退職の電話挨拶（社外向け）そのまま使える例文＆失敗しないコツ

退職が決まったとき、「社外への電話挨拶ってどうすればいいの」と悩む方はとても多いです。

特に、言葉選びやタイミング、話し方を間違えると、これまで築いてきた関係に影響してしまうこともあります。

とはいえ、基本の流れとポイントさえ押さえれば、難しく考える必要はありません。

この記事では、退職挨拶を電話で社外に伝える際のマナーから、すぐに使える例文、フル会話形式のテンプレートまで徹底的に解説します。

読み終える頃には、「これをそのまま使えば大丈夫」と自信を持って電話できる状態になっているはずです。

退職の挨拶を電話で社外に伝える基本マナーとは

退職が決まったとき、社外への挨拶をどうすればいいのか悩む人はとても多いです。

特に電話での挨拶は、直接声で伝える分、印象を大きく左右する重要なポイントになります。

ここでは、社外への退職挨拶を電話で行う際の基本マナーを、わかりやすく解説していきます。

なぜ社外への退職挨拶は電話が重要なのか

退職の挨拶はメールでも可能ですが、電話には「直接感謝を伝えられる」という大きな価値があります。

声で伝えることで、文章だけでは伝わりにくい気持ちや誠意がしっかり届きます。

特に日頃やり取りが多かった相手ほど、電話での一言が印象に残ります。

電話での挨拶は「関係を気持ちよく締めるための最後のひと押し」になる重要な行動です。

連絡手段	特徴	おすすめ度
電話	感謝や誠意が伝わりやすい	◎
メール	手軽だが気持ちは伝わりにくい	○
挨拶なし	印象が悪くなる可能性あり	×

電話での退職挨拶の正しいタイミングと注意点

電話のタイミングは、退職の1週間から10日前が目安です。

あまり早すぎると業務に影響し、遅すぎると相手に失礼な印象を与えてしまいます。

また、相手の都合を考えることも大切です。

忙しい時間帯に何度も電話をかけるのは避けるべきポイントです。

事前にメールで「少しお時間いただけますか」と確認するのも、丁寧な対応のひとつです。

タイミング	評価	理由
1〜10日前	◎	余裕をもって伝えられる
前日・当日	△	急すぎて印象が弱い
かなり前	△	実感が伝わりにくい

誰に連絡すべきかの判断基準

すべての関係者に連絡する必要はありません。

基本的には、自分が直接やり取りしていた相手を中心に考えれば大丈夫です。

具体的には以下のような人が対象になります。

• 担当していた取引先の窓口担当者
• やり取りの頻度が高かった相手
• 特にお世話になったと感じる相手

逆に、関わりの薄い相手まで無理に連絡する必要はありません。

「関係があった人に、きちんと感謝を伝える」ことが最も大切です。

対象者	連絡の必要性
直接の担当者	高い
頻繁にやり取りした相手	高い
関わりの少ない相手	低い

退職挨拶の電話で失敗しない話し方の流れ

電話での退職挨拶は、何をどう話すかで印象が大きく変わります。

ですが安心してください。

実は、ある程度「型」が決まっているので、それに沿えば自然と丁寧な会話になります。

ここでは、誰でも失敗しない話し方の流れを具体的に解説していきます。

電話挨拶の基本構成（結論から解説）

退職挨拶の電話は、次の流れで話すのが基本です。

• 名乗り（会社名＋名前）
• 相手の都合確認
• 退職の報告
• 感謝の言葉
• 後任の紹介
• 締めの挨拶

この順番を守ることで、聞き手にとってもわかりやすい会話になります。

結論として、迷ったら「報告→感謝→引き継ぎ」の順で話せば間違いありません。

ステップ	内容	ポイント
①名乗り	会社名と名前を伝える	最初ははっきり
②都合確認	今話せるか確認	配慮を見せる
③退職報告	簡潔に伝える	理由は不要
④感謝	お礼を伝える	具体性があると良い
⑤後任紹介	担当変更を伝える	安心感を意識
⑥締め	今後の挨拶	前向きに終える

会話がスムーズになる事前準備のコツ

電話はその場で話すため、準備の有無がそのまま会話の質に直結します。

緊張してしまう人ほど、事前準備がとても大切です。

おすすめは、話す内容を簡単にメモしておくことです。

• 退職日
• 感謝の一言
• 後任の名前
• 締めの言葉

この4つを書いておくだけで、安心して話せます。

準備なしで電話をすると、言い忘れや不自然な沈黙が起きやすいので注意が必要です。

また、事前にメールで「お電話可能なお時間をいただけますか」と確認するのも好印象です。

準備項目	必要性	理由
話す内容メモ	高い	言い忘れ防止
後任情報	高い	スムーズな引き継ぎ
タイミング確認	中	相手への配慮

印象を左右する話し方と声のポイント

同じ内容でも、話し方次第で印象は大きく変わります。

特に電話では表情が見えないため、「声」がすべての印象を決めます。

意識したいポイントは次の3つです。

• 少しゆっくり話す
• 落ち着いたトーンを意識する
• 語尾まで丁寧に言い切る

イメージとしては、普段よりも「ワンテンポゆっくり」を意識するとちょうど良いです。

落ち着いて丁寧に話すだけで、それだけで信頼感はしっかり伝わります。

逆に、早口や小さな声は不安な印象を与えてしまいます。

緊張していても「ゆっくり話す」だけは必ず意識してください。

話し方	印象
ゆっくり丁寧	安心感・信頼感
早口	焦り・雑な印象
声が小さい	自信がない印象

【保存版】退職挨拶の電話例文まとめ（フルバージョンあり）

ここでは、実際にそのまま使える退職挨拶の電話例文をまとめています。

「何を話せばいいかわからない」という不安は、例文をベースにすれば一気に解消できます。

基本からフルバージョンまで用意しているので、自分の状況に合わせて使ってください。

基本の例文（そのまま使えるテンプレート）

まずは最も汎用性の高い基本例文です。

どんな相手にも使えるスタンダードな形になっています。

例文：

「お世話になっております。〇〇株式会社の△△と申します。」

「今、お時間よろしいでしょうか。」

「私事で恐縮ですが、このたび〇月〇日をもちまして退職することになりました。」

「これまで大変お世話になり、心より感謝申し上げます。」

「今後は後任の□□が担当いたします。」

「引き続きよろしくお願いいたします。」

迷ったらこの型を使えば、まず間違いなく丁寧な印象になります。

要素	内容
名乗り	会社名＋名前
クッション	時間の確認
報告	退職の事実
感謝	お礼
引き継ぎ	後任紹介

丁寧・フォーマルな例文（重要な相手向け）

重要な相手や、特にお世話になった方には、より丁寧な表現がおすすめです。

少しだけ言葉を足すだけで、印象は大きく変わります。

例文：

「お世話になっております。〇〇株式会社の△△でございます。」

「ただいま少しお時間いただいてもよろしいでしょうか。」

「私事で大変恐縮ではございますが、このたび一身上の都合により退職することとなりました。」

「在職中は格別のご厚情を賜り、心より御礼申し上げます。」

「今後は後任の□□が担当させていただきます。」

「変わらぬご指導を賜りますよう、お願い申し上げます。」

かしこまりすぎるくらいでちょうど良いのが、フォーマルな電話挨拶のポイントです。

特徴	ポイント
敬語レベル	高め
印象	誠実・丁寧
おすすめ対象	重要顧客・長年の取引先

カジュアルな例文（親しい取引先向け）

関係性が近い相手には、少し柔らかい表現でも問題ありません。

ただし、最低限の礼儀は保つことが大切です。

例文：

「いつもお世話になっております。〇〇の△△です。」

「少しだけお時間よろしいでしょうか。」

「このたび退職することになりまして、ご挨拶のお電話をさせていただきました。」

「これまで本当にありがとうございました。」

「今後は□□が担当いたしますので、引き続きよろしくお願いいたします。」

関係性に合わせてトーンを調整することが、自然で好印象な対応につながります。

特徴	ポイント
敬語レベル	やや柔らかい
印象	親しみ・自然
注意点	くだけすぎない

フルバージョン例文（会話形式で完全再現）

ここでは、実際の電話のやり取りをそのまま再現したフル例文を紹介します。

一連の流れをイメージしたい方におすすめです。

例文：

あなた：「お世話になっております。〇〇株式会社の△△でございます。」

相手：「はい、お世話になっております。」

あなた：「今、お時間少しよろしいでしょうか。」

相手：「はい、大丈夫です。」

あなた：「ありがとうございます。私事で恐縮ですが、このたび〇月〇日をもちまして退職することとなりました。」

あなた：「これまで大変お世話になり、心より感謝申し上げます。」

相手：「そうなんですね、お疲れ様でした。」

あなた：「ありがとうございます。今後は後任の□□が担当させていただきます。」

あなた：「引き続きどうぞよろしくお願いいたします。」

相手：「こちらこそよろしくお願いします。」

あなた：「それでは、失礼いたします。」

一連の流れを丸ごと覚えておくと、どんな相手にも落ち着いて対応できます。

ポイント	内容
自然な流れ	会話形式で理解しやすい
実用性	そのまま再現可能
安心感	緊張しても使いやすい

退職挨拶の電話で好印象を与えるコツ

同じ内容を伝えていても、「印象が良い人」と「そうでない人」が分かれることがあります。

その違いは、ほんの少しの伝え方の工夫にあります。

ここでは、退職挨拶の電話で相手の記憶に残る好印象を与えるコツを解説します。

感謝が伝わる一言の入れ方

退職挨拶で最も大切なのは、やはり感謝の伝え方です。

ただ「ありがとうございました」と言うだけでも問題はありませんが、少し工夫するだけで印象は大きく変わります。

ポイントは「一言だけ具体性を足す」ことです。

• いつも丁寧に対応していただき、ありがとうございました
• 長くお付き合いいただき、ありがとうございました
• 日々のやり取りの中で大変助けていただきました

このように一言添えるだけで、気持ちがぐっと伝わりやすくなります。

感謝は「具体性を1つ足す」だけで、印象が一段階アップします。

伝え方	印象
ありがとうございました	やや形式的
具体的な一言あり	心がこもっている

エピソードを入れると印象が良くなる理由

もう一歩踏み込むなら、短いエピソードを添えるのも効果的です。

長く話す必要はなく、「一言の思い出」で十分です。

例えば次のようなイメージです。

• 初めての案件で丁寧にご対応いただいたことが印象に残っています
• あのプロジェクトでは大変お世話になりました

こうした具体的な記憶に触れることで、相手にとっても「ちゃんと覚えてくれている」と感じてもらえます。

ただし長く話しすぎると負担になるため、あくまで一言でまとめることが重要です。

「短い具体例」が、あなたの印象をしっかり残してくれます。

エピソードの長さ	印象
短く一言	好印象・自然
長く話す	負担・冗長

短時間でも印象に残る締め方

電話の最後の一言は、意外と強く印象に残る部分です。

だからこそ、丁寧に締めることが大切です。

おすすめの締め方は次の通りです。

• 改めてお礼を伝える
• 今後の発展を願う言葉を添える
• シンプルに終える

例としてはこのような形です。

「これまで本当にありがとうございました。」

「今後のますますのご活躍をお祈りしております。」

「それでは失礼いたします。」

最後は「感謝＋一言」でシンプルに締めるのが、最も印象が良くなります。

締め方	印象
丁寧にまとめる	好印象
雑に終わる	印象が弱い

退職挨拶の電話でやってはいけないNG行動

退職挨拶の電話は、ちょっとした言動で印象が大きく変わります。

良い印象を残すつもりでも、知らずにマイナス評価につながってしまうケースもあります。

ここでは、ありがちなNG行動とその理由を具体的に解説していきます。

よくある失敗パターン一覧

まずは、よくある失敗を一覧で押さえておきましょう。

• 長く話しすぎる
• タイミングを考えずに電話する
• 話がまとまっていない
• 一方的に話し続ける

これらはどれも、相手に負担をかけてしまう行動です。

退職挨拶の電話は「短く・わかりやすく」が基本です。

NG行動	問題点
長話	相手の時間を奪う
準備不足	話がまとまらない
一方的な会話	配慮がない印象

信頼を下げる話し方と内容

話す内容にも注意が必要です。

特に、以下のような内容は避けるべきです。

• 会社や業務への不満
• 詳細すぎる事情説明
• ネガティブな発言

退職の場面では、つい本音を話したくなることもあります。

ですが、電話の目的は「感謝と引き継ぎの連絡」です。

不要な情報を話すと、相手に気を使わせてしまうので注意が必要です。

伝える内容は「事実・感謝・今後」の3つに絞るのが鉄則です。

内容	評価
感謝・報告	良い
不満・愚痴	避けるべき
詳細な事情	不要

感情や退職理由の伝え方の注意点

退職理由については、基本的に詳しく説明する必要はありません。

「一身上の都合」で十分です。

また、感情の出し方にも注意が必要です。

親しい相手でも、ビジネスの場であることは変わりません。

• 過度に感情的になる
• 言葉に詰まってしまう
• 必要以上に踏み込んだ話をする

こうした状態は、相手に気を使わせてしまいます。

どんなに関係が近くても「落ち着いた対応」を意識することが大切です。

最後までビジネスとして丁寧に対応することが、良い印象につながります。

対応	印象
落ち着いて簡潔	信頼感あり
感情的	不安定な印象

電話がつながらないときの正しい対応方法

退職挨拶の電話をかけても、相手が不在でつながらないことはよくあります。

そんなときにどう対応するかで、印象が変わることもあります。

ここでは、電話がつながらない場合の適切な対応方法を具体的に解説します。

留守電に残すメッセージ例文

留守番電話がある場合は、簡潔にメッセージを残すのが基本です。

長く話す必要はなく、要点だけを伝えれば十分です。

例文：

「お世話になっております。〇〇株式会社の△△でございます。」

「私事で恐縮ですが、このたび〇月〇日をもちまして退職することとなりました。」

「これまで大変お世話になり、ありがとうございました。」

「今後は後任の□□が担当いたします。」

「改めてご挨拶できず恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。」

留守電は「簡潔・丁寧・要点のみ」が鉄則です。

項目	内容
長さ	短め
内容	退職・感謝・後任
トーン	丁寧で落ち着いた話し方

メールで代替する場合のポイント

何度か電話してもつながらない場合は、メールでの連絡に切り替えて問題ありません。

ただし、その際は一言添えるのが重要です。

ポイントは次の通りです。

• 電話できなかったことへの配慮を入れる
• 退職日と後任を明記する
• 感謝をしっかり伝える

例文の一部：

「本来であれば直接お電話にてご挨拶すべきところ、メールでのご連絡となり恐縮でございます。」

この一文があるだけで、丁寧さの印象が大きく変わります。

電話できなかった場合は「一言の配慮」を忘れないことが大切です。

ポイント	理由
クッション文	丁寧な印象になる
簡潔な内容	読みやすい
後任明記	安心感につながる

再連絡のタイミングとマナー

電話がつながらなかった場合、再度連絡するタイミングも重要です。

間隔を空けずに何度もかけると、相手に負担をかけてしまいます。

目安としては、数日空けてから再度連絡するのが適切です。

• 当日中に何度もかけない
• 1〜2日後に再度連絡する
• それでも難しければメールに切り替える

短時間で何度も発信するのは避けるべき行動です。

「無理に電話にこだわらず、相手に配慮した手段を選ぶこと」が正解です。

行動	評価
間隔を空けて再連絡	良い
短時間で連続発信	NG
メールに切替	状況により適切

後任者紹介をスムーズに伝える方法

退職挨拶の電話で意外と重要なのが、後任者の伝え方です。

ここが曖昧だと、相手に不安を与えてしまう可能性があります。

逆に、しっかり伝えれば「安心して任せられる」という印象につながります。

安心感を与える紹介の言い方

後任者の紹介は、シンプルでも構いませんが、明確に伝えることが大切です。

ポイントは「誰が担当になるのか」をはっきり伝えることです。

例文：

「今後は後任の□□が担当させていただきます。」

この一言だけでも問題ありませんが、もう一歩踏み込むとより安心感が出ます。

「今後は後任の□□が担当させていただきますので、ご不明点がございましたら□□までご連絡いただけますと幸いです。」

後任の存在を「明確に伝えること」が、安心感につながる最大のポイントです。

伝え方	印象
名前だけ伝える	最低限
連絡先も伝える	安心感が高い

信頼を引き継ぐ一言の工夫

さらに印象を良くするには、後任者への信頼を添える一言が効果的です。

これにより、相手も安心して関係を継続できます。

例文：

• 以前から一緒に業務を担当しており、安心してお任せいただけます
• 社内でも経験豊富な担当者です

このような一言があるだけで、引き継ぎの印象が大きく変わります。

何も補足がないと、不安を与えてしまう可能性があるので注意が必要です。

「信頼できる人です」と一言添えるだけで、関係性はスムーズに引き継げます。

補足の有無	印象
補足なし	やや不安
信頼の一言あり	安心感がある

電話後にやるべきフォロー対応

電話での挨拶が終わった後も、ひと手間加えるとさらに印象が良くなります。

特におすすめなのが、簡単なお礼メールです。

メールに含める内容はシンプルで問題ありません。

• 電話対応へのお礼
• 改めての感謝
• 退職日
• 後任者の情報

例文の一部：

「本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。」

電話＋メールのセット対応が、最も丁寧で印象に残る方法です。

電話だけで終わらせると、情報が残らない点に注意が必要です。

対応	評価
電話のみ	標準
電話＋メール	非常に良い
何もしない	NG

退職挨拶の電話を成功させるためのチェックリスト

ここまで読んで、「やるべきことは分かったけど実際にできるか不安」と感じている方も多いと思います。

そんなときに役立つのがチェックリストです。

事前・電話中・電話後の3つに分けて整理しておくことで、安心して対応できます。

事前準備チェックリスト

電話をかける前の準備が、成功の8割を決めると言っても過言ではありません。

最低限、以下のポイントは押さえておきましょう。

• 退職日を正確に把握している
• 後任者の名前を確認している
• 話す内容をメモしている
• 相手の都合の良い時間帯を考えている

準備不足のまま電話すると、言い忘れや不自然な間が発生しやすくなります。

「メモを用意する」だけで、安心感と完成度が大きく変わります。

チェック項目	重要度
退職日の確認	高い
後任者の把握	高い
話す内容メモ	高い
時間帯の配慮	中

電話中のチェックポイント

実際の電話中は、細かいことをすべて覚えておくのは大変です。

そのため、意識するポイントをシンプルに絞るのがおすすめです。

• 最初に名乗る
• 時間の確認をする
• 簡潔に退職を伝える
• 感謝をしっかり伝える
• 後任を明確に伝える

この5つを押さえておけば、大きく失敗することはありません。

電話中は「短く・丁寧に・順番通り」を意識すればOKです。

緊張して早口になることだけは、特に注意してください。

ポイント	目的
名乗り	信頼感
時間確認	配慮
簡潔な報告	理解しやすさ
感謝	好印象
後任紹介	安心感

電話後にやるべき行動

電話が終わった後も、もう一歩の対応で印象が変わります。

特におすすめなのが、フォローメールです。

• 電話のお礼を伝える
• 退職日を改めて記載する
• 後任者の情報を共有する

この対応をしておくことで、相手にとっても情報が整理されます。

「電話＋フォロー」で初めて完璧な対応になります。

電話だけで終わらせてしまうと、情報が伝わりきらない可能性があります。

行動	効果
フォローメール送信	丁寧・安心感
何もしない	情報不足

退職挨拶の電話で印象よく締めるためのまとめ

ここまで、退職挨拶の電話について具体的な方法や例文を解説してきました。

最後に、最も大切なポイントを整理しておきましょう。

結論として、意識すべきことはとてもシンプルです。

最も大切なのは感謝を伝えること

退職の電話で一番重要なのは、何よりも感謝の気持ちです。

話し方や形式も大切ですが、それ以上に「ありがとう」が伝わることが大事です。

多少言葉が詰まってしまっても問題ありません。

気持ちがこもっていれば、相手にはしっかり伝わります。

退職挨拶は「感謝を伝える場」と考えることが、成功の一番の近道です。

要素	重要度
感謝の気持ち	非常に高い
話し方	高い
形式	中

退職後につながる関係の築き方

退職は終わりではなく、新しい関係のスタートでもあります。

最後の印象が良ければ、今後どこかで再び関わる可能性も広がります。

そのために意識したいポイントは次の通りです。

• 最後まで丁寧に対応する
• 相手への配慮を忘れない
• 前向きな言葉で締める

たった数分の電話でも、「この人と関わってよかった」と思ってもらえることがあります。

逆に、最後の対応が雑だと、それまでの印象が下がることもあるので注意が必要です。

「最後まで丁寧に」が、あなたの評価を守る一番のポイントです。

行動	結果
丁寧な対応	良い印象が残る
雑な対応	印象が下がる