納品日確認メール！例文・マナー・送るタイミングまで

ビジネスシーンで欠かせない納品日確認メール。しかし、ただ日程を尋ねるだけでは相手に誤解や圧力を与えてしまうことがあります。この記事では、納品日確認メールの正しい書き方やマナー、送るタイミングまでを詳しく解説します。

さらに、実務ですぐ使えるフルバージョンの例文を多数掲載。納品前の確認メール、再確認メール、納品日変更の相談、納品後の御礼メールまで、状況別に対応可能です。件名や依頼表現、言い回しのポイントもまとめていますので、初心者でも安心して送ることができます。

この記事を読めば、相手に配慮した丁寧なメールが書けるだけでなく、信頼関係を損なわずスムーズに納品日を確認できるようになります。今日から実務で活用できる内容が満載です。

納品日確認メールとは？目的と役割を簡単に解説

この記事の最初では、「納品日確認メール」がなぜ大切なのかを整理していきましょう。

一見すると日程確認の連絡に見えますが、実はビジネス信頼を築くための基本動作でもあります。

納品日を確認する意味とは

納品日確認メールとは、取引先との納期に関する情報を正確に共有するための連絡手段です。

口頭やチャットで伝えた内容だけでは、記録が残らず誤解が生じる可能性があります。

その点、メールならやり取りの履歴が残るため、トラブル防止に役立ちます。

つまり、納品日確認メールは「日程の再確認」と「信頼の確認」を同時に行う重要なツールというわけです。

メールで確認するメリットと注意点

メールでの納品日確認には、いくつかの利点があります。

第一に、正確な記録が残るため、双方での確認が容易になります。

第二に、相手の都合を尊重しながら連絡できる点もメリットです。

ただし、「催促のように見える書き方」や「上から目線の言い回し」には注意が必要です。

たとえば「確認お願いします」よりも「ご確認いただけますと幸いです」と書くだけで、印象が柔らかくなります。

納品日確認メールの目的は、相手を動かすことではなく、協調を生み出すことと心得ておくと良いでしょう。

納品日確認メールの基本構成とマナー

ここでは、納品日確認メールを書く際の基本的な構成と、相手に失礼のないマナーを解説します。

件名・宛名・本文・署名の正しい順番

納品日確認メールは、次の順序で構成すると読みやすく、対応もしやすくなります。

• 件名：メールの内容が一目でわかるようにする
• 宛名：会社名や部署名、担当者名を正確に書く
• 本文：挨拶・要件・依頼・締めの順で書く
• 署名：会社名・担当者名・連絡先を明記する

相手に伝わる丁寧な書き方のポイント

本文では、まず挨拶で相手への感謝を伝えます。次に確認したい納品日や案件名を具体的に書きましょう。

依頼部分では「お手数ですが」「ご確認いただけますと幸いです」など、相手の手間を配慮した表現を使うと印象が良くなります。

最後に締めの言葉で感謝やお願いを添えると、全体の印象が柔らかくなります。

「確認」「お願い」など依頼表現の使い分け

納品日確認メールでは、依頼表現の選び方で印象が大きく変わります。

ポイントは、相手が「回答しやすい」「協力しやすい」と感じる表現を選ぶことです。

シーン別・納品日確認メールの例文集【フルバージョン付き】

ここでは、納品日確認メールを送るさまざまなシーンに応じた例文を紹介します。すぐにコピー＆修正して使える形式で掲載しています。

①納品前に確認するメール例文（柔らかく確認したい場合）

件名：納品日のご確認のお願い（○○株式会社様）

○○株式会社
営業部　△△様

いつもお世話になっております。株式会社□□の××でございます。

先日ご依頼いただいた「○○製品」につきまして、
現在、○月○日の納品を予定しております。

念のため、納品日に変更やご都合の調整が必要ないか、
ご確認いただけますと幸いです。

お忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。

——————————
株式会社□□
担当：××（部署名）
TEL：03-xxxx-xxxx
E-mail：xxxxx@xxxxx.co.jp
——————————

②納品日を再確認するメール例文（相手の回答待ちのとき）

件名：【再確認】納品日について（○○案件）

○○株式会社
△△様

いつもお世話になっております。株式会社□□の××でございます。

お伝えいただいておりました○月○日納品予定の件につきまして、
社内の日程調整のため、改めて納品日のご確認をお願い申し上げます。

ご多忙のところ誠に恐縮ですが、
ご回答を○月○日までにいただけますと助かります。

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

③納品日を変更・調整したいメール例文（お詫びを含む）

件名：納品日変更のご相談（○○プロジェクト）

○○株式会社
△△様

いつも大変お世話になっております。株式会社□□の××でございます。

○月○日に納品を予定しておりました○○の件につきまして、
製造工程の都合により、納品日を○月○日に変更させていただきたく存じます。

ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございませんが、
ご都合をお伺いできれば幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

④納品後の確認・お礼メール例文（フォローアップ）

件名：納品完了のご報告と御礼（○○製品）

○○株式会社
△△様

いつもお世話になっております。株式会社□□の××でございます。

本日、予定どおり○○製品を納品いたしました。
お受け取りのほど、どうぞよろしくお願い申し上げます。

また、納品に際しご協力を賜りまして、誠にありがとうございました。
今後とも引き続きよろしくお願いいたします。

⑤返信する場合の例文（確認メールへの回答文）

件名：Re: 納品日のご確認のお願い（○○製品）

株式会社□□
××様

いつもお世話になっております。○○株式会社の△△でございます。

ご連絡いただきました納品日について、
○月○日で問題ございません。承知いたしました。

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

納品日確認メールで使えるフレーズ・定型文一覧

ここでは、納品日確認メールでよく使う定型文や便利なフレーズをまとめました。状況に応じて組み合わせて使えます。

件名テンプレート集

• 納品日のご確認のお願い（株式会社○○様）
• ○月○日納品分についての確認
• 納品スケジュールに関するご連絡
• 【再確認】納品日について（○○案件）
• 納品日変更のご相談（○○プロジェクト）
• 納品完了のご報告と御礼（○○製品）

冒頭・締めの挨拶文テンプレート

• いつもお世話になっております。株式会社○○の××でございます。
• 平素よりご丁寧なご対応、誠にありがとうございます。
• お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
• ご多忙の中恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。
• 引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

柔らかい依頼・確認フレーズ一覧

• ご確認いただけますと幸いです
• お手数をおかけしますが、ご教示いただけますと助かります
• 問題ございませんでしょうか
• 変更や調整が必要な場合、お知らせいただけますでしょうか
• 念のため、再度ご確認いただけますと安心です

これらのフレーズを組み合わせることで、状況に応じた柔軟なメール文章が作成できます。特にフルバージョン例文と併用すると、即戦力として使いやすくなります。

納品日確認メールのタイミングとコツ

納品日確認メールは、タイミングを間違えると相手に迷惑をかけたり、社内調整に支障が出たりします。ここでは最適な送信時期と配慮のポイントを解説します。

送るタイミングの目安（前後何日がベスト？）

納品予定日の確認メールは、基本的に納品予定の3〜5日前に送るのが最も理想的です。

長期プロジェクトや複数回にわたる納品の場合は、1〜2週間前に一度確認メールを送るとスムーズです。

また、納期に変更や調整が必要になった場合は、分かり次第すぐに連絡することが重要です。

相手に配慮したリマインドの入れ方

メールの催促感を出さずにリマインドするには、以下のポイントを意識しましょう。

• 「念のため」「再度ご確認のお願い」といった柔らかい表現を使う
• 具体的な納期や案件名を明記して、相手がすぐ対応できるようにする
• 締めの言葉で相手の負担を軽減する姿勢を示す（例：お忙しいところ恐れ入りますが…）

タイミングと表現の工夫だけで、相手に配慮した信頼性の高い連絡が可能です。

まとめ！納品日確認メールで信頼を築く3つの心得

納品日確認メールは、単なる事務連絡ではなく、ビジネス上の信頼関係を築く重要な手段です。

相手を思いやる表現を選ぶ

「ご確認いただけますと幸いです」「お忙しいところ恐縮ですが」など、相手への配慮を示す言葉を使いましょう。

短くても丁寧な文章を心がけることで、誠実さが伝わります。

早めの連絡がトラブル防止につながる

納品日確認メールは、納品予定日の3〜5日前に送るのが基本です。
早めに確認しておくことで、日程調整や誤解を未然に防ぐことができます。

一通のメールが信頼を生む

件名・宛名・本文・署名を整え、内容を簡潔かつ具体的に書くことが重要です。
丁寧で分かりやすいメールは、受け取る側に安心感を与え、ビジネスの円滑な進行につながります。

この3つの心得を押さえるだけで、納品日確認メールは取引先との信頼構築ツールになります。