【例文付き】社内メールで書類送付する文面の正しい書き方

社内で書類を送るとき、何気なく送っていませんか。件名や本文の書き方ひとつで、相手への伝わり方や印象が大きく変わります。本記事では、社内メールで書類送付を行う際の基本マナーから、上司や同僚向けに使える具体的な例文まで、フルバージョンで紹介します。

短文で要点をまとめる方法、箇条書きの使い方、送付後のフォローの仕方など、すぐに実践できるテクニックも網羅。メールを送るだけでトラブルを防ぎ、業務効率をアップさせる秘訣がわかります。今日から使える例文を参考に、社内メールをより丁寧で明確、スピーディにしましょう。

社内メールで書類送付を行う目的と基本マナー

社内で書類を送る際のメールは、単なる連絡手段ではなく、業務の正確さと信頼性を支える大切なコミュニケーションの一部です。

この章では、社内で書類送付メールを送る目的と、基本的なマナーについて整理していきます。

なぜ「社内でも」送付連絡が必要なのか

社内メールで書類の送付を連絡する目的は、情報共有と確認の明確化にあります。

書類を渡しただけでは「確かに受け取ったか」が不明確になるため、メールで記録を残すことで後から内容を確認できます。

メールでの送付連絡は、トラブル防止とチーム全体の効率化につながります。

社内メールのマナーと社外メールとの違い

社内メールは、相手が同じ会社のメンバーであるため、過度に形式的である必要はありません。

しかし、簡潔で丁寧な表現を使うことは変わりません。

カジュアルすぎる表現や省略しすぎた言い回しは避けましょう。

社内メールの基本構成5要素（件名・宛名・本文・送付内容・締め）

社内で書類送付メールを作成する際は、以下の5つの要素を押さえることでスムーズに伝わります。

5つの要素を意識すれば、誰が読んでも理解しやすく、印象の良いメールになります。

書類送付メールの正しい書き方と文面の組み立て方

社内で書類を送るメールは、ただ送付するだけではなく、相手が内容をすぐに理解できるように構成することが重要です。

この章では、件名・本文・送付内容の書き方と、より伝わりやすい文章作りのコツを解説します。

件名の付け方｜一目で内容がわかるタイトル例

件名は、メールを開かなくても内容がわかるように具体的に書くことが基本です。

「書類送付＋内容」や「報告＋資料名」を組み合わせると明確になります。

本文の基本フレーズ｜冒頭・主旨・締めの型

本文では、以下の流れで書くと読みやすくなります。

• 冒頭：あいさつ（「お疲れさまです」「お世話になっております」など）
• 主旨：何の書類を送ったのか簡潔に伝える
• 締め：確認依頼やお礼の言葉で締める

例：

お疲れさまです。
〇〇プロジェクトに関する書類を本日送付いたしました。
内容をご確認のうえ、必要があればご対応をお願いいたします。

送付内容の書き方と箇条書きのポイント

送付する書類が複数ある場合や、確認が必要な資料が含まれる場合は、箇条書きで整理すると相手が見落としにくくなります。

箇条書きは簡潔に、不要な説明は避けることで、メール全体の読みやすさが向上します。

状況別・社内メールの書類送付例文【短文＋フルバージョン】

社内メールで書類を送る場面は、相手や状況によって文面を変える必要があります。

ここでは、一般的な送付、上司向け、チーム内共有、一斉送信の4パターンを、短文例とフルバージョン例文で紹介します。

①一般的な書類送付メールの例文

短文例：

お疲れさまです。〇〇資料を送付しました。内容をご確認ください。

フルバージョン例文：

件名：【書類送付】1月分請求関連資料の共有

お疲れさまです。営業部の山田です。
1月分の請求関連書類を送付いたします。下記の内容をご確認ください。

送付内容：
・見積書（2026年1月分）
・発注書（サンプル）
・請求書（ドラフト版）

問題なければ、1月6日（金）までにご確認をお願いいたします。
よろしくお願いいたします。

②上司への報告を兼ねた送付メール例文

短文例：

お疲れさまです。○○様宛に書類を送付しました。内容をご確認ください。

フルバージョン例文：

件名：【報告】○○プロジェクト書類送付完了のご連絡

お疲れさまです。
先ほど、○○様宛にプロジェクト関連資料を送付いたしました。送付内容は以下の通りです。

・提案書（最新版）
・スケジュール案
・見積書

内容に不備がないかご確認のうえ、追加対応が必要な場合はご指示お願いいたします。

③同僚・チームメンバーへの共有メール例文

短文例：

お疲れさまです。次回ミーティング用の資料を送付します。ご確認ください。

フルバージョン例文：

件名：【共有】新製品説明資料の送付

お疲れさまです。
新製品説明用の資料を送付します。次回ミーティングで使用予定です。

送付内容：
・プレゼン資料（PDF）
・製品仕様書

内容を一読いただき、気づいた点があればフィードバックをお願いします。

④部署・全社向け一斉送信メール例文

短文例：

各位、お疲れさまです。本日送付の資料をご確認ください。

フルバージョン例文：

件名：【全社共有】2026年度プロジェクト計画資料の送付

各位、お疲れさまです。経営企画部の佐藤です。
2026年度のプロジェクト計画資料を送付いたします。部署内での確認・検討にご活用ください。

送付内容：
・年度プロジェクト計画書（PDF）
・関連資料一覧

ご確認後、質問や修正点があれば3営業日以内にご連絡ください。

短文例＋フルバージョン例文の組み合わせにより、状況に応じてすぐ使えるメール文が揃っています。

書類送付メールで気をつけたいマナーと注意点

書類送付メールは、ただ送るだけではなく、誤送信や確認漏れを防ぐための注意点を押さえることが大切です。

ここでは、添付ファイルの扱い、送信前チェック、送付後のフォローについて詳しく解説します。

添付ファイル名・圧縮・パスワードの扱い方

ファイル名は、内容が一目でわかる形式に整えることが重要です。

NG例：document1.pdf

OK例：2026_01_請求書_営業部.pdf

複数の書類を送る場合は、Zipファイルでまとめると整理しやすくなります。ただし、パスワードを設定する場合は別メールで通知することを忘れないようにしましょう。

送信前のチェックリスト（宛先・添付・件名・誤字）

メール送信前に確認すべき項目は以下の4つです。

この4点を送信前に確認するだけで、基本的なトラブルは防げます。

送付後のフォローアップメール文例

重要な書類を送った場合、送付後に相手が確認したかどうかをフォローすることが推奨されます。

例：

件名：【確認依頼】先日送付した〇〇資料について

お疲れさまです。
先日お送りした〇〇プロジェクト関連資料について、ご確認いただけましたでしょうか。
お手数ですが、内容をご確認のうえ、問題がなければご返信いただけますと幸いです。

送付後に確認依頼を行うことで、進捗管理や誤解を防ぐ効果があります。

社内メールをより伝わりやすくする工夫

社内メールは、短く簡潔でありながら、相手に正確に伝わることが重要です。この章では、文章の整理法や印象を良くする表現の工夫を紹介します。

読みやすいメールを作る3つのテクニック

社内メールを読みやすくするための基本的な工夫は以下の通りです。

• 1文1段落で書く：スマホでも読みやすく、視認性が高まります。
• 箇条書きを活用：複数の書類や作業内容は箇条書きで整理する。
• 改行を適切に入れる：文章の塊を小さくして、読みやすさを確保。

印象が良くなる一言・柔らかい言い回しリスト

メールの印象を良くするために、柔らかい表現を取り入れると効果的です。

NG例文とOK例文の比較（悪い例を改善）

改善例を比較すると、文章の読みやすさと印象の差が一目でわかります。

文章を整理し、丁寧な表現を加えるだけで、社内メールは格段に伝わりやすくなります。

まとめ｜社内メールの書類送付は「丁寧・明確・スピーディ」が鍵

社内で書類を送付するメールは、日々の業務の中で非常に重要なコミュニケーション手段です。

本記事で紹介したポイントを意識することで、誰にでも伝わりやすく、信頼されるメールを作成できます。

• 丁寧：挨拶や言い回しを適切に使い、相手に失礼のない文章にする
• 明確：件名・送付内容・目的を簡潔に示し、受信者が迷わないようにする
• スピーディ：箇条書きや短文で要点をまとめ、迅速に理解できる構成にする

状況別の例文やチェックリストを活用すれば、上司への報告、同僚との共有、部署全体への一斉送信など、あらゆるシーンで安心してメールを送ることができます。

「丁寧・明確・スピーディ」の3つを意識するだけで、社内メールの質は格段に向上します。毎日の業務でぜひ実践してください。