台風で休むときのメール例文集｜上司・同僚・取引先別フルテンプレ

台風の影響で通勤が難しいとき、職場や取引先への連絡は安全と信頼を守るために欠かせません。

本記事では、上司・同僚・取引先それぞれに応じたメール例文をフルバージョンで紹介しています。欠勤や在宅勤務の連絡が初めてでも、そのまま使える文章例で安心です。

さらに、件名の付け方、本文の構成、NG例と改善例、送信タイミングやフォロー方法まで網羅。台風の日も落ち着いて行動できるよう、具体的かつ実用的な情報をまとめました。

この記事を参考にすれば、急な欠勤や在宅勤務も誠実に伝え、チームや取引先との信頼を守ることができます。

台風で休むときのメールはなぜ必要？

台風で通勤が難しくなるとき、まず大切なのは安全を確保することです。

しかし同時に、会社や関係者へ早めに連絡を行うことも欠かせません。

ここでは、なぜ「メール連絡」が必要なのか、その理由をわかりやすく解説します。

安全を守りながら信頼を失わないための連絡マナー

台風による欠勤連絡は、自分の安全を守るだけでなく、職場全体の混乱を防ぐためにも重要です。

突然出勤できなくなると、スケジュール調整やチーム業務に影響が出る場合があります。

そのため、できるだけ早く・正確に・丁寧に状況を伝えることが信頼を守る第一歩です。

連絡が早い場合	連絡が遅い場合
職場がすぐ対応できる	業務に混乱が生じやすい
誠実な印象を与える	無断欠勤と誤解される可能性

早めの連絡は、相手への思いやりでもあります。

特に台風のような自然現象は予測がつきやすいため、前日夜や早朝の段階で連絡を入れておくとスムーズです。

電話よりメールが適している理由

台風の日は、上司や同僚も対応に追われて電話に出られないことがあります。

そんなときこそ、メールでの連絡が効果的です。

メールは記録が残るため、後から確認できるという大きな利点があります。

また、落ち着いた文章で送ることで、冷静で誠実な印象を与えることができます。

電話	メール
相手が出なければ伝わらない	記録に残り、確認が容易
慌てて伝え間違える可能性	文面で丁寧に整理して伝えられる

もし状況が変化した場合は、メールでの報告に加えてチャットツールなどで補足連絡を入れるとより安心です。

「迅速・丁寧・正確」な連絡を意識することが、社会人としての信頼を積み重ねる基本です。

台風による欠勤・在宅メールの基本構成と文例

台風で出勤できない場合や在宅で対応する場合のメールは、構成を押さえておくと誤解がなく、相手に安心感を与えられます。

ここでは、件名・本文・NG例を含めた基本マナーと、すぐ使える文例を紹介します。

件名の付け方【好印象パターン3選】

件名は一目で内容がわかることが重要です。以下のような形式がおすすめです。

件名例	ポイント
【欠勤連絡】台風による出勤不可の件（氏名）	簡潔で状況がすぐ伝わる
【在宅勤務申請】台風の影響による業務対応（氏名）	在宅対応の意思を明確に示す
【事前連絡】台風に伴う出勤調整のお願い（氏名）	前日夜や早朝に送る事前連絡に適する

本文の基本構成とテンプレート

欠勤や在宅勤務メールの本文は以下の4つの要素で構成するとわかりやすくなります。

1. あいさつと名乗り
2. 台風による状況説明
3. 休む／在宅勤務する旨の報告
4. 業務への対応・お詫び・締めの言葉

例文（欠勤の場合）:

おはようございます。○○部の△△です。
現在、台風の影響で交通機関が停止しており、出勤が難しい状況です。
本日はやむを得ず欠勤させていただきます。
業務への影響が出ないよう、必要な資料はメールで共有済みです。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

例文（在宅勤務の場合）:

○○部の△△です。
台風の影響で出勤が難しい状況ですが、自宅にて業務対応が可能です。
本日は在宅勤務で作業を進めさせていただきます。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。

悪い例・良い例の比較（NG→改善例）

NG例	改善例
「怖いので休みます。」	「台風の影響で交通機関が停止しており、出勤が難しいため欠勤させていただきます。」
「無理そうです。」	「道路の冠水により移動が困難なため、本日は在宅勤務で対応いたします。」
連絡なしで休む	早朝または前日夜に「台風に伴う欠勤・在宅勤務の連絡」を送信

件名・本文の構成を押さえ、具体的な状況を明記することで、安心して欠勤や在宅勤務の連絡ができます。

【上司宛】台風で休むときのメール例文【完全版】

上司への連絡では、状況の正確さと誠実さが特に重要です。ここでは、出勤困難時・在宅勤務希望時・前日夜の事前連絡の3パターンのフルバージョン例文と短縮版を紹介します。

① 出勤困難で休む場合の例文

フルバージョン例文:

おはようございます。○○部の△△です。
現在、台風の影響で最寄りの交通機関が運休しており、自宅周辺も冠水しているため出勤が困難な状況です。
そのため、本日はやむを得ず欠勤させていただきたくご連絡いたしました。
業務に支障が出ないよう、必要な資料は事前にメールで共有済みです。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

短縮版例文:

おはようございます。△△です。
台風の影響で出勤が困難なため、本日は欠勤させていただきます。
よろしくお願いいたします。

② 在宅勤務に切り替える場合の例文

フルバージョン例文:

○○部の△△です。
台風の影響で交通機関が停止しておりますが、自宅での業務対応は可能です。
本日は在宅勤務にて作業を進めさせていただきたく、ご確認のほどお願いいたします。
必要な資料や進行中の案件はメールで対応済みです。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

短縮版例文:

○○部の△△です。
本日は台風の影響により在宅勤務で対応いたします。
よろしくお願いいたします。

③ 前日夜に送る「事前連絡」メール例文

フルバージョン例文:

お疲れ様です。○○部の△△です。
明日の出勤についてご連絡です。台風の影響により交通機関が運休する可能性が高く、出勤が困難になる見込みです。
状況次第で在宅勤務に切り替えることを検討しております。
業務への影響が出ないよう、必要な資料は事前に整理済みです。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。

短縮版例文:

○○部の△△です。
明日、台風の影響で出勤が難しい場合、在宅勤務に切り替える可能性があります。
ご確認ください。

上司宛のメールは、状況説明を具体的にしつつ、業務対応も明示することで信頼感が高まります。

【同僚宛】チームへの共有・引き継ぎメール例文

上司への連絡を終えたら、同僚への共有も大切です。特に進行中の業務や締め切りがある場合は、誰がどこまで対応するかを明確に伝えることで、混乱を防げます。

① 欠勤時の共有連絡例文

フルバージョン例文:

おはようございます。△△です。
本日は台風の影響で出勤が難しく、上司にはすでに欠勤連絡済みです。
進行中の案件については、○○さんに対応をお願いしております。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

短縮版例文:

△△です。
本日欠勤します。○○さんに案件を引き継いでおります。
よろしくお願いします。

② 業務引き継ぎ付きのフルバージョン例文

フルバージョン例文:

おはようございます。△△です。
台風の影響で出勤が難しいため、本日は欠勤させていただきます。
進行中の案件につきましては以下の通り引き継ぎ済みです。
- ○○プロジェクト：資料提出は○○さんに依頼済み
- △△業務：進行状況を□□さんに共有済み
何か問題が発生した場合は、メールでご連絡ください。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

短縮版例文:

△△です。
本日欠勤します。案件は○○さんと□□さんに引き継いでおります。
よろしくお願いします。

同僚への共有メールは、欠勤理由だけでなく業務対応も明確に示すことで、チーム全体の混乱を防ぐことができます。

【取引先宛】やむを得ない欠勤・在宅対応メール例文

外部の取引先には、簡潔で礼儀正しい文章が重要です。長文や言い訳がましい表現は避け、必要な対応や連絡方法を明確に伝えましょう。

① 出勤不可時の簡潔メール文例

フルバージョン例文:

株式会社○○　△△様
お世話になっております。株式会社□□の××です。
本日、台風の影響により出社が難しい状況です。
必要な資料や対応はメールでお送りいたしますので、ご確認いただけますと幸いです。
ご不便をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

短縮版例文:

株式会社○○　△△様
お世話になっております。××です。
本日、出社が難しいためメールで対応いたします。
よろしくお願いいたします。

② 在宅勤務で対応する場合の丁寧文例

フルバージョン例文:

株式会社○○　△△様
お世話になっております。株式会社□□の××です。
台風の影響で出社が難しい状況ですが、自宅にて業務対応可能です。
ご依頼の資料はメールにてお送りいたしますので、ご確認ください。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

短縮版例文:

株式会社○○　△△様
お世話になっております。××です。
本日は在宅勤務で対応いたします。
よろしくお願いいたします。

③ 取引先への再調整・納期延長依頼メール例文

フルバージョン例文:

株式会社○○　△△様
お世話になっております。株式会社□□の××です。
台風の影響により、本日の対応が遅れる可能性がございます。
必要に応じて納期調整のご相談をさせていただければと思います。
ご不便をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

短縮版例文:

株式会社○○　△△様
お世話になっております。××です。
本日、対応が遅れる可能性があります。納期調整についてご相談させてください。
よろしくお願いいたします。

取引先向けメールは、簡潔に状況を伝えつつ、必要な対応や確認方法を明確に示すことがポイントです。

メール送信のタイミングと伝え方のコツ

台風時の欠勤や在宅勤務メールは、送るタイミングや伝え方を工夫することで、よりスムーズに理解してもらえます。

ここでは、最適な送信時間や文章に添える一言のポイントを解説します。

いつ送るのが最適？理想のタイミングとは

朝の通勤ラッシュ前、できれば始業時刻の1時間前までにメールを送ることが理想です。

早めに連絡することで、上司やチームがスケジュールを調整しやすくなります。

前日夜の段階で状況が予測できる場合は、「事前連絡」として送信するのも有効です。

タイミング	メリット
前日夜	翌日の対応を事前に準備できる
始業前1時間前まで	当日の出勤判断がスムーズ
出勤時間直前	天候急変の場合のみ推奨、早めの判断が望ましい

再開予定や状況を添える一言の工夫

単に「欠勤します」と伝えるだけでなく、状況の見通しを一言添えると、社内調整がスムーズになります。

• 「午後には状況が落ち着く見込みです」
• 「停電などがなければ在宅で作業可能です」
• 「資料確認や連絡はメールで対応いたします」

これらの一言を加えるだけで、受け取る側は次の行動を判断しやすくなります。

タイミングと文章の工夫で、欠勤や在宅勤務の連絡がスムーズに伝わり、信頼感も高まります。

送信後のフォローと会社ルールの確認

メールを送った後も、必要に応じて補足連絡や社内ルールの確認を行うことで、誤解や混乱を防ぐことができます。

チャットや電話での補足のしかた

台風時はネット環境や電話の混雑でメールがすぐに確認されない場合があります。

そのため、重要な連絡はメール送信後にチャットツールや電話で「確認済みかどうか」を補足すると安心です。

補足連絡例:

○○部の△△です。
先ほどメールで欠勤連絡をお送りしました。
ご確認いただけますと幸いです。

就業規則・特別休暇・在宅勤務の扱い確認方法

会社によって、台風など自然災害時の対応ルールは異なります。

• 出勤可否の基準（危険レベルや交通状況）
• 欠勤扱い・特別休暇・在宅勤務の申請方法
• 連絡手段や連絡先の優先順位

事前に社内マニュアルや就業規則を確認しておくことで、判断に迷わず、誠実な対応ができます。

メール送信後のフォローと社内ルールの確認は、トラブル回避と信頼維持に欠かせないステップです。

やりがちなNGメールと正しい言い換え文例集

台風時の欠勤や在宅勤務メールでは、曖昧・感情的な表現や連絡の遅れが印象を悪くします。ここではNG例と改善例をまとめ、すぐに使える表現に置き換えます。

① 「怖いので休みます」はどう直す？

NG例	改善例
怖いので休みます。	台風の影響で交通機関が停止しており、出勤が困難なため欠勤させていただきます。
雨がひどくて出られません。	道路の冠水により移動が困難なため、本日は在宅勤務で対応いたします。

② 連絡が遅れたときのフォロー文3パターン

遅れてしまった場合は、誠実さを示す一言を添えて補足すると印象が良くなります。

状況	改善例文
朝の連絡が遅れた	おはようございます。△△です。今朝の連絡が遅くなり申し訳ありません。台風の影響で出勤が難しいため、本日は欠勤させていただきます。
在宅勤務希望を遅れて申請	△△です。ご確認が遅くなり申し訳ありません。本日は在宅勤務で業務を進めさせていただきます。
取引先への対応が遅れた	株式会社○○　△△様 お世話になっております。××です。ご連絡が遅くなり申し訳ありません。本日、台風の影響で出社が難しく、メールにて対応いたします。

NG表現を改善し、状況・対応策・謝意を明確に伝えることで、台風時でも信頼感のある連絡が可能です。

まとめ：丁寧な連絡で安心・信頼を守ろう

台風による欠勤や在宅勤務は、自分の安全を確保するために必要な判断です。しかし、同時に職場や関係者への連絡を丁寧に行うことが、信頼を維持する上で欠かせません。

上司・同僚・取引先それぞれに応じたメール文例を参考に、迅速かつ正確な連絡を心がけましょう。

落ち着いたメールがチームの安心につながる

具体的な状況説明と業務対応の明示は、受け取る側に安心感を与えます。短くても良いので、必要な情報を漏れなく伝えることが重要です。

台風時こそ冷静な判断と誠実な対応を

事前の状況確認、メール送信後のフォロー、社内ルールの把握を習慣化しておくと、急な天候変化でも慌てず対応できます。

台風の日こそ落ち着いて行動し、誠実な連絡を徹底することが、信頼を築く第一歩です。