締め切り後でも安心！リマインドメールの例文と書き方完全ガイド

仕事で依頼した資料や報告書が締め切りを過ぎても届かないとき、どのように連絡すれば良いか悩みますよね。

強く催促すると印象が悪くなる一方で、放置するわけにもいきません。そんなときに役立つのが「リマインドメール」です。

本記事では、締め切り後に送るリマインドメールの基本マナーや、社内・社外それぞれに使えるフルバージョンの例文を豊富に紹介します。感情的にならず、相手に配慮した文章の作り方や、返信をスムーズに促すコツも解説しています。

この記事を読めば、相手の立場を尊重しつつ、期限の過ぎた案件も円滑に進められるリマインドメールが書けるようになります。

締め切り後に送るリマインドメールとは？目的と基本の考え方

仕事で依頼した資料や原稿がまだ届かないとき、どのように連絡すれば円滑に進むでしょうか。こうした状況で役立つのが「リマインドメール」です。

締め切り後のリマインドメールは、単なる催促ではなく、相手に行動を思い出してもらい、次のステップに進んでもらうための連絡手段です。

リマインドメールの意味と役割

リマインドメールとは、依頼事項や約束について「期限を過ぎた」「期限が近い」ときに、相手に注意を促すためのメールです。

具体的には、提出をお願いしていた資料、報告書、契約関連の書類など、ビジネス上のさまざまな場面で活用できます。

重要なのは、相手を責めるのではなく、事実を明確に伝え、対応を促すことです。

締め切り後でも失礼にならない伝え方の基本

締め切りを過ぎている場合でも、感情的にならず丁寧な言葉遣いを心がけることが大切です。

基本のポイントは以下の通りです。

これらを意識するだけで、相手との信頼関係を保ちながら、円滑に依頼を進めることができます。

次の章では、実際に送れる例文とシーン別の使い分けについて解説します。

リマインドメールを送るときの3つのマナー

締め切り後にメールを送る際は、相手に不快感を与えないよう配慮することが大切です。ここでは、基本となる3つのマナーをご紹介します。

感情的な表現を避ける

メールは文章だけで相手に伝わるため、感情的な表現は誤解を生みやすいです。

「まだ送っていませんか？」や「早く対応してください」などの表現は避け、「お忙しいところ恐縮ですが」や「ご確認のほどお願いいたします」のように柔らかく伝えましょう。

状況を明確に伝える

どの案件が遅れているのか、いつの依頼かを明確に示すと、相手がすぐに対応しやすくなります。

例：

相手が返信しやすい書き方を意識する

返信しやすくするためには、理由を問わず簡単に返答できる文章にします。

例：

• 「進捗状況をお知らせいただけますと幸いです」
• 「もし作業のサポートが必要であればご相談ください」
• 「可能であれば◯月◯日までにご提出いただけますでしょうか」

このように、相手に行動を委ねつつ圧迫感を与えない文章にすることが重要です。

次の章では、実際に使えるリマインドメール例文をシーン別に紹介します。

締め切り後に使えるリマインドメール例文【シーン別】

ここでは、実際に送れるリマインドメールの例文をシーン別に紹介します。相手との関係性や状況に応じてアレンジして使えます。

一般的なビジネスメール例文

社外・社内を問わず使える、丁寧で基本的な例文です。

件名：◯◯のご提出について（ご確認のお願い）

◯◯株式会社
◯◯様

いつもお世話になっております。△△株式会社の□□です。
◯月◯日にお願いしておりました「◯◯の資料」について、
本日時点でまだ拝受しておりません。

お忙しいところ恐縮ですが、進捗状況をお知らせいただけますと幸いです。
もしご不明点やご事情がございましたら、ご相談ください。

恐れ入りますが、可能であれば◯月◯日までにご対応いただけますと助かります。
どうぞよろしくお願いいたします。

□□株式会社
□□（署名）

社内の同僚・部下へのリマインド例文

堅すぎず、でも報告を促す文面です。

件名：◯◯の資料、進捗確認のお願い

お疲れさまです。△△です。
先週お願いしていた◯◯の資料ですが、提出期限を過ぎているようです。

他の資料との調整もあるため、進捗状況を教えてもらえると助かります。
作業のサポートが必要であれば、遠慮なく相談してください。

よろしくお願いします。

取引先や外部パートナーへのリマインド例文

信頼関係を保ちつつ、期限を明確に伝える文章です。

件名：お送りいただく予定の資料につきまして

◯◯株式会社
◯◯様

いつもお世話になっております。△△株式会社の□□です。

◯月◯日までにご提出をお願いしておりました◯◯の件について、
現時点でまだ資料を確認できておりません。

お忙しい中恐縮ですが、進捗状況をご教示いただけますでしょうか。
お手元で調整中の場合は、おおよその送付予定日をお知らせください。

ご対応のほど、どうぞよろしくお願いいたします。

□□株式会社
□□

2回目以降に送るリマインド例文（フルバージョン）

返信がない場合、期限を明確に示しつつ丁寧に催促します。

件名：再送：◯◯のご提出について

◯◯様

いつもお世話になっております。△△株式会社の□□です。

先日お願いしておりました◯◯の件につきまして、
ご多忙のところ恐縮ですが、まだ資料を確認できておりません。

進行スケジュールの都合上、誠に恐れ入りますが、
◯月◯日までにご提出をお願いできますでしょうか。

もしご不明点や調整中の事項がございましたら、
遠慮なくお知らせください。

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

□□株式会社
□□

このように、シーンごとに柔らかい表現と具体的な依頼を組み合わせることで、
相手にプレッシャーを与えずスムーズに対応してもらうことが可能です。

リマインドメールでやってはいけないNG表現

締め切り後のメールは、つい強い言葉を使いたくなりますが、相手に圧迫感や不快感を与えると信頼関係が損なわれます。ここでは避けるべき表現とその理由を解説します。

「まだでしょうか？」など責める印象の言葉

短く便利な表現ですが、相手に「責められている」と感じさせる可能性があります。メールでは表情や声のトーンが伝わらないため、誤解されやすいです。

避ける例：

• 「早く送ってください」
• 「まだでしょうか？」
• 「どうなっていますか？」

代わりに、「お忙しいところ恐れ入りますが」「ご確認いただけますと幸いです」といった柔らかい表現を使うことをおすすめします。

圧迫感を与える書き方の避け方

繰り返しの催促や期限を強調しすぎる文章は、相手にプレッシャーをかけてしまいます。

ポイント：

• 期限を伝える際も「可能であれば◯日までに」と柔らかく表現する
• 相手の事情に配慮する一文を添える
• 進捗を確認するだけの質問に留め、責める口調を避ける

これにより、相手が安心して返信しやすくなり、やり取りがスムーズに進みます。

次の章では、効果的なリマインドメールを書くコツを紹介します。

効果的なリマインドメールを書く4つのコツ

締め切り後のメールをスムーズに返信してもらうためには、ちょっとした工夫が重要です。ここでは、すぐに実践できる4つのコツを紹介します。

タイミングの見極め方

リマインドメールを送るタイミングは、遅れの期間や案件の重要度によって調整しましょう。1日程度の遅れなら柔らかく、数日以上の遅れでは期限を明確にするなど、状況に合わせてトーンを変えることが大切です。

件名で意図を明確に伝える

件名に「ご確認のお願い」「再送」などのキーワードを入れると、相手が内容を一目で理解できます。メールを開封してもらいやすくなるため、件名は簡潔かつ具体的にしましょう。

感謝の一文を添える

締めの文に「ご対応いただきありがとうございます」「ご協力に感謝します」といった一文を添えると、印象が良くなります。柔らかい印象を与え、返信率を高める効果があります。

次の行動を具体的に示す

「◯日までにご連絡を」「確認後に返信ください」など、相手に求める行動を明確に伝えることで、対応がスムーズになります。抽象的な表現は避け、具体的な日付や作業内容を提示することがポイントです。

これらのコツを押さえるだけで、相手に安心感を与えつつ、リマインドの目的を達成できます。

次の章では、まとめとして、リマインドメールを送る際の全体のポイントを整理します。

まとめ：相手を尊重しながら誠実にリマインドするコツ

締め切り後のリマインドメールは、単なる催促ではなく、信頼関係を保つための大切なコミュニケーション手段です。

ポイントは次の3つです。

• 柔らかく伝える：感情的にならず、圧をかけない言葉を使う
• 具体的に示す：依頼内容や期限、次のアクションを明確に伝える
• 感謝の言葉を添える：最後に一文添えるだけで印象が大きく変わる

これらを意識することで、相手に安心感を与えながら、円滑に業務を進めることができます。

遅れている相手へのメールでも誠実さを忘れずに、安心してやり取りを続けましょう。