「不合格」「保留（選考継続中）」のメール例文を紹介します。

応募者にとって合否通知は非常に重要な連絡です。企業側が誠実で丁寧な文面を送ることで、企業イメージや信頼感を高めることができます。

合格通知メール例文（フルバージョン＋簡易版）

まずは、採用決定を伝える際の例文です。正式なものと簡易的なもの、2パターンを掲載します。

① フルバージョン例文

件名：採用選考結果のご連絡（株式会社〇〇）

〇〇様

このたびは当社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。
選考の結果、〇〇様を採用させていただくこととなりました。

入社日および手続きに関する詳細は、後日改めてご案内申し上げます。
ご不明点などがございましたら、遠慮なくお問い合わせください。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇
人事部　△△

② 簡易版（内定通知後のフォロー連絡などに）

件名：採用結果のご連絡（株式会社〇〇）

〇〇様

面接の結果、〇〇様を採用させていただくことになりました。
詳細につきましては、別途ご案内いたします。
引き続きよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇
人事部　△△

不合格通知メール例文（候補者を気遣う表現付き）

不合格の通知は、応募者の印象を最後まで良く保つために特に注意が必要です。

冷たい印象を与えないよう、感謝と丁寧な言葉を必ず添えましょう。

件名：採用選考結果のご連絡（株式会社〇〇）

〇〇様

このたびは当社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。
慎重に選考を進めました結果、誠に残念ながら今回はご希望に沿えない結果となりました。

お忙しい中、貴重なお時間を割いていただきましたことに心より感謝申し上げます。
〇〇様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。

株式会社〇〇
人事部　△△

保留・選考継続メール例文（丁寧な対応パターン）

選考結果の最終判断に時間がかかる場合は、早めに「保留中」であることを伝えるのがマナーです。

連絡が途絶えると応募者の不安や不信感につながるため、誠実な一文を添えることが大切です。

件名：採用選考結果のご連絡（株式会社〇〇）

〇〇様

このたびは当社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございます。
現在、最終選考の結果を社内で協議中のため、ご連絡まで今しばらくお時間をいただいております。

〇月〇日までには改めてご案内申し上げますので、恐れ入りますがもう少々お待ちください。

株式会社〇〇
人事部　△△

企業側のメールは「誠実さ」「一貫性」「明確さ」が鍵です。

応募者が「この会社は丁寧だ」と感じる文面を心がけることで、ブランドイメージの向上にもつながります。

次の章では、保留・選考継続時に応募者が返信する場合の例文を紹介します。

保留・選考継続時の返信例文【応募者側】

この章では、企業から「最終選考中」「結果保留」などの連絡を受け取った際に送る返信例文を紹介します。

このようなメールを受け取った場合、焦って返答する必要はありませんが、確認や感謝の一言を添えて返信すると印象が良くなります。

メールの受け取り時に注意すべき点

「選考継続」や「保留」と書かれているメールは、最終決定前の段階であることを意味します。

つまり不合格ではなく、まだ候補として検討中という状況です。

そのため、落ち着いたトーンで返信し、感謝と丁寧さを忘れずに対応することが重要です。

状況	対応方針	返信のポイント
最終選考中	静かに結果を待つ	感謝と了承を伝える
社内協議中	催促せず丁寧に返信	企業の対応に理解を示す
選考スケジュール変更	新しい日程を確認	返信は即日が望ましい

企業への感謝を伝える返信例文（フルバージョン）

選考継続の連絡を受け取ったときに送る、丁寧で落ち着いた印象の返信メールです。

件名：採用選考のご連絡ありがとうございます（〇〇）

〇〇株式会社
人事部　△△様

お世話になっております。〇〇です。
このたびは選考継続のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

貴重なお時間を割いてご対応いただいておりますこと、心より感謝申し上げます。
最終結果のご連絡をお待ちしておりますので、どうぞよろしくお願いいたします。

〇〇（氏名）
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：xxxxx@example.com

スケジュール調整を依頼された場合の返信例文

選考が延びる場合や追加面接の案内を受けた際には、迅速に返信することで誠実な印象を与えられます。

件名：日程調整のご連絡ありがとうございます（〇〇）

〇〇株式会社
人事部　△△様

お世話になっております。〇〇です。
ご連絡いただきありがとうございます。

ご提示いただいた日程（〇月〇日〇時）で問題ございません。
どうぞよろしくお願いいたします。

〇〇（氏名）

注意： 選考中は返信のスピードも印象を左右します。メールを受け取ったら、できるだけ24時間以内に返信しましょう。

選考保留の連絡は、チャンスが続いている証拠です。焦らず、丁寧な対応を積み重ねることが大切です。

次の章では、メール文面で印象を良くするための注意点とマナーをまとめます。

メール文面で印象を良くするポイント

この章では、面接合否メールを送る・返信する際に印象を良くするためのコツと注意点を紹介します。

ちょっとした言葉遣いや文末表現の違いで、相手に与える印象は大きく変わります。

件名・署名・敬語の基本ルール

メールの印象は、本文の内容だけでなく「件名」や「署名」などの形式部分でも決まります。

社会人メールでは“第一印象＝件名”と言っても過言ではありません。

要素	ポイント	例文
件名	内容が一目で分かるようにする	「面接の御礼（〇〇）」
宛名	会社名＋部署＋担当者名＋様を明記	「〇〇株式会社 人事部 △△様」
署名	名前・電話・メールをセットで記載	「〇〇／000-0000-0000／example@mail.com」

NG例： 件名が「お世話になります」や「お疲れ様です」だけでは、何のメールか分かりません。

件名には「目的」と「自分の名前」を入れるのが基本です。

テンプレートを使うときのカスタマイズのコツ

ネット上の例文をそのまま使うと、他の応募者と似た印象になってしまうことがあります。

テンプレートを利用する場合は、少しだけ自分の言葉を入れてカスタマイズしましょう。

• 担当者名を必ず入れる
• 会社名や部署名を正確に書く
• 「貴社」ではなく「株式会社〇〇様」と具体的に書くと丁寧

たとえば、テンプレートの一文に「選考を通して貴社の〇〇事業に強く関心を持ちました」と加えるだけで、誠意が伝わります。

少しのカスタマイズで、“機械的なメール”から“人の温度があるメール”に変わります。

誤字脱字・トーンチェックの最終確認リスト

メール送信前には、次のチェックリストを見直しましょう。

チェック項目	確認ポイント
① 敬語表現	「いただきます」「申し上げます」などが正しく使われているか
② 宛名・社名	間違いや略称がないか
③ 句読点の位置	読みやすく自然な位置か
④ 文末表現	「よろしくお願いいたします」で統一されているか
⑤ 全体トーン	柔らかく丁寧な印象か

メールは「読む人の気持ち」を想像して書くと、より印象が良くなります。

“形式”と“気持ち”の両方を整えることが、良いメールマナーの基本です。

次の章では、面接合否メール対応で印象を高めるための具体的なポイントを紹介します。

面接合否メール対応で印象を高める3つのポイント

この章では、面接結果の連絡に対して「誠実で印象の良い対応」をするための3つのポイントを紹介します。

ほんの少し意識を変えるだけで、採用担当者に「丁寧で感じの良い人だな」と思ってもらえるメールになります。

返信のスピードが信頼を生む理由

メールの返信は、内容よりもスピードが印象を大きく左右します。

特に合格通知など重要なメールには、できれば24時間以内、遅くとも翌営業日中に返信するのが理想です。

「早い返信＝誠実で仕事が早い人」というポジティブな印象を与えます。

返信までの時間	相手が受ける印象
1〜6時間以内	非常に丁寧・対応が早く信頼できる
24時間以内	常識的で誠実な印象
2日以上経過	やや遅い印象。急用でない限り避けたい

もちろん、夜間や休日のメールは翌営業日の朝に返信して問題ありません。

重要なのは「気づいた時点で早めに対応しようとする姿勢」です。

感謝と誠実さを伝える文章のコツ

ビジネスメールでは、感謝の一言を添えるだけで印象が格段に上がります。

たとえば「このたびは合格のご連絡をいただき、誠にありがとうございます」や「面接の機会をいただき、感謝申し上げます」など、短くても心のこもった言葉を使いましょう。

“感謝の言葉”はどんな場面でも通用する万能のマナーです。

また、語尾の表現を少し柔らかくするだけでも、印象が変わります。

• × 「ご返信をお待ちしております。」
• ○ 「ご多忙のところ恐縮ですが、ご返信いただけますと幸いです。」

ポイント： 強すぎる表現や命令口調に聞こえる言い回しは避け、相手を気遣う一文を添えるのが理想です。

ビジネスマナーとしての最終チェック項目

面接合否メールのやり取りを終える前に、以下のチェックをしておくと完璧です。

項目	確認内容
1. 返信のタイミング	24時間以内に返信できているか
2. 感謝の言葉	一文でも入っているか
3. 宛名と署名	正確に書かれているか
4. 丁寧な敬語	過剰・不自然な表現がないか
5. 最後の文末	「よろしくお願いいたします」で終わっているか

このチェックを習慣化しておくと、ビジネスシーン全体での信頼感が自然と高まります。

メールは「文章の印象」だけでなく、「対応姿勢の鏡」です。

誠実な対応を続けることで、たとえ結果が不合格でも、担当者の記憶に良い印象を残すことができます。

次の章では、本記事全体のまとめを行い、要点を整理します。

まとめ｜面接合否メールは「結果」よりも印象が残る場面

ここまで、面接後の合否メールに関する基本マナーや返信例文を詳しく紹介してきました。

合否メールは、採用活動の「最後のやり取り」でありながら、応募者と企業の印象を決定づける大切な瞬間です。

合格の場合は迅速かつ誠実に返信することで信頼を得られ、不合格の場合でも丁寧な感謝の言葉を添えれば、再応募の際に好印象を持たれることもあります。

また、企業側も応募者に対して誠実で分かりやすい連絡を心がけることで、ブランドイメージを大きく向上させることができます。

シーン	理想的な対応
合格連絡を受けた場合	感謝＋入社意思を明確に伝える
不合格連絡を受けた場合	お礼を添えて丁寧に締める
保留・継続連絡を受けた場合	感謝を伝えて落ち着いた返信をする

どんな結果であっても「感謝」「誠実さ」「スピード感」を意識することが、社会人としての信頼を築く近道です。

面接の結果は変えられませんが、あなたの印象は「メール1通」で変えられます。

この記事を参考に、最後まで丁寧な対応を意識してみてください。

それが、次のチャンスや新たなご縁へとつながる第一歩になります。