有給取り消しメールの例文集！状況別フルテンプレート付き

有給休暇を申請したあと、予定が変わって「取り消したい」と思うことは意外と多いものです。

しかし、せっかく許可された有給を取り下げる際には、言葉選びやタイミングを誤ると、相手に気を遣わせてしまうこともあります。

この記事では、有給取り消しをメールで丁寧に伝えるための書き方と、状況別の実用例文を詳しく紹介します。

「業務の都合で取り消したい」「予定が変更になった」など、あらゆるケースに使えるテンプレートをまとめました。

読みながらそのままコピペできる形式なので、急な連絡が必要なときでも安心です。

上司に好印象を与えるメールのマナーを身につけて、信頼を保ちながらスムーズに対応しましょう。

有給取り消しメールを送る前に確認しておくべき基本ルール

有給休暇の取り消しをメールで伝える前に、まず押さえておきたい基本のマナーがあります。

この章では、取り消しの可否や連絡のタイミング、社内ルールの確認など、失礼なく対応するためのポイントを整理します。

有給休暇の取り消しは可能？会社側の調整と注意点

一度申請した有給休暇は、基本的に取り消しが可能です。

ただし、すでに部署全体のスケジュール調整が済んでいる場合は、周囲への影響も考慮する必要があります。

取り消しの連絡は、できるだけ早く行うことが誠実さの証です。

メールを送る前に、直属の上司や担当者に事前相談するのも良い方法です。

確認ポイント	対応方法
取り消し理由	簡潔かつ正直に伝える
影響範囲	業務やシフトの変更がある場合は補足
連絡先	直属の上司・勤怠担当者

連絡はいつまでにすべき？信頼を保つタイミングの目安

取り消しを伝えるタイミングは非常に重要です。

予定変更が分かった時点で、すぐに連絡するのが理想的です。

「早いほど良い」を意識することで、相手への配慮が伝わりやすくなります。

特に前日や当日の変更連絡は、相手の準備に影響が出やすいため、本文では必ずお詫びの言葉を入れましょう。

状況	連絡の目安
数日前に予定変更	即日メールで連絡
直前（前日・当日）に変更	メール＋口頭フォロー
複数日分の取り消し	関係部署にも共有

就業規則・システム申請の確認を忘れずに

会社によっては、有給申請や変更・取り消しを社内システムで行う場合があります。

その場合、メール連絡だけで完結せず、正式な操作を行う必要があります。

まずは自社の就業規則を確認し、ルールに沿った方法で進めましょう。

不明点があれば、上司や人事担当者に早めに確認するのが確実です。

チェック項目	確認内容
申請システム	取り消し処理が必要か
上司承認	メールのみで済むか、再申請が必要か
社内ルール	就業規則・人事ポータルで確認

有給取り消しメールの基本構成と書き方のコツ

有給取り消しメールは、伝える内容自体はシンプルですが、書き方を誤ると印象を損ねることがあります。

ここでは、件名・本文の構成・敬語表現など、上司に好印象を与えるための具体的な書き方を紹介します。

件名のつけ方｜読み手が一目で内容を把握できる例

件名は、読み手がメールを開く前に内容を理解できるようにするのがポイントです。

件名の最初に「有給休暇取り消しのご連絡」などのキーワードを入れると、確認漏れを防げます。

状況	おすすめ件名例
一般的な場合	有給休暇取り消しのご連絡（〇月〇日分）
複数日取り消す場合	有給休暇取り消しのお願い（〇月〇日〜〇月〇日）
急ぎの場合	【至急】有給休暇取り消しの件（〇月〇日）

件名に「お願い」や「ご連絡」といった柔らかい表現を加えることで、依頼の印象が穏やかになります。

本文の型（テンプレート付き）

本文は、以下の5つの要素で構成するのが基本です。

構成	内容
① 挨拶・宛名	相手の部署・氏名を明記し、一言のあいさつを添える
② 用件	有給取り消しをお願いする旨を明確に伝える
③ 理由	簡潔に状況を説明（長文は避ける）
④ お詫び・感謝	相手への配慮と感謝を示す
⑤ 結び	確認依頼と署名で丁寧に締める

この流れを意識すれば、どんな状況でも失礼のない文章が書けます。

テンプレート例：

件名：有給休暇取り消しのお願い（〇月〇日）

〇〇部　〇〇様

お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。

〇月〇日に申請しておりました有給休暇について、予定を変更し出勤させていただきたくご連絡いたしました。

お忙しいところ恐縮ですが、有給休暇の取り消しをお願いできますでしょうか。

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

〇〇（署名）

よくあるNG表現と敬語ミスを避けるポイント

有給取り消しメールで避けたいのは、カジュアルすぎる表現や曖昧な言い回しです。

例えば、「やっぱり大丈夫になりました」や「取り消していいですか？」といった言葉はビジネスには不向きです。

代わりに、「取り消しをお願いできますでしょうか」といった丁寧な依頼表現を使いましょう。

NG表現	改善例
やっぱり行かなくてよくなりました	予定を変更し、出勤させていただきたく存じます
取り消してもいいですか？	取り消しをお願いできますでしょうか
すみませんが、お願いします	恐縮ですが、ご対応のほどお願い申し上げます

丁寧で落ち着いた言葉遣いこそが、信頼を得る第一歩です。

【フルバージョン例文集】そのまま使える有給取り消しメールテンプレート

ここでは、実際に使える有給取り消しメールの文面を、状況別に紹介します。

どの例文もそのまま使える形で構成しており、上司や人事担当者に送る際に便利です。

自分の状況に近いものを参考にして、必要に応じて調整してください。

① 一般的な業務都合で取り消す場合（基本形フル文例）

もっともよく使われる一般的なパターンです。

理由を簡潔に伝え、丁寧に依頼する形が理想です。

件名：有給休暇取り消しのご連絡（〇月〇日分）

〇〇部　〇〇様

お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。

〇月〇日に申請しておりました有給休暇につきまして、業務の都合により予定を変更し出勤させていただきたくご連絡いたしました。

お忙しいところ恐縮ですが、有給休暇の取り消しをお願いできますでしょうか。

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

〇〇

ポイント	解説
理由を簡潔に	「業務都合により」など簡単な一言でOK
丁寧な締め方	「ご確認のほど、よろしくお願いいたします」で統一感を出す

② 体調が回復した場合の丁寧なメール例文

予定していた休暇理由が解消した場合に使える文面です。

「回復」や「元気になった」など、前向きな表現を意識します。

件名：有給休暇取り消しのお願い（〇月〇日）

〇〇部　〇〇様

いつもお世話になっております。〇〇部の〇〇です。

〇月〇日に申請しておりました有給休暇について、状況が改善し出勤が可能となりました。

つきましては、有給休暇の取り消しをお願い申し上げます。

お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。

〇〇

ポイント	解説
ポジティブに伝える	「問題が解消した」「出勤可能となった」など肯定的な言い方が望ましい
敬語の安定感	「お願い申し上げます」でフォーマル度を上げる

③ 家族の事情が変わった場合の落ち着いた言い回し例

プライベートな理由を細かく説明する必要はありません。

「事情が変わったため」など、曖昧ながら丁寧な表現で十分です。

件名：有給休暇取り消しのお願い（〇月〇日）

〇〇部　〇〇様

お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。

私用の予定が変更となったため、〇月〇日に申請しておりました有給休暇を取り消したくご連絡いたしました。

ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございません。

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

〇〇

ポイント	解説
事情は簡潔に	具体的な内容は書かず、「予定変更」で十分
お詫びを添える	「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」で誠実な印象に

④ 直前の取り消し連絡に使えるお詫び入りメール例文

前日や当日に取り消す場合は、必ずお詫びを入れるのがマナーです。

相手への配慮を最優先に伝えましょう。

件名：有給休暇取り消しのご連絡（〇月〇日）

〇〇部　〇〇様

お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。

大変恐縮ですが、明日〇月〇日に予定していた有給休暇を取り消させていただきたくご連絡いたしました。

直前のご連絡となり申し訳ございません。

ご確認のほど、何卒よろしくお願いいたします。

〇〇

ポイント	解説
謝罪の一文を忘れずに	「直前のご連絡となり申し訳ございません」を必ず入れる
柔らかい依頼表現	「取り消させていただきたく」で自然な敬意を表す

⑤ 部署や上司への連絡を同時に行う場合のメール例

複数の関係者に同報する際は、宛名の書き方に注意しましょう。

件名：有給休暇取り消しのお願い（〇月〇日）

〇〇部　〇〇部長、〇〇課長

お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。

〇月〇日に申請しておりました有給休暇につきまして、予定変更のため出勤させていただきたくご連絡いたしました。

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

〇〇

ポイント	解説
複数宛名の並べ方	役職の高い順に記載するのが一般的
全体向けでも丁寧に	語尾表現を統一して誠実な印象に

⑥ 【特別編】LINE・Teams・Slackで伝えるときの書き方例

メールではなく、社内チャットで伝える場合のシンプルな文例です。

あくまで「正式な申請は別途行う」前提で使いましょう。

———

〇〇課長

お疲れ様です。〇月〇日に申請していた有給についてですが、予定変更のため取り消しをお願いできますでしょうか。

メールでも改めてご連絡いたします。

〇〇

———

ポイント	解説
フォーマル度を調整	チャットでは「申し上げます」などの硬い敬語は不要
二重連絡がベスト	メールと併用することで抜け漏れを防げる

メール送信後のフォロー対応マニュアル

有給取り消しメールを送ったあとも、スムーズに対応を完了させるためにはフォローが欠かせません。

この章では、上司への声かけやシステム上の確認など、実務的なアフターフォローを解説します。

上司へ直接一言伝えることで信頼を積み重ねる

メールを送ったあと、上司に直接ひと声かけることで印象が大きく変わります。

たとえば、出勤時やオンラインミーティング前に軽く伝えるだけでも十分です。

「報連相を徹底している人」という信頼感を築けます。

会話で使える一言例：

状況	伝え方の例
出勤時	「先ほど、有給取り消しのメールをお送りしました。ご確認をお願いいたします。」
オンライン勤務時	「チャットとメールで有給取り消しの件をお伝えしています。お手すきの際にご確認ください。」
直属上司が多忙な場合	「お忙しいところ恐縮ですが、有給取り消しの件についてご確認だけお願いできますでしょうか。」

メール＋口頭のダブル報告は、ビジネスマナーの中でも信頼度が高い行動です。

システムや人事確認を忘れずに行うチェックポイント

有給の取り消しがシステムに反映されていないと、勤怠記録にズレが生じることがあります。

特に、勤怠管理ツールや社内ポータルを使用している場合は、必ず処理状況を確認しましょう。

チェック項目	対応方法
勤怠システム	「申請済」から「取り消し済」に変わっているかを確認
人事部への反映	処理が遅れている場合は、担当者へ連絡
上司承認の状態	「承認待ち」のままになっていないか確認

反映が確認できない場合は、放置せずすぐに確認・再依頼することが大切です。

小さな確認が、後々のトラブル防止につながります。

まとめ｜有給取り消しメールで信頼を守る3つのポイント

最後に、有給取り消しメールを円滑に行うためのポイントを整理します。

取り消しは誰にでも起こり得ることですが、伝え方次第で印象は大きく変わります。

早さ・丁寧さ・正確さが信頼を生む

まず大切なのは「早めに連絡すること」です。

取り消しが必要と分かった時点で、すぐに上司へメールを送りましょう。

早い対応こそが、相手への思いやりです。

そして、文面は簡潔で丁寧にまとめ、「お願い」「ご連絡」など柔らかい表現を使うと好印象です。

項目	意識すべきポイント
早さ	分かった時点で即連絡
丁寧さ	敬語・お詫び・感謝を自然に入れる
正確さ	日付・対象日を間違えない

メール後のフォローで印象をさらに良くする

メールを送って終わりではなく、口頭やチャットで一言添えるとより確実です。

「先ほど有給取り消しの件でメールをお送りしました」と一言伝えるだけで、対応がスムーズになります。

報告・連絡・相談を怠らない姿勢は、どの職場でも信頼を高める要素です。

焦らず落ち着いて伝えることが大切

急いで伝えようとして言葉遣いを誤るよりも、落ち着いて確認してから送信する方が安全です。

一呼吸おいて文面を見直すことで、誤字脱字や伝達ミスを防げます。

誠実で冷静な対応こそが、社会人としての信頼を支える土台です。