社内引き継ぎメールの書き方と例文集｜異動・退職時に使える完全ガイド

社内で引き継ぎメールを書くとき、「どんな文面が正解なのか分からない」と感じたことはありませんか。

異動や退職などのタイミングで送る社内メールは、単なる業務連絡ではなく、これまでの関係に感謝を伝える大切なメッセージでもあります。

この記事では、ビジネスシーンでそのまま使える引き継ぎメールの書き方と例文を、目的別・相手別に分けて徹底解説。

「伝わる」「好印象」「混乱しない」をテーマに、メール作成のコツからフルテンプレートまでをまとめました。

社内で信頼を残す1通を送りたい方は、ぜひ参考にしてください。

社内引き継ぎメールとは？目的と役割を正しく理解しよう

この章では、社内引き継ぎメールの基本的な役割と目的について整理します。

ただ業務を渡すだけではなく、次の担当者やチームとの信頼関係を保つ大切なステップでもあります。

なぜ社内でも引き継ぎメールが必要なのか

社内の引き継ぎメールは、単なる「担当変更の通知」ではありません。

自分の担当業務がどのように引き継がれるのかを明確にし、関係者全員に安心感を与えるための連絡です。

目的は「混乱を防ぐ」「次の担当者をサポートする」「これまでの感謝を伝える」ことです。

目的	内容
業務の引き継ぎ	現在の担当内容を次の担当者へ明確に伝える。
関係者への周知	誰が担当するかを全員が理解できるようにする。
信頼の維持	丁寧なメールで良好な関係を保つ。

「信頼を残すコミュニケーション」としての意味

社内メールは日常的なやりとりですが、引き継ぎメールは少し特別です。

相手に「この人は最後まで丁寧だった」と感じてもらえると、その印象は新しい部署やプロジェクトにも良い影響を与えます。

たった1通のメールが、あなたの印象を決めることもあるため、形式的な文章ではなく、誠意をもって書くことが大切です。

ポイントは、「報告」「感謝」「引き継ぎ先の明示」をシンプルに伝えること。

良い引き継ぎメール	悪い引き継ぎメール
簡潔で必要な情報が整理されている。	感情的・抽象的で内容が分かりにくい。
後任者や今後の対応先が明確。	誰に連絡すればいいか不明確。
感謝を添えつつもビジネスライクな文体。	個人的な感情が強すぎる。

社内引き継ぎメールは、あなたの仕事を「きれいに締めくくる」ための最後のメッセージです。

次の章では、メールを送るタイミングと相手別の送り方について具体的に見ていきましょう。

引き継ぎメールを送る最適なタイミングと送り先

この章では、社内で引き継ぎメールを送るベストなタイミングと、相手別にどのように送るべきかを解説します。

メールを送る時期や相手を誤ると、情報共有がうまくいかず、混乱を招くことがあります。

送信タイミングは「引き継ぎ完了直前または直後」がベスト

引き継ぎメールは、作業の完了が見えてきたタイミングで送るのが理想です。

早すぎると内容が確定しておらず、後で修正が必要になることがあります。

一方で遅すぎると、関係者が次の動きを取れずに混乱することもあります。

タイミング	おすすめの送信時期
異動の場合	異動日3〜5日前に送信。
担当変更の場合	後任者への引き継ぎ完了当日、または翌日。
チーム再編の場合	新体制が発表された直後。

基本の考え方は「引き継ぎ作業が終わる直前か直後に送る」。

その時点で後任の準備が整っているため、関係者に安心感を与えられます。

部署全体宛と個別宛の使い分け方

社内向けの引き継ぎメールでは、相手との関係性によって送り方を変えるのがポイントです。

全体宛メールと個別メールをうまく使い分けることで、必要な人全員に的確に情報を届けられます。

送信先タイプ	目的と特徴
部署全体宛	全員に担当変更を周知。後任紹介を明記するとスムーズ。
個別宛（上司・密に関わる同僚）	感謝や個別の連携事項を丁寧に伝える。
後任者宛	今後のフォローアップや共有事項を明確にする。

例えば、次のように使い分けると効果的です。

• 部署全体には「異動・担当変更のお知らせ」メールを送る。
• 上司には「これまでのお礼と今後のご相談」メールを送る。
• 後任者には「引き継ぎ完了と補足事項」メールを送る。

同じ文面を全員に送るのは避けましょう。

宛先ごとに少し表現を変えるだけで、丁寧さと信頼感がぐっと高まります。

社内では「全体宛で周知＋個別で感謝」が理想的な組み合わせです。

次の章では、具体的な書き方と構成テンプレートを見ていきましょう。

社内向け引き継ぎメールの基本構成と書き方テンプレート

この章では、社内で使う引き継ぎメールの基本構成と、誰でもすぐに使えるテンプレートを紹介します。

形式に沿って整理することで、読みやすく信頼感のあるメールを作成できます。

件名・宛名・本文の構成ルール

まずは、引き継ぎメールの基本構成を確認しましょう。

件名で要件を明確にし、宛名と本文で丁寧に伝える。これが基本の流れです。

項目	内容	例
件名	何の連絡かを一目で伝える	【業務引き継ぎのご連絡】営業部◯◯担当
宛名	相手に合わせた敬称を使う	営業部の皆さま ／ 営業課 ◯◯課長
本文	要件→後任紹介→感謝の順で構成	「このたび異動となりました〜」

本文テンプレート（報告→紹介→完了→お礼）

本文は、以下の4つの流れで構成するとスムーズにまとまります。

この順番を守るだけで、読み手にとって分かりやすく、印象の良いメールになります。

ステップ	内容	文例
① 報告	異動・担当変更などの事実を伝える	このたび、◯月◯日付で△△課へ異動することになりました。
② 紹介	後任担当者の氏名と所属を明記する	後任は□□課の××が担当いたします。
③ 完了	引き継ぎが完了していることを伝える	すでに業務内容の共有は完了しております。
④ お礼	これまでの感謝を一言添える	これまでのご指導に心より感謝申し上げます。

この4ステップを守れば、誰にでも伝わる丁寧なメールになります。

自然で丁寧に見せる言葉遣いのコツ

社内向けの引き継ぎメールでは、かしこまりすぎず、それでいて礼儀を欠かない言葉を選ぶのがコツです。

特に、感謝の部分は「お世話になりました」「ご協力ありがとうございました」といった定番の表現で十分です。

シーン	適切な表現例	避けたい表現
感謝を伝える	これまで大変お世話になりました。	本当に寂しく思います。
後任を紹介する	今後は□□が担当いたします。	とても優秀な方ですのでご安心ください。
今後のお願い	引き続きご支援をお願いいたします。	これからも仲良くしてください。

社内メールは「簡潔」「誠実」「事実ベース」が基本。

相手の立場を意識して言葉を選ぶだけで、印象が大きく変わります。

次の章では、実際に使える例文を多数紹介していきます。

すぐ使える社内向け引き継ぎメールの例文集【目的別】

この章では、実際に使える社内向けの引き継ぎメール例文を目的別に紹介します。

そのまま使えるテンプレート形式にしているので、自分の状況に合わせてアレンジすればすぐに利用できます。

部署全体向け：異動報告＋後任紹介付き例文

部署全体に送る場合は、簡潔に担当変更と後任紹介を伝えることが大切です。

目的	対象	文面スタイル
異動報告・後任紹介	部署全体	フォーマル＋丁寧

件名：業務引き継ぎのご連絡（営業部・〇〇）

本文例：

営業部の皆さま

お疲れさまです。営業部の〇〇です。

このたび、〇月〇日付で△△課へ異動することになりました。

これに伴い、現在担当している業務を□□が引き継ぐこととなりました。

主要案件や関連資料については、すでに□□へ共有済みです。

今後のご連絡は□□までお願いいたします。

これまでのご支援に心より感謝申し上げます。

新しい環境でもこれまでの経験を活かして頑張ります。

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

〇〇（署名）

部署全体宛では「異動の報告」「後任紹介」「感謝の一言」をセットで伝えるのが基本です。

上司・リーダー向け：感謝を伝える引き継ぎメール例

上司やチームリーダーへのメールでは、これまでのサポートに対する感謝を中心に構成します。

目的	対象	文面スタイル
感謝・報告	上司・課長	ややフォーマル

件名：担当業務引き継ぎのご連絡（営業1課・〇〇）

本文例：

営業1課　〇〇課長

お疲れさまです。営業部の〇〇です。

このたび、□□課へ異動することになりました。

担当していたA社・B社案件については△△が引き継ぎを完了しております。

これまで多くのご指導をいただき、誠にありがとうございました。

異動後も引き続きご相談させていただく場面があるかと思います。

今後ともよろしくお願いいたします。

〇〇（署名）

上司宛では「感謝」と「引き継ぎの完了」を明確に。

チームメンバー向け：軽めでフレンドリーな例文

同僚やチームメンバーには、少しカジュアルで温かみのあるトーンで伝えると自然です。

目的	対象	文面スタイル
報告・感謝	同僚・チームメンバー	カジュアル寄り

件名：担当変更のお知らせ（〇〇より）

本文例：

営業2課の皆さん

お疲れさまです。〇〇です。

このたび、△△課へ異動することになりました。

担当していたプロジェクト関連業務は□□に引き継いでいます。

これまでいろいろサポートしていただき、本当にありがとうございました。

短い間でしたが、一緒に仕事ができて勉強になりました。

また別の形でご一緒できる日を楽しみにしています。

〇〇（署名）

プロジェクト担当者向け：進捗共有を重視した例文

共同プロジェクトなどで関係者が多い場合は、後任者への引き継ぎ状況を具体的に伝えましょう。

目的	対象	文面スタイル
進捗共有・後任紹介	プロジェクトメンバー	事務的＋明確

件名：担当変更のお知らせ（〇〇プロジェクト）

本文例：

〇〇プロジェクト関係者各位

お疲れさまです。〇〇です。

このたび、△△への異動に伴い、本プロジェクトの担当を□□が引き継ぐことになりました。

関連する進捗資料・対応履歴はすべて□□に共有済みです。

以降のご連絡は□□までお願いいたします。

短い期間でしたが、貴重な経験をさせていただきました。

今後のプロジェクトの発展を心よりお祈り申し上げます。

〇〇（署名）

相手や目的に応じて文体を調整することで、伝わり方が格段に良くなります。

次の章では、より実践的な「フルバージョン例文」を紹介します。

フルバージョン：社内引き継ぎメール完全例文【コピペ可】

この章では、実際のビジネス現場でそのまま使える「完成版メール例文」を紹介します。

目的に応じて、異動・退職・後任紹介の3パターンを掲載しています。

件名・本文・署名までそろった完全版テンプレートです。

異動パターン（社内部署異動時）

社内異動の場合は、後任紹介と感謝の言葉をセットで伝えるのが基本です。

目的	対象	文体
部署異動報告	全社または部署全体	フォーマル

件名：業務引き継ぎのご連絡（営業部・〇〇）

本文例：

営業部の皆さま

お疲れさまです。営業部の〇〇です。

このたび、〇月〇日付で△△課へ異動することになりました。

それに伴い、担当しておりました顧客対応・案件管理業務を、□□が引き継ぐこととなりました。

主要案件の進捗状況および必要な資料は、すべて□□に共有済みです。

今後の案件に関するご連絡やご相談は、□□までお願いいたします。

これまでの業務では多くの方にご協力をいただき、心より感謝申し上げます。

新しい環境でもこれまでの経験を活かして努力してまいります。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

〇〇（署名）

社内異動メールでは「報告＋後任紹介＋感謝」を一文ずつ明確に。

退職パターン（社内への最終報告時）

退職時のメールは、感謝を中心にしつつも業務引き継ぎ内容を忘れず記載します。

目的	対象	文体
退職・引き継ぎ報告	部署全体または関係者全員	ややフォーマル

件名：退職および業務引き継ぎのご連絡（営業部・〇〇）

本文例：

営業部の皆さま

お疲れさまです。営業部の〇〇です。

このたび、〇月〇日をもちまして退職することになりました。

担当しておりました業務については、□□が引き継いでおります。

関連資料や進行中の案件情報はすべて共有済みですので、今後のご連絡は□□までお願いいたします。

これまでのご指導とご支援に、心より感謝申し上げます。

短い間でしたが、貴重な経験をさせていただきました。

皆さまの今後のご活躍をお祈り申し上げます。

〇〇（署名）

退職メールは「引き継ぎ完了＋感謝＋締めの挨拶」を明確に。

後任紹介＋感謝を丁寧に伝える完全版

異動・退職に関係なく、後任紹介を中心にした万能テンプレートです。

目的	対象	文体
後任紹介＋感謝	関係部署・取引チーム	フォーマル＋柔らかめ

件名：担当変更のご連絡（〇〇業務担当）

本文例：

関係各位

お疲れさまです。営業部の〇〇です。

このたび、担当業務の引き継ぎに伴い、〇〇業務を□□が担当することになりました。

業務の詳細および関連資料はすでに共有を完了しております。

今後のご連絡・ご相談は□□までお願いいたします。

これまでのご協力に心より御礼申し上げます。

引き続き、変わらぬご支援のほどよろしくお願いいたします。

〇〇（署名）

「誰が・何を・どのタイミングで引き継いだか」を具体的に書くと信頼度が高まります。

この3パターンを押さえれば、どんな社内シーンにも対応できます。

次の章では、引き継ぎメールで避けたいNG表現と注意点をまとめます。

引き継ぎメールで失敗しないための注意点とNG例

この章では、社内引き継ぎメールを書くときにありがちなミスと、避けるべき表現を紹介します。

どれも一見些細なことに思えますが、読み手の印象や社内の信頼関係に大きく影響するポイントです。

ありがちな失敗3選（情報不足・感情過多・後任省略）

社内メールで最も多いミスは、「伝えるべき情報が足りない」または「感情的すぎる」ケースです。

引き継ぎメールはあくまで業務連絡であり、感情表現よりも情報の整理が最優先。

NG内容	理由	改善例
後任者の情報が書かれていない	受け手が「次に誰へ連絡すべきか」分からなくなる	「今後の対応は□□が担当いたします。」と明記する
個人的な感情を長文で書く	読む側にとっては業務外の印象になりやすい	「お世話になりました」の一言で十分
送信タイミングが遅すぎる	関係者が動けず、連絡が錯綜する	引き継ぎ完了直前か当日に送信

特に「後任紹介の抜け」は、トラブルにつながることが多いです。

引き継ぎ相手・時期・対応方針の3点を必ず入れることを意識しましょう。

読みやすく誠実に伝えるためのチェックリスト

メールを送る前に、以下のチェックリストを確認しておくと安心です。

小さな工夫で、読み手の印象がぐっと良くなります。

チェック項目	確認内容
件名	「引き継ぎ」「担当変更」など、要件が一目で分かるか
後任者情報	名前・所属・今後の連絡先が明記されているか
感謝の表現	一文で簡潔に伝えているか
文体	相手に合わせてフォーマルすぎず自然な敬語になっているか
誤字脱字	社名や人名を間違えていないか再確認

「正確・簡潔・誠実」この3つを意識するだけで、印象は格段に上がります。

最後に、引き継ぎメールを送ったあとのフォローアップについて見ていきましょう。

メール送信後のフォローで印象をさらに高める方法

引き継ぎメールを送ったあとも、少しのフォローを行うことで「丁寧な人」という印象を残せます。

この章では、引き継ぎ後の行動で信頼を深める方法を紹介します。

後任者への引き継ぎサポートとミーティングの工夫

メールを送っただけでは、業務の理解や細かな判断ポイントまでは伝わりません。

そのため、後任者との短いミーティングや質問対応の時間を設けるとスムーズです。

フォロー内容	目的	ポイント
引き継ぎ補足ミーティング	業務の背景や注意点を共有	20〜30分程度で要点のみ説明
タスク一覧の共有	作業の抜け漏れを防ぐ	Excelやスプレッドシートでまとめる
確認用チャット	後任が困ったときのサポート	一時的なフォロー期間を決めて対応

「メールで終わり」ではなく、「引き継ぎ完了まで伴走する姿勢」が信頼を生みます。

資料共有と連絡経路整理で混乱を防ぐ

引き継ぎ後にトラブルが起きやすいのは、情報の保管場所や連絡経路が不明確な場合です。

あらかじめ、どこに何の資料があるのか、誰に連絡すればよいのかを整理しておきましょう。

項目	具体的な対応例
資料保管場所	共有フォルダ・クラウド上のパスを一覧でまとめる
連絡先一覧	社内・社外の関係者を表にして後任へ渡す
進行中のタスク	期限・担当者・進捗状況を1枚にまとめる

引き継ぎ後の混乱は「情報の所在不明」が原因で起きやすいです。

メール送信後にこうした整理をしておくだけで、後任者・上司の両方に信頼感を与えられます。

最後まで丁寧に対応することで、「引き継ぎ上手」としての評価が高まります。

次の章では、本記事のまとめとして、印象を残す引き継ぎメールのポイントを振り返ります。

まとめ：丁寧な引き継ぎメールで信頼を残そう

ここまで、社内での引き継ぎメールを書く目的やタイミング、構成、例文、そして注意点までを紹介してきました。

最後に、良い引き継ぎメールを作るためのポイントを整理しておきましょう。

項目	ポイント
目的を明確に	「誰に何を伝えるか」を最初に整理する。
件名で内容を明示	「引き継ぎ」「担当変更」などを含める。
後任紹介を忘れない	後任者の名前・部署・連絡先を必ず明記。
感謝を一言添える	簡潔に「お世話になりました」と伝える。
フォローまで意識	メール送信後も後任者をサポートする姿勢を見せる。

社内引き継ぎメールは、仕事を終える最後の挨拶であり、信頼を残すチャンスでもあります。

事務的な文面でも、ほんの少しの感謝や心配りを加えるだけで印象は大きく変わります。

「伝わる・残る・信頼される」引き継ぎメールを意識して、あなたらしい締めくくりを届けましょう。

次に向かうあなたの新しい環境でも、この丁寧さがきっと活かされるはずです。